Rejestracja uczestników wydarzenia

Rejestracja uczestników wydarzeń: konferencji, kongresów, szkoleń, festiwaliRejestracja uczestników to podstawowa i najważniejsza funkcja systemu CONREGO. To dzięki niej definiujemy najważniejsze parametry konferencji i zakres informacyjny formularza rejestracyjnego.

Dzięki swojej elastyczności moduł umożliwia opracowanie kompletnego procesu rejestracji uczestników na dowolne wydarzenie. Proces rejestracji będzie miał przebieg zależny od rodzaju wydarzenia, oferowanych opcji oraz docelowej grupy uczestników.

Definicja uczestnika

Dość często organizacja wydarzenia wymusza na organizatorach podział uczestników na kategorie (np. uczestnik, wykładowca, sponsor, prasa). Jest to zwykle niezbędne ze względów logistycznych, budżetowych lub wymaga tego ranga wydarzenia. Moduł Rejestracji uczestników umożliwia nie tylko stworzenie dowolnej liczby kategorii, ale również nałożenie na każdą z kategorii limitu rejestrujących się osób. Pozwala to uniknąć nadwyżkowych rejestracji z wybranej kategorii i kontrolować całkowitą liczbę zgłoszeń.

Etapy rejestracji

Proces rejestracji w standardowej wersji systemu dzieli się na 2 do 5 etapów, spośród których wymienić można:

  • formularz danych osobowych i preferencji uczestnika,
  • etap wyboru opcji uczestnictwa, wydarzeń i usług kluczowych,
  • etap wyboru wydarzeń towarzyszących i atrakcji,
  • rezerwacja noclegu na podstawie listy dostępnych obiektów,
  • podsumowanie rejestracji,
  • wysyłka potwierdzenia rejestracji i faktur (w przypadku rejestracji płatnej).

CONREGO umożliwia dowolną modyfikację każdego z etapów, ich pominięcie lub zamianę kolejności. Na życzenie organizatora możemy dodawać nowe etapy, a także tworzyć etapy warunkowe dostępne po spełnieniu przez uczestnika określonych kryteriów (np. szczególna kategoria uczestnictwa).

Formularz danych osobowych i preferencji uczestnika

Formularz dostępny dla uczestników może przybrać dowolny kształt. Ponadto można łatwo kontrolować widoczność pól oraz to, czy uczestnicy muszą dane pole uzupełnić by móc kontynuować rejestrację. Dostępne funkcje umożliwiają także budowę formularza warunkowego. Oznacza to, że formularz rejestracyjny może być inny dla różnych kategorii uczestników lub zmieniać się na bieżąco w zależności od dokonanych przez uczestnika wyborów.


Wybór opcji uczestnictwa, wydarzeń i usług kluczowych

Organizator określa opcje wyboru dostępne dla uczestnika poprzez wprowadzenie do systemu CONREGO kolejnych punktów w programie wydarzenia. Dla każdego z punktów programu można przypisać: opis, obiekt (skonfigurowany w sekcji Zarządzanie salami konferencyjnymi), prelegenta oraz kategorię (np. wykład, sesja posterowa).
Kolejne punkty programu wydarzenia mogą zostać podzielone na zakładki według dni lub sesji tematycznych.

Wybór wydarzeń i atrakcji towarzyszących

Etap ten jest funkcjonalnie zbliżony do poprzedniego, lecz ze względu na mniejszy priorytet oferty programowej jest oddzielony od wydarzeń kluczowych.

Rezerwacja noclegu na podstawie listy dostępnych obiektów

CONREGO oferuje możliwość wprowadzenia do procesu rejestracji obiektów bazy noclegowej. Funkcja umożliwia przypisanie im szeregu parametrów (np. adres, koordynaty Google Maps, typy pokojów), określenie limitów ilościowych pokojów oraz ich dostępności w danym terminie.

Podsumowanie rejestracji

Strona podsumowania stanowi dla uczestnika źródło informacji o przebiegu rejestracji: wprowadzonych danych osobowych, wybranej agendzie i noclegach. Na tym etapie uczestnik może samodzielnie skorygować dane wprowadzone przez niego do systemu. Treść podsumowania jest w pełni konfigurowalna.

Wysyłka potwierdzenia i faktur

Uczestnik, który potwierdził swoją rejestrację na etapie podsumowania otrzyma stosowne potwierdzenie. Przebieg i rezultat tego etapu zależny jest od rodzaju rejestracji i procesu biznesowego. Możliwości systemu obrazują trzy przykładowe procedury:

a) Rejestracja bezpłatna – uczestnik przekierowany jest na stronę z podziękowaniem za rejestrację i otrzymuje potwierdzenie rejestracji e-mailem,

b) Rejestracja płatna (zwykły przelew) – uczestnik przekierowany jest na stronę z podziękowaniem za zakończoną rejestrację i otrzymuje e-mailem potwierdzenie rejestracji wraz z fakturą pro forma opiewającą na kwotę rejestracji,

c) Rejestracja płatna (płatności online) – uczestnik przekierowany jest na stronę agenta rozliczeniowego, gdzie realizuje transakcję, po zakończeniu której zostaje automatycznie przekierowany na stronę z podziękowaniem za zakończoną rejestrację i otrzymuje e-mailem potwierdzenie rejestracji wraz z fakturą VAT.

Zastosowań i procesów jakie obsłużyć może system rejestracji jest wiele. Jesteśmy w stanie sprostać dowolnym oczekiwaniom i precyzyjnie dostosować funkcjonalność do potrzeb organizatorów dowolnego wydarzenia.

Dzięki tym funkcjom możesz szybko i wygodnie:
  • uruchomić rejestrację uczestników podzielonych na kategorie,
  • nałożyć limity ilościowe rejestrujących się uczestników,
  • zaoferować uczestnikom wydarzenia towarzyszące, atrakcje, noclegi i produkty,
  • automatycznie wysyłać potwierdzenia rejestracji dostosowane do profilu uczestników,
  • prowadzić rejestrację na wydarzenia cykliczne.