Obsługa recepcji

Zapewniamy niezbędny sprzęt, oprogramowanie oraz doświadczenie, dzięki którym recepcja uczestników Twojego wydarzenia stanie się płynna i bezproblemowa.

Sprawna obsługa recepcji jest kluczowa, ponieważ to właśnie podczas niej ma miejsce pierwszy kontakt uczestnika z organizatorem. Naszą obsługę zawsze dostosowujemy do potrzeb wynikających ze specyfiki wydarzenia.

Modele recepcji

Wyróżniamy dwa podstawowe modele obsługi recepcji podczas konferencji, kongresów i innych wydarzeń:

  • manualna - recepcjonistki odnotowują obecność uczestników za pomocą modułu Recepcja systemu CONREGO. W tym przypadku konieczna jest manualna identyfikacja uczestnika. Oznacza to, że recepcjonistka wyszukuje uczestnika w bazie aplikacji i potwierdza jego obecność jednym kliknięciem;
  • semi-automatyczna - w przypadku większych wydarzeń lub mocno ograniczonego czasu pracy recepcji najlepiej sprawdzi się metoda oparta o zastosowanie wejściówek z unikalnymi kodami QR (lub kreskowymi). Na kilka dni przed wydarzeniem wysyłamy do grona zaproszonych gości wygenerowane z poziomu aplikacji CONREGO wejściówki w postaci dokumentów PDF. Uczestnik przy stanowisku recepcyjnym proszony jest o okazanie wejściówki wydrukowanej lub otwartej na ekranie smartfona. Recepcjonistka za pomocą czytnika kodów QR skanuje wejściówkę i po oznaczeniu obecności wydaje uczestnikowi właściwy identyfikator. Skanowanie automatycznie identyfikuje uczestnika, a system odnotowuje jego obecność na terenie obiektu konferencyjnego.

Opcje współpracy

Nasz zespół może zaoferować wsparcie obsługi recepcji na różnym poziomie zaangażowania:

  • Dostarczamy oprogramowanie w postaci modułu Recepcja, który:
    - jest zintegrowany z modułem Rejestracja, więc jest automatycznie zasilony danymi uczestników, które zebraliśmy podczas rejestracji online,
    - zasilamy danymi uczestników dostarczonych przez organizatora w pliku XLS w drodze importu rekordów.
  • Dostarczamy sprzęt w postaci:
    - laptopów z 11" ekranem dotykowym, na których uruchomimy dostęp do modułu Recepcja,
    - czytników kodów kreskowych/QR, które posłużą do skanowania kodów na wejściówkach lub identyfikatorach w celu oznaczenia obecności uczestnika,
    - drukarek termicznych umożliwiających druk etykiet samoprzylepnych (np. w formacie 68 x 100 mm), które estetycznie personalizują właściwe identyfikatory.
  • Zapewniamy wsparcie techniczne podczas pracy stanowisk recepcyjnych i przygotowujemy do pracy z systemem hostessy, które:
    - zatrudnia organizator,
    - zatrudnia CONREGO.
  • Podczas wydarzeń odbywających się w plenerze (lub innych lokalizacjach) z ograniczonym lub bez dostępu do internetu możemy uruchomić serwer sieci lokalnej. Pozwoli on na pracę stanowisk recepcyjnych w oparciu o sieć skonfigurowaną lokalnie.
  • Na podstawie danych zgromadzonych w systemie CONREGO, za pomocą modułu Generator PDF przygotowujemy dla organizatorów pliki do druku identyfikatorów, które wystarczy dostarczyć do preferowanej drukarni (klientom z Warszawy polecamy usługi firmy COPY GENERAL).
JAK PRZYGOTOWAĆ SKUTECZNĄ RECEPCJĘ UCZESTNIKÓW?
Zapoznaj się z artykułem na blogu CONREGO, który omawia kwestie związane z obsługą recepcji i przepustowością stanowisk.
Skuteczna recepcja uczestników

Identyfikatory

Podczas większości wydarzeń recepcjonistki mają za zadanie wręczyć uczestnikowi identyfikator. Personalizacja identyfikatorów może odbyć się na dwa sposoby:

  • w drukarni - możemy założyć, iż personalizacja identyfikatorów odbywa się przed wydarzeniem, w trakcie ich produkcji w drukarni;
  • za pomocą drukarek przenośnych - zakładamy, że personalizacja identyfikatorów odbywa się w trakcie wydarzenia i dostarczymy drukarki termiczne, umożliwiające druk etykiet samoprzylepnych, które posłużą do personalizacji identyfkatorów in blanco wyprodukowanych w drukarni.
A MOŻE IDENTYFIKATOREM POWINNA BYĆ WEJŚCIÓWKA?
Na blogu CONREGO opisaliśmy niskobudżetową metodę przygotowania identyfikatorów, wymagającą jedynie materiałów biurowych i koszulek PCV.
Identyfikatory na bazie wejściówek

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.pl
Ta strona używa cookies celem umożliwienia rejestracji uczestników wydarzenia i obsługi procesów pokrewnych. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję