Obsługa płatności i faktur

Rozliczanie opłat konferencyjnych, wystawianie faktur uczestnikom konferencjiCONREGO umożliwia przypisanie opcjom zawartym w systemie rejestracji cen, stawek VAT i rabatów. Skonfigurowany cennik wraz z funkcją rozliczającą płatności i generującą faktury czynią system efektywną, wygodną i bezpieczną platformą sprzedażową.

Nieograniczone możliwości systemu mają źródło w kilku funkcjach umożliwiających sprzedaż uczestnictwa, biletów, wejściówek, wycieczek, szkoleń, noclegów, transportu, materiałów konferencyjnych oraz innych płatnych usług i towarów.

Definicja cen i rabatów

Wprowadzone w module Rejestracja uczestników opcje dostępne w procesie rejestracji znajdą odzwierciedlenie w funkcji umożliwiającej przypisanie cen oraz definicję stawek VAT. Moduł umożliwia przypisanie zróżnicowanych cen na te same usługi dla różnych kategorii uczestników. Ponadto przewidzieliśmy opcję, dzięki której można swobodnie manipulować rabatami na wybrane usługi w zależności od terminu rejestracji. Pozwala to na gradację opłat w czasie i zastosowanie oferty niższych cen dla uczestników rejestrujących się z dużym wyprzedzeniem.

Pobieranie opłat

W przypadku płatnych wydarzeń wyróżniamy dwie podstawowe metody rozliczania uczestników, które będą miały wpływ na proces obsługi płatności i generowania faktur. CONREGO obsługuje płatności przy pomocy:
  • przelewów bankowych,
  • kart płatniczych, kredytowych Visa, Mastercard, American Express, Diners, JCB i tzw. szybkich przelewów online.
Przelewy bankowe

Z racji opóźnionej dostawy środków na konto bankowe organizatora nie ma podstaw do wystawienia faktury VAT za zrealizowaną rejestrację. Przelew może zostać zrealizowany na podstawie potwierdzenia rejestracji, lecz bardziej skuteczną i elegancką metodą jest dołączenie do potwierdzenia faktury pro forma. Dokument pro forma generowany jest przez system automatycznie na podstawie przygotowanego szablonu. Organizator w tym przypadku ma obowiązek śledzenia transakcji na rachunku bankowym. Jeśli uregulowana została odpowiednia pro forma CONREGO umożliwia wystawienie faktury VAT.

W przypadku odbioru przelewów z banków zagranicznych kwota przesłana może zostać pomniejszona o prowizję (to nadawca przelewu decyduje czy ją pokryje z własnych środków, czy obciążony zostanie odbiorca). System przygotowany jest także na taką ewentualność i możemy wystawiając fakturę VAT pomniejszyć kwotę całkowitą o potrąconą prowizję.

Karty płatnicze, kredytowe i „szybkie przelewy”

Stanowią alternatywę dla tradycyjnych przelewów bankowych i umożliwiają natychmiastowe rozliczenie. Szczegółowy zakres możliwych usług w tym zakresie określa umowa zawarta pomiędzy organizatorem wydarzenia, a agentem rozliczeniowym (np. e-Card, Polcard, PayU, DotPay itp.).

W typowej sytuacji osoba dokonująca płatności, realizuje transakcję w systemie płatniczym agenta i wraca do systemu CONREGO. Po pozytywnej autoryzacji transakcji, automatyczne wystawiana jest faktura VAT, która zostanie wysłana wraz z potwierdzeniem rejestracji e-mailem.

Domyślnie system CONREGO nie jest zintegrowany z żadnym systemem finansowo-księgowym, takiej integracji możemy dokonać na etapie wdrożenia.

Dzięki tym funkcjom możesz wygodnie:
  • wprowadzić cennik opcji uczestnictwa i usług towarzyszących wydarzeniu,
  • stosować stawki rabatowe w zależności od kategorii uczestnika i terminu rejestracji,
  • pobierać opłaty różnymi metodami,
  • automatycznie generować rachunki, faktury pro forma i VAT,
  • automatycznie wysyłać dokumenty księgowe wraz z potwierdzeniem rejestracji.