Płatna i bezpłatna rejestracja równolegle i bez tajemnic

Jedno wydarzenie może generować potrzebę uruchomienia kilku rodzajów rejestracji. Ciekawi Cię, jak w jednym procesie umożliwić uczestnikom wariant płatny i bezpłatny?

Czym różni się mechanizm kodów zaproszeniowych od kodów rabatowych? Jak sprawić, by rejestracja uczestników konferencji przebiegła gładko i bezpiecznie?

Rodzaje uczestnictwa

Konieczność obsługi rejestracji w kilku opcjach staje się normą. Udział na to samo wydarzenie może mieć przecież równolegle charakter płatny i bezpłatny. Co więcej - w wersji płatnej, jako organizator możesz potrzebować narzędzia umożliwiającego przypisanie różnych stawek cenowych. Wystarczy wyobrazić sobie konferencję naukową z następującymi rodzajami uczestnictwa:

  - uczestnictwo czynne, czyli prelegent (rejestracja bezpłatna),

  - uczestnictwo bierne, czyli słuchacz (opłata w wysokości 800 PLN),

lub event wyłącznie z płatną rejestracją, lecz z gradacją cenową uzależnioną od rodzaju biletu:

  - bilet standard (opłata w wysokości 499 PLN),

  - bilet silver (opłata w wysokości 699 PLN),

  - bilet gold (opłata w wysokości 999 PLN).

Jak widzisz, w zależności od rodzaju uczestnictwa dobrze przemyślany system rejestracji powinien umożliwić podział potencjalnych gości na różne kategorie. Wiedz jednak, że nie każdy system pozwala na zastosowanie obu typów rejestracji jednocześnie. Nie każdy system wzbogacony jest także o dodatkowe opcje, takie jak zwolnienie osoby rejestrującej się bezpłatnie z obowiązku podawania danych do faktury. Zwróć zatem uwagę, czy Twój system:

✔  obsługuje różne rodzaje uczestnictwa,

✔  umożliwia przypisanie różnych stawek cenowych,

✔  oferuje warunkowy formularz rejestracyjny, nie wymagający od uczestnika zbędnych informacji i którego kształt zmienia się w zależności od rodzaju uczestnictwa.

Kody zaproszeniowe

Bezpłatna rejestracja mogłaby okazać się łakomym kąskiem - atrakcyjnym na tyle, by podszyć się pod np. dziennikarza w celu uniknięcia opłaty za udział w wydarzeniu. Mogłaby, lecz nie z CONREGO, które dzięki kodom zaproszeniowym przekazywanym jedynie wybranym osobom, odblokowują formularz rejestracji dla danych rodzajów uczestnictwa. To proste rozwiązanie eliminuje nieprzyjemne sytuacje i zapewnia pełną kontrolę nad bezpłatną rejestracją.

Jak mogą zostać wykorzystane kody zaproszeniowe? W zależności od sytuacji masz do wyboru dwa sposoby:

1. Odblokowanie rejestracji pojedynczego uczestnika, polegające na przypisaniu kodów do osób na etapie importu danych do systemu w celu wysyłki zaproszeń. Kod jest jednorazowy, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie.

2. Odblokowanie wybranego rodzaju uczestnictwa, co oznacza, iż jeden kod odblokowuje jeden rodzaj uczestnictwa. Ta opcja jest szybsza i łatwiejsza w dystrybucji. Niestety, jest to rozwiązanie mniej szczelne.

Kody rabatowe

Wsłuchując się w potrzeby organizatorów wydarzeń, niezbędna w systemie CONREGO okazała się również funkcjonalność umożliwiająca stosowanie kodów rabatowych. Działa ona niezależnie od zróżnicowanych stawek, czy zastosowanych dla wybranych osób stawek zerowych. Pole formularza rejestracyjnego przeznaczone na wprowadzenie kodu automatycznie nalicza rabat.

Rejestracja pod kontrolą

Kontrola statusów zgłoszeń na wydarzenie prowadzona przez administratora powinna być równie prosta i przemyślana, co rejestracja dla uczestników. Dzięki trzem statusom, które wprowadziliśmy, administrator błyskawicznie dostaje informacje zwrotne na temat zgłoszeń. Statusy w przejrzysty sposób komunikują o tym, na jakim etapie znajduje się konkretna rejestracja. Może ona być:

✔  Zakończona – status, gdy uczestnik poprawnie zakończył rejestrację bezpłatną.

✔  Nieopłacona – status końcowy dla:
– poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał metodę płatności zwykłym przelewem,
– poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał płatność elektroniczną opartą o integrację z jedną z bramek operatorów płatności, lecz transakcja nie została zakończona poprawnie lub nadal oczekuje na autoryzację.

Jeśli rejestracji został nadany status nieopłacona, to zapewne uczestnik otrzymał wiadomość z potwierdzeniem rejestracji i załączoną fakturą pro forma.

✔  Opłacona – końcowy status dla poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał płatność elektroniczną opartą o integrację z jedną z bramek operatorów płatności i transakcja została sfinalizowana. Status ten można także nadać manualnie uczestnikowi, który rozliczył rejestrację przelewem na konto bankowe.

Wiemy, jak skomplikowany potrafi być proces organizacji wydarzenia. System CONREGO maksymalnie ułatwia go event managerom, przynajmniej na etapie rejestracji uczestników. Właściwie zaprojektowany system rejestracji to duże wyzwanie, a jednocześnie niezwykle użyteczne narzędzie. Mamy nadzieję, że od teraz równolegle działająca płatna i bezpłatna rejestracja, kody zaproszeniowe i rabatowe oraz czytelny system kontroli zgłoszeń przychodzących od uczestników nie będą już dla Ciebie żadną tajemnicą. Jeśli nurtują Cię inne zagadnienia związane z płatnościami – koniecznie przeczytaj też wpis poświęcony najlepszym metodom płatności za wejściówki na wydarzenie oraz księgowaniu wpłat.

Udostępnij znajomym

Zapisz się do newslettera CONREGO i zdobywaj wiedzę!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych (imię, adresu e-mail) zawartych w zgłoszeniu na newslettera, w związku z art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin newslettera CONREGO.
Ta strona korzysta z cookies aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce: Polityka cookies Akceptuję