Recepcja i kontrola dostępu

Jedno z najpotężniejszych narzędzi, które oferuje CONREGO służy do szybkiej i płynnej obsługi gości na początku oraz w trakcie wydarzenia.

Sprawna obsługa uczestników w trakcie wydarzenia za pomocą CONREGO możliwa jest dzięki trzem podstawowych modułom, które służą do: obsługi recepcji przybywających na konferencje uczestników, kontroli dostępu i przepływu gości w trakcie jej trwania oraz bieżącego raportowania wielu aspektów trwającego wydarzenia.

Recepcja uczestników konferencji, kongresu

Bez względu na to, jakie wydarzenie organizujemy, kluczowa jest sprawna obsługa uczestników podczas recepcji. Organizator ma wiele obowiązków i niewiele czasu, a niezadowoleni goście mogą skomplikować sytuację jeszcze znaczniej. Pracę recepcji z pewnością przyspieszy i ułatwi rozwiązanie, dzięki któremu:

  • łatwo i szybko odnajdziemy w bazie zarejestrowanego uczestnika,
  • skorygujemy dane osobowe uczestnika, jeśli zajdzie taka potrzeba,
  • system poinformuje nas, czy identyfikator / certyfikat dla tego uczestnika został już wydrukowany, czy też należy go wydrukować,
  • jednym kliknięciem wydrukujemy dla uczestnika identyfikator lub certyfikat,
  • jednym kliknięciem oznaczymy w bazie obecność danego uczestnika na konferencji.

JAK PRZYGOTOWAĆ SKUTECZNĄ RECEPCJĘ UCZESTNIKÓW?
Zapoznaj się z artykułem na blogu CONREGO, który omawia kwestie związane z obsługą recepcji i przepustowością stanowisk.
Skuteczna recepcja uczestników

Kontrola dostępu i migracji uczestników

Moduł Kontroli Dostępu pełni dwie podstawowe funkcje:

  • weryfikacja, czy dany uczestnik ma prawo uczestniczyć w wydarzeniu zamkniętym,
  • zliczanie uczestników przechodzących przez punkt kontrolny i informacja o stanie miejsc wolnych i zajętych na salach konferencyjnych.

"…wszyscy byli pod wrażeniem profesjonalnie zorganizowanej obsługi kongresu, gdzie każde wejście na wystawę, czy spotkanie było rejestrowane elektronicznie.”

Rzeczpospolita, 09.09.2011
nt. Europejskiego Kongresu Kultury

Zastosowanie tych funkcji wymaga użycia identyfikatorów z nadrukowanym kodem QR lub kreskowym oraz laptopów z podłączonymi skanerami kodów. Liczba stanowisk, które nazywamy punktami kontrolnymi, zależy od struktury obiektu i przewidzianej liczby gości. Każde stanowisko zaopatrzone we wspomniany sprzęt (poprzez odczyt kodu QR lub kreskowego osadzonego na identyfikatorze), może płynnie obsłużyć uczestników przybywających na salę. Interfejs systemu CONREGO poinformuje pracownika obsługi w czytelny sposób (za pomocą kodów kolorystycznych) o rezultacie odczytu.

A MOŻE IDENTYFIKATOREM POWINNA BYĆ WEJŚCIÓWKA?
Na blogu CONREGO opisaliśmy niskobudżetową metodę przygotowania identyfikatorów, wymagającą jedynie materiałów biurowych i koszulek PCV.
Identyfikatory na bazie wejściówek

Centrum informacyjne

Funkcja ta stanowi źródło bieżącej informacji na temat wszystkich aspektów trwającego wydarzenia obsługiwanego przez system CONREGO. Wygodny interfejs umożliwia zapoznanie się z sytuacją na wybranych salach, uzyskanie informacji o nadchodzących wydarzeniach i prognozowanym obłożeniu miejsc siedzących. Obszerne raporty dostarczą organizatorowi informacji o:

  • liczbie zarejestrowanych uczestników z podziałem na kategorie,
  • liczbie wydanych pakietów materiałów konferencyjnych,
  • liczbie osób, którym wydano duplikat identyfikatora,
  • liczbie biernych uczestników konferencji lub kongresu (osób, które zgłosiły się na recepcji lecz jeszcze nie uczestniczyły w żadnych wydarzeniach, czyli nie przeszły przez żaden punkt kontrolny),
  • liczbie aktywnych uczestników wydarzenia (osoby, które co najmniej raz przeszły przez dowolny punkt kontrolny).

Pakiet informacji serwowanych organizatorowi w standardowej wersji systemu CONREGO jest bardzo obszerny. Na życzenie Klienta możemy wprowadzać dowolne modyfikacje lub zupełnie nowe zestawienia w ramach usługi wdrożenia systemu rejestracji.

Podczas wdrożenia CONREGO system rejestracji dostosujemy do Twoich potrzeb, dzięki czemu:

  • recepcja uczestników nie będzie już generowała kolejek,
  • zweryfikujesz prawa dostępu uczestników do płatnych lub zamkniętych wydarzeń,
  • będziesz na bieżąco śledzić migrację uczestników i zapełnienie się sal,
  • odszukasz dowolnego uczestnika w trakcie wydarzenia na podstawie informacji o odczytach kodu z identyfikatora,
  • otrzymasz kompletne raporty podsumowujące wydarzenie w trakcie oraz po jego zakończeniu.

KODY QR I ICH ZASTOSOWANIE W CONREGO
Dlaczego warto korzystać z kodów QR? Dowiedz się więcej o tym jak kody QR pomogą Ci w obsłudze uczestników na blogu CONREGO.
Zastosowania kodów QR w CONREGO

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.pl
Ta strona używa cookies celem umożliwienia rejestracji uczestników wydarzenia i obsługi procesów pokrewnych. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję