Recepta na doskonałą recepcję uczestników eventu

Pierwszy osobisty kontakt z organizatorem wydarzenia może wypaść różnie i wpłynąć na percepcję całego eventu. Dlatego przygotuj się i zaprojektuj ten moment tak, by uniknąć wpadek, niedociągnięć i chaosu.

Pierwsze wrażenie możesz zrobić tylko raz. Ta zasada dotyczy również wydarzenia i pierwszego bezpośredniego z nim kontaktu, który rzutować będzie na postrzeganie całego przedsięwzięcia.

Szkoda by było zepsuć to wrażenie już na samym początku. Szczególnie, że do tego ważnego dnia jako organizator eventu przygotowywałeś się całymi tygodniami, albo nawet miesiącami. Czy są zatem gotowe recepty na prawidłową recepcję uczestników wydarzenia. Są. Oto one..

Wygląd recepcji i efekt wow

Każdemu organizatorowi wydarzenia zależy na tym, by event wypadł doskonale i zgodnie z planem. Czy w planie twojego wydarzenia znajduje się przysłowiowy „efekt wow” od samego wejścia? Spróbuj go wywołać na samym początku poprzez wygląd recepcji. Jeśli możesz sobie pozwolić na wysokiej klasy umeblowanie z pewnością zrobisz wrażenie na swoich gościach. Lady recepcyjne mogą posiadać różne kształty, funkcjonalności i oryginalny design. Zadbaj o to, by koncepcja wystroju miejsca służącego do rejestracji uczestników była spójna z systemem identyfikacji wizualnej organizatora.

W przypadku ograniczonego budżetu lub konieczności zdania się na stanowisko recepcyjne udostępnione przez obiekt, w którym odbywa się wydarzenie, zadbajmy przynajmniej o schludny wygląd i oznakowanie. Efekt uzyskamy choćby poprzez przykrycie lad suknem o jednolitej barwie i odpowiednie obrandowanie miejsca.

Porządek na recepcji

Przepis na recepcyjny dramat? Nieoznakowane stanowisko, zbyt mała liczba osób przydzielona do rejestrowania uczestników wydarzenia, ciasna przestrzeń, torby z materiałami konferencyjnymi umiejscowione pod nogami personelu lub w kartonach na widoku, pomieszane identyfikatory…

Jak uchronić się przed takim obrazkiem? Zawczasu przewidzieć bałagan i zaprowadzić porządek. Recepcja powinna być podzielona na stanowiska i ulokowana tak, aby uczestnicy mogli swobodnie się między nimi przemieszczać, nie przeszkadzając sobie nawzajem. Gości należy podzielić według kategorii lub alfabetycznie. Warto również zadbać o odrębne stanowiska dla VIP'ów prelegentów i mediów, a jeśli nie masz takiej możliwości, identyfikatory dla tych osób powinny zostać odseparowane od reszty, by zapewnić do nich szybki dostęp. Torby z materiałami konferencyjnymi powinny znajdować w miejscu, do którego personel recepcyjny będzie miał łatwy dostęp, a jednocześnie nie będą one stanowiły swoistego toru przeszkód. W celu usprawnienia procesu rejestracyjnego i wydawania materiałów polecamy wyznaczenie jednej osoby, która zadba o to, by każdy z gości otrzymał materiały zaraz po dopełnieniu rejestracyjnych formalności. Kiedy rejestrujesz 300 osób rozumiesz, że oszczędność każdej sekundy ma znaczenie.

Personel recepcyjny

Pierwsze pytania, z jakimi najprawdopodobniej zetknie się personel po przybyciu gości to: co z parkingiem, gdzie jest toaleta, czy jest tu szatnia, jakie jest hasło do wi-fi, czy już się zaczęło, o której godzinie będzie przerwa na lunch… Właściwe przygotowanie personelu recepcyjnego do odpowiadania na tego rodzaju pytania to obowiązek organizatora wydarzenia. Nieznajomość odpowiedzi może bowiem słono kosztować. Uczestnicy nie wybaczają takich potknięć, dlatego przeszkolenie personelu w zakresie programu wydarzenia oraz orientacji w miejscu, w którym się ono odbywa - jest konieczne.

Przepustowość stanowiska

Właściwy podział stanowisk oraz metodologia ich pracy to kluczowe czynniki wpływające na przepustowość stanowiska recepcyjnego. Tradycyjne tabelki z listami gości w pliku Excel'a, czy kartka papieru i długopis odchodzą do lamusa. Wypiera je zaawansowana technologia, czyli oprogramowanie i sprzęt, które redukują:
✔   czas operacyjny poświęcany na pojedynczego uczestnika,
✔   liczbę stanowisk,
✔   koszta.

Takie oprogramowanie powinno umożliwiać:
✔   identyfikację uczestnika i podgląd najważniejszych danych,
✔   oznaczenie obecności uczestnika wraz z informacją o czasie przybycia,
✔   korektę danych uczestnika,
✔   podgląd wydarzeń, na jakie uczestnik jest zarejestrowany (agenda).

Dodatkowo aplikacja, która potrafi:
✔   wygenerować wejściówki i/lub identyfikatory z kodami kreskowymi lub QR,
✔   w trakcie recepcji komunikować się z czytnikiem kodów QR,
jeszcze bardziej zoptymalizuje czas, przyspieszy identyfikację gości oraz oznaczanie ich obecności.

Wejściówka stanowiąca jednocześnie identyfikator zredukuje czas obsługi o kolejne cenne sekundy.

Jak widać sprawna i doskonała recepcja uczestników to kwestia arcyważna i osiągalna. Pomocne w jej realizacji będą przewidywalność, odpowiednie przygotowanie oraz technologia.

Udostępnij znajomym

Zapisz się do newslettera CONREGO i zdobywaj wiedzę!

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję politykę prywatności oraz regulamin newslettera internetowego na stronie conrego.pl

Poznaj 9 technik skutecznej promocji wydarzenia!

Bezpłatny poradnik podpowie Ci, jak zwiększyć zainteresowanie uczestników i tempo sprzedaży wejściówek na Twoją konferencję, kongres lub szkolenie, czyli:

- jak komunikować się z uczestnikami,
- jak bezpłatnie reklamować wydarzenie,
- jak sprawić, by uczestnicy polecali event,
- jak zaangażować speakerów w promocję,
- jak wzmocnić markę wydarzenia.