6 pomysłów na niezapomnianą konferencję online

Zapewne nie raz organizowaliście lub uczestniczyliście w konferencji, której forma, treść i przebieg zapadły Wam w pamięć. Zapewne te wspomnienia sięgają wydarzeń, które miały miejsce przed marcem 2020 roku.

6 pomysłów na niezapomnianą konferencję online

Zmiana tradycyjnego środowiska eventowego, w którym wydarzenia odbywają się w hotelach czy centrach konferencyjnych na środowisko internetowe rzutuje na wszystkie aspekty organizacji i samego udziału. Konsekwencją tej zmiany jest szereg wyzwań jakie organizacja wydarzeń online stawia przed organizatorem, któremu zależy na tym, by jego event wyróżnił się spośród tysięcy innych.

Promocja wydarzenia wirtualnego

Ogromnym wyzwaniem jest marketing wydarzenia. Bez względu na środowisko, w którym odbywa się wydarzenie większość organizatorów i tak zmuszona była do promocji w sieci. Teraz będzie to o tyle trudniejsze, że internet stał się jedynym kanałem promocji dla wszystkich, nie tylko organizatorów konferencji. Promując własne wydarzenie, konkurujesz nie tylko z organizatorami innych wydarzeń o podobnej tematyce, lecz wszystkich wydarzeń i podobnych aktywności odbywających się w zbliżonym czasie.

Właściwa platforma do obsługi wydarzeń online

Popularne aplikacje do komunikacji wideo (Zoom, MS Teams, Google Hangouts) nie zapewnią odpowiedniego poziomu zabezpieczeń, interakcji z uczestnikami i komfortu. Wyjątkowość Twojego wydarzenia zależy między innymi od ekskluzywności dostępu. Konieczna w każdym przypadku (choćby z powodów związanych z ochroną danych osobowych) rejestracja uczestników na wydarzenie powinna być zintegrowana z platformą wideo konferencji na poziomie, który zagwarantuje:

Treść i program dostosowane do formuły konferencji online

W przypadku wydarzeń tradycyjnych program z reguły oferował aktywności rozłożone na cały dzień. Żaden uczestnik nie spędzi 8 godzin przed ekranem komputera, ponieważ nie dostarczysz mu wystarczającej liczby powodów, nawet jeśli treść jest ciekawsza niż filmy oceniane na IMDB powyżej 9. Ogromnym wyzwaniem jest przygotowanie programu i zaplanowanych aktywności w sposób angażujący i wyczerpujący temat, lecz nie uczestnika.

Jak zbudować doświadczenie, które uczestnicy zapamiętają i będą pamiętać nawet wiele miesięcy później?

1. Zainteresuj uczestników promując konferencję online zaproszeniem video

Nie bez powodu wytwórnie filmowe promują swoje produkcje tzw. trailerami. Jedną z najmocniejszych stron Twojego marketingu powinna być dobrze zaprojektowana, nagrana i zmontowana produkcja wideo zapowiadająca konferencję, jakby była premierą kinową. Taka produkcja nie musi rujnować Twojego budżetu. Będzie kosztować od kilku do kilkunastu tysięcy, zależnie od zawartości i wykonawcy.

Zaproszenie w tej formie jest łatwe do dystrybucji w niemal każdym kanale – od social media, po stronę promocyjną wydarzenia. Zainteresowanie, jakie wzbudzisz, zamieni odbiorców w uczestników i pomoże Ci pozyskać sponsorów.

Strategię promocji wydarzenia za pomocą materiałów wideo warto zbudować w oparciu o kilka produkcji prezentowanych uczestnikom na różnych poziomach lejka sprzedażowego:

W każdym przypadku potrzebna będzie mocna narracja osoby, która reprezentuje markę. Jeśli reprezentant nie jest dobrym mówcą, to zaangażuj kogoś, kto spełni swoją rolę – profesjonalnego lektora lub jednego z prelegentów.

O skuteczności wideo marketingu przeczytasz w innym wpisie: Jak wykorzystać wideo do promocji eventu?

2. Debata prelegentów

W wielu debatach bierze udział grupa prelegentów podzielających opinie lub prezentujących podobne poglądy na omawiany temat. Tego typu spotkania trudno uznać za interesujące, bo nie polegają na wymianie zdań, skoro każdy uczestnik posiada podobne. Zadbaj więc o to, by debata budziła zainteresowanie poprzez różnorodność opinii, wymianę argumentów, a może nawet emocje. To właśnie rywalizacja jest tym, co przyciąga zainteresowanie widzów.

Postaw naprzeciw siebie dwa obozy reprezentujące odmienne opinie oraz daj uczestnikom możliwość głosowania, by mogli udzielić poparcia bliższej im opcji. Taka debata, z taką interakcją będzie z pewnością ciekawsza niż oglądanie „kółka wzajemnej adoracji”.

Dodatkowym motorem ciekawej debaty generującym zainteresowanie i emocje jest właściwy moderator, który nie będzie się obawiał zadać właściwych pytań.

3. Zaoferuj uczestnikom interakcję

Oglądanie konferencji online może przebiegać jak seans filmowy. W tym przypadku zalecamy faktyczne odtworzenie filmu. Nagraj cały materiał w studio, które na potrzeby publikacji całość świetnie zmontuje i doda elementy animowane. Wysokiej jakości materiał po prostu udostępnij uczestnikom do oglądania. Nie oczekuj jednak, że uczestnicy odbiorą to tak jak wydarzenie, na którego przebieg mają jakikolwiek wpływ.

Znacznie ciekawsze doświadczenie zaoferujesz uczestnikom, zapewniając:

Ich poczynania mogą zostać zmotywowane jakąś formą grywalizacji. Odpowiednie narzędzie umożliwi Ci obsługę konferencji online, uwzględniając analitykę każdej istotnej aktywności. Na podstawie zestawienia danych możesz naliczać uczestnikom punkty, np. za udział w każdej sesji, za poprawne odpowiedzi podczas testu, za sumaryczny czas uczestnictwa w wydarzeniu. Przeliczone punkty będą podstawą do wydania nagród.

4. Daj uczestnikom szansę poznać innych

Jednym z głównych powodów udziału w wydarzeniach zawsze był networking. W dobie wydarzeń online mamy problem, by „przełamać lody” i rozmawiać z osobami, których nie znamy za pośrednictwem syntentycznych kanałów.

Większość uczestników posiada jednak konta na platformach LinkedIn lub Facebook. Wykorzystaj to. Stwórz grupę na wybranej platformie i zaangażuj uczestników w rozmowę. Link do grupy umożliwiający dołączenie do grona powinien być dostępny na stronie internetowej wydarzenia oraz w każdej wiadomości e-mail potwierdzającej rejestrację lub zakup biletów.

Ponadto nic nie stoi na przeszkodzie, by w trakcie konferencji online udostępnić uczestnikom kilka pokoi webinarowych, by mogli porozmawiać, korzystając z kamer i mikrofonów.

5. Sprezentuj uczestnikom elektroniczny lub rzeczowy upominek

Podczas check-in na większości konferencji odbywających się w tradycyjnej formule rozdawaliśmy uczestnikom jakieś upominki w pakietach powitalnych. To bardzo dobra praktyka wizerunkowa, o ile torba nie była wypełniona tylko broszurami sponsorów. Poświęć czas i część budżetu na zapewnienie tego doświadczenia uczestnikom eventu online.

Wielu uczestników, którzy chcieliby zabrać głos podczas konferencji, może zakłócić jej przebieg poprzez brak podłączonych słuchawek, które pozwolą uniknąć echa. Najbardziej oczywistym upominkiem jest więc zestaw słuchawkowy. Niedrogie, lecz niezwykle przydatne, zwłaszcza do udziału w wydarzeniach online. Słuchawki to jednak nie jedyna opcja. Nadal na czasie będą koszulki, kubki, świeczki i ekologiczne torby.

Upominek to nie tylko fizyczny przedmiot, może nim być także kod rabatowy na zakupy przygotowany przez jednego ze sponsorów.

6. Nie pozwól uczestnikom zapomnieć

Widzieliśmy wiele konferencji, po których następowała cisza. Uczestnicy tracili kontakt z organizatorem oraz marką i zapominali o dniu, w którym odbyło się wydarzenie. Eventy to często marketing, a ten nigdy nie będzie skuteczny, jeśli jego strategia bazuje na jednorazowym wysiłku, który ma przynieść chwilowe zainteresowanie.

Utrzymuj długoterminową relację z uczestnikami, złóż obietnicę i jej dotrzymaj, bo marka to właśnie obietnica.

Tomasz Chrościechowski