Rejestracja uczestników

Rejestracja uczestników to podstawowa i najważniejsza funkcja systemu CONREGO. Nasz zespół przygotuje system do obsługi procesu rejestracji w pełni dostosowany do Twoich potrzeb.

Dzięki elastyczności systemu CONREGO możemy opracować formularz rejestracji uczestników dopasowany do rodzaju wydarzenia, oferowanych opcji oraz docelowej grupy uczestników.

Kategorie uczestników

Dość często organizacja wydarzenia wymusza na organizatorach podział uczestników na kategorie (np. uczestnik, wykładowca, sponsor, prasa). Podział jest zwykle niezbędny ze względu na rangę wydarzenia, cele logistyczne lub budżetowe. Rejestracji uczestników oparta o CONREGO umożliwia nie tylko stworzenie dowolnej liczby kategorii, ale również nałożenie na każdą z nich limitu rejestrujących się osób. Pozwala to uniknąć nadwyżkowych rejestracji z wybranej kategorii i kontrolować całkowitą liczbę zgłoszeń.

Etapy rejestracji

Proces rejestracji w systemie CONREGO dzieli się na etapy, których część jest opcjonalna*:

  • formularz danych osobowych i preferencji uczestnika,
  • ekran wyboru opcji uczestnictwa, wydarzeń, dodatkowych usług*,
  • ekran rezerwacji noclegu na podstawie listy dostępnych obiektów*,
  • ekran podsumowania rejestracji,
  • ekran potwierdzenia rejestracji i wysyłka wiadomości e-mail z potwierdzeniem na adres uczestnika.

JAK ZMOTYWOWAĆ UCZESTNIKÓW WYDARZENIA DO WCZESNEJ REJESTRACJI?
Jeżeli jesteś organizatorem wydarzeń, na pewno przekonałeś się już jak ważne w całym przedsięwzięciu jest szybkie pozyskanie uczestników – najlepiej od razu po uruchomieniu rejestracji. Na blogu CONREGO dowiesz się jak zachęcić gości do wczesnej rejestracji.
Jak zmotywować uczestników konferencji do wczesnej rejestracji?

Nasz zespół może zmodyfikować dowolny etap, a także ich kolejność. Na życzenie organizatora możemy także dodawać nowe etapy lub tworzyć etapy warunkowe, dostępne po spełnieniu określonych kryteriów (np. szczególna kategoria uczestnictwa).

Formularz danych osobowych i preferencji uczestnika

Formularz dostępny dla uczestników może przybrać dowolny kształt. System CONREGO umożliwia kontrolę widoczności wybranych pól formularza oraz konieczność ich uzupełnienia, by móc kontynuować rejestrację. Dostępne funkcje umożliwiają także budowę formularza warunkowego. Oznacza to, że formularz rejestracyjny może być inny dla różnych kategorii uczestników lub zmieniać się na bieżąco – w zależności od dokonanych przez uczestnika wyborów.

Wybór opcji uczestnictwa, wydarzeń i usług kluczowych

Organizator określa opcje wyboru dostępne dla uczestnika poprzez wprowadzenie do systemu CONREGO kolejnych punktów w programie wydarzenia. Dla każdego z punktów programu można przypisać: opis, obiekt, prelegenta oraz kategorię (np. wykład, sesja posterowa). Kolejne punkty programu wydarzenia mogą zostać podzielone na zakładki według dni lub sesji tematycznych.

Rezerwacja noclegu na podstawie listy dostępnych obiektów

CONREGO oferuje możliwość wprowadzenia do procesu rejestracji obiektów bazy noclegowej. Funkcja umożliwia przypisanie im szeregu parametrów (np. adres, koordynaty Google Maps, typy pokojów), określenie limitów pokojów oraz ich dostępności w danym terminie.

Podsumowanie rejestracji

Strona podsumowania stanowi dla uczestnika źródło informacji o przebiegu rejestracji: wprowadzonych danych osobowych, wybranej agendzie i noclegach. Na tym etapie uczestnik może samodzielnie skorygować dane wprowadzone przez niego do systemu. Treść podsumowania jest w pełni konfigurowalna.

Potwierdzenie rejestracji i wysyłka wiadomości potwierdzającej

Uczestnik, który potwierdził swoją rejestrację na etapie podsumowania otrzyma stosowne potwierdzenie. Przebieg i rezultat tego etapu jest zależny od rodzaju rejestracji i procesu biznesowego. Możliwości systemu obrazują trzy przykładowe procedury:

a) Rejestracja bezpłatna – uczestnik zostaje przekierowany na stronę z podziękowaniem za rejestrację i otrzymuje potwierdzenie rejestracji e-mailem i/lub SMSem,

b) Rejestracja płatna (zwykły przelew) – uczestnik zostaje przekierowany na stronę z podziękowaniem za zakończoną rejestrację i otrzymuje e-mailem i/lub SMSem potwierdzenie rejestracji. Do wiadomości e-mail dołączona jest faktura pro forma opiewającą na kwotę rejestracji,

c) Rejestracja płatna (płatności online) – uczestnik zostaje przekierowany na stronę agenta rozliczeniowego i realizuje transakcję, po zakończeniu której zostaje automatycznie przekierowany na stronę z podziękowaniem za zakończoną rejestrację i otrzymuje e-mailem i/lub SMSem potwierdzenie rejestracji. Do wiadomości e-mail dołączona jest faktura VAT.

Istnieje wiele zastosowań i procesów, które może obsłużyć system rejestracji CONREGO. Jesteśmy w stanie sprostać dowolnym oczekiwaniom i precyzyjnie dostosować funkcjonalność do potrzeb organizatorów dowolnego wydarzenia.

W ramach wdrożenia systemu CONREGO nasi eksperci pomogą Ci:

  • uruchomić rejestrację uczestników podzielonych na kategorie,
  • nałożyć limity ilościowe rejestrujących się uczestników,
  • zaoferować uczestnikom wydarzenia towarzyszące, atrakcje, noclegi i produkty,
  • automatycznie wysłać potwierdzenia rejestracji dostosowane do profilu uczestników,
  • prowadzić rejestrację na wydarzenia cykliczne.

JAK NAPISAĆ REGULAMIN REJESTRACJI NA KONFERENCJĘ?
Pobierz bezpłatne szablony regulaminów dla uczestników wydarzenia z udziałem płatnym lub bezpłatnym i błyskawicznie przygotuj własny regulamin:
- zgodny z formułą i założeniami wydarzenia,
- oferujący informację o warunkach rejestracji,
- klarownie regulujący kwestię należności i metod rozliczeń,
- spójny z przepisami prawa. Jak napisać regulamin uczestnictwa w evencie

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.pl
Ta strona używa cookies celem umożliwienia rejestracji uczestników wydarzenia i obsługi procesów pokrewnych. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję