Wszystko, co musisz wiedzieć o księgowaniu wpłat od uczestników

Księgowanie wpłat uczestników jest skomplikowanym i czasochłonnym procesem. Podejmiesz się księgowania wpłay wewnątrz organizacji czy zlecisz obsługę na zewnątrz?

Organizacja eventu to wielostopniowy proces. Po wyborze najlepszej metody płatności za wejściówki przychodzi czas na kolejne decyzje. Jak zaksięgować wpłaty?

Na początek warto zastanowić nad kilkoma kwestiami:
✔   Jakimi środkami finansowymi dysponujemy?
✔   Czy naszym priorytetem jest optymalizacja kosztów pod kątem czasowym, czy finansowym?
✔   Jaki jest zakres wiedzy i umiejętności naszych oraz współpracowników?

Odpowiedzi na te pytania pomogą nam zdecydować, czy księgowaniem zajmiemy się samodzielnie, czy może jednak zlecimy je na zewnątrz. Omówmy więc te dwie sytuacje:

Księgowanie sprzedaży we własnym zakresie

Księgowanie sprzedaży we własnym zakresie jest właściwym rozwiązaniem, gdy posiadasz gotową infrastrukturę i odpowiednie zasoby. Samodzielne księgowanie jest jeszcze lepszym pomysłem, jeśli opłata za uczestnictwo w wydarzeniu jest zwolniona z podatku VAT. Wówczas uczestnik, zwłaszcza indywidualny zakupi wejściówkę taniej. Dlaczego? Ponieważ faktury wystawione przez zewnętrzny podmiot byłyby opodatkowane stawką VAT wynoszącą aktualnie 23%. Samodzielne księgowanie komplikuje się w sytuacji, gdy planujesz przyjmować wpłaty za pomocą różnych metod płatności. Wówczas poza kontrolą rachunku bankowego należy także śledzić wszystkie transakcje w panelu operatora płatności, z którym podpisaliśmy umowę (np. PayU). To bardzo czasochłonne i łatwo o pomyłkę.

Zlecenie księgowania wpłat firmie zewnętrznej

Przejęcie zadania przez pośrednika będzie wiązać się z prowizją. Jej wysokość jest z reguły wyższa od prowizji naliczanej przez operatora płatności elektronicznych. Dlatego należy rozważyć, na ile wyższy koszt będzie opłacalny w stosunku do korzyści, jakie niesie ze sobą zdjęcie z organizatora tego czasochłonnego i odpowiedzialnego obowiązku, jakim jest księgowanie wpłat od uczestników. Może warto zaoszczędzony czas i energię wykorzystać koncentrując się na obsłudze eventu? Nasz model współpracy z klientami pragnącymi zlecić obsługę księgową na zewnątrz opisaliśmy w sekcji obsługa sprzedaży i rozliczeń.

Streszczając ten proces w pigułce:
✔   Reprezentujemy organizatora wydarzenia i wystawiamy wszystkie faktury na stawce VAT 23% (to konieczny warunek).
✔   Sprawujemy kontrolę nad wszystkimi wpływami, włącznie z przelewami bankowymi.
✔   Przekaz pieniężny do organizatora może odbywać się w cyklu tygodniowym lub miesięcznym.
✔   Z końcem miesiąca organizator wystawia pomniejszoną o naszą prowizję fakturę VAT na wejściówki, sprzedane w danym miesiącu i zaksięgowane przez CONREGO z tytułu sprzedaży tej faktury.

Księgowanie wpłat wymaga dużej odpowiedzialności i profesjonalizmu. Wyjaśniliśmy dwie ścieżki oraz wady i zalety każdej z nich. Którą ścieżkę wybierzesz przy organizacji kolejnego wydarzenia?

Udostępnij znajomym

Zapisz się do newslettera CONREGO i zdobywaj wiedzę!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych (imię, adresu e-mail) zawartych w zgłoszeniu na newslettera, w związku z art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin newslettera CONREGO.
Ta strona korzysta z cookies aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce: Polityka cookies Akceptuję