Recepcja i kontrola dostępu

Recepcja konferencyjna i kontrola przepływu oraz dostępu uczestników konferencji do sal kongresowychJedno z najpotężniejszych narzędzi, które oferuje CONREGO służy do szybkiej i płynnej obsługi gości na początku i w trakcie wydarzenia.

Moduł zbudowany jest z trzech podstawowych elementów, które służą do obsługi recepcji przybywających na konferencje uczestników, do kontroli dostępu i przepływu gości w trakcie jej trwania oraz bieżącego raportowania wielu aspektów trwającego wydarzenia.

Recepcja uczestników konferencji, kongresu

Bez względu na to jakie wydarzenie organizujemy, kluczowa jest sprawna obsługa uczestników podczas recepcji. Organizator ma wiele obowiązków i niewiele czasu, a niezadowoleni goście mogą skomplikować sytuację jeszcze bardziej. Pracę recepcji z pewnością przyspieszy i ułatwi funkcja, dzięki której:

  • szybko odnajdziemy uczestnika za pomocą słowa kluczowego (np. nazwiska, imienia, numeru telefonu),
  • skorygujemy dane osobowe uczestnika jeśli zajdzie taka potrzeba,
  • system poinformuje nas czy identyfikator / certyfikat dla tego uczestnika został już wydrukowany i powinniśmy poszukać go w pudełku czy wydrukować nowy,
  • jednym kliknięciem wydrukujemy dla uczestnika identyfikator lub certyfikat,
  • jednym kliknięciem oznaczymy uczestnika jako obecnego na konferencji lub kongresie.
Przybliżony czas potrzebny na recepcję jednego uczestnika za pomocą CONREGO:

1. Wpisanie nazwiska i odnalezienie uczestnika w bazie – 5 sekund
2. Przykładowa korekta danych i zapis aktualnej wersji – 10 sekund
3. Sprawdzenie czy identyfikator jest wydrukowany – 2 sekundy
4. Druk nowego identyfikatora za pomocą drukarki termotransferowej – 3 sekundy
5. Oznaczenie obecności uczestnika – 1 sekunda

Podane powyżej wartości średnie obliczone zostały w trakcie obsługiwanych przez nas wydarzeń. Najbardziej skomplikowany scenariusz obsługi uczestnika za pomocą systemu CONREGO zajmuje zwykle przeszkolonemu pracownikowi 15 do 30 sekund, z uwzględnieniem ewentualnego odszukania identyfikatora spośród wydrukowanych.

Kontrola dostępu i migracji uczestników

Moduł kontroli dostępu pełni dwie podstawowe funkcje:

  • weryfikacja czy dany uczestnik ma prawo uczestniczyć w wydarzeniu zamkniętym,
  • zliczanie uczestników przechodzących przez punkt kontrolny i informacja o stanie miejsc wolnych i zajętych na salach konferencyjnych.
…wszyscy byli pod wrażeniem profesjonalnie zorganizowanej obsługi kongresu, gdzie każde wejście na wystawę, czy spotkanie było rejestrowane elektronicznie.”

Rzeczpospolita, 09.09.2011
nt. Europejskiego Kongresu Kultury

Zastosowanie tych funkcji wymaga użycia identyfikatorów z nadrukowanym kodem kreskowym oraz laptopów z podłączonymi skanerami kodów kreskowych. Liczba stanowisk, które nazywamy punktami kontrolnymi, zależy od struktury obiektu i przewidzianej liczby gości. Każde stanowisko zaopatrzone we wspomniany sprzęt może płynnie obsłużyć uczestników przybywających na salę odczytując kod kreskowy z identyfikatora. Interfejs systemu CONREGO poinformuje pracownika obsługi w czytelny sposób o rezultacie odczytu za pomocą kodów kolorystycznych.

ZIELONY

AKCEPTACJA
(zezwolenie na wejście)
oznacza, że uczestnik znajduje się na liście gości uprawnionych do wejścia.

ŻÓŁTY

OSTRZEŻENIE
(brak zezwolenia na wejście)
uczestnik korzysta z autentycznego identyfikatora lecz nie ma uprawnień by uczestniczyć w danej sesji.

CZERWONY

BRAK AUTORYZACJI
uczestnik korzysta np. z podróbki identyfikatora i kod nie jest przypisany do żadnego uczestnika figurującego w bazie konferencji lub kongresu.

Centrum informacyjne

Funkcja ta stanowi źródło bieżącej informacji na temat wszystkich aspektów trwającego wydarzenia, które są obsługiwane przez system CONREGO. Wygodny interfejs umożliwia zapoznanie się z sytuacją na wybranych salach, uzyskanie informacji o nadchodzących wydarzeniach i prognozowanym obłożeniu miejsc siedzących. Obszerne raporty dostarczą organizatorowi informacji o:

  • liczbie zarejestrowanych uczestników z podziałem na kategorie,
  • liczbie wydanych pakietów materiałów konferencyjnych,
  • liczbie osób, którym wydano duplikat identyfikatora,
  • liczbie biernych uczestników konferencji lub kongresu (osób, które zgłosiły się na recepcji lecz jeszcze nie uczestniczyły w żadnych wydarzeniach, czyli nie przeszły przez żaden punkt kontrolny),
  • liczbie aktywnych uczestników wydarzenia (osoby, które co najmniej raz przeszły przez dowolny punkt kontrolny).

Pakiet informacji serwowanych organizatorowi w standardowej wersji systemu CONREGO jest bardzo obszerny. Na życzenie Klienta możemy wprowadzać dowolne modyfikacje lub zupełnie nowe zestawienia w ramach usługi indywidualnych modyfikacji.

Dzięki temu modułowi możesz płynnie i szybko:
  • obsłużyć kompleksowy proces recepcji uczestników,
  • kontrolować dostęp uczestników do płatnych lub zamkniętych wydarzeń,
  • na bieżąco kontrolować migrację uczestników i zapełnienie sal,
  • odszukać dowolnego uczestnika w trakcie kongresu na bazie informacji z systemu,
  • generować raporty podsumowujące wydarzenie w trakcie oraz po jego zakończeniu.