Recepcja eventowa i kontrola dostępu uczestników

Sprawna obsługa uczestników w trakcie wydarzenia

...za pomocą CONREGO możliwa jest dzięki trzem podstawowych modułom, które służą do: obsługi recepcji przybywających na konferencje uczestników, kontroli dostępu i przepływu gości w trakcie jej trwania oraz bieżącego raportowania wielu aspektów trwającego wydarzenia.

Recepcja uczestników konferencji, kongresu

Bez względu na to, jakie wydarzenie organizujemy, kluczowa jest sprawna obsługa uczestników podczas recepcji. Organizator ma wiele obowiązków i niewiele czasu, a niezadowoleni goście mogą skomplikować sytuację jeszcze znaczniej. Pracę recepcji z pewnością przyspieszy i ułatwi rozwiązanie, dzięki któremu:

• łatwo i szybko odnajdziemy w bazie zarejestrowanego uczestnika,
• skorygujemy dane osobowe uczestnika, jeśli zajdzie taka potrzeba,
• system poinformuje nas, czy identyfikator / certyfikat dla tego uczestnika został już wydrukowany, czy też należy go wydrukować,
• jednym kliknięciem wydrukujemy dla uczestnika identyfikator lub certyfikat,
• jednym kliknięciem oznaczymy w bazie obecność danego uczestnika na konferencji.

Kontrola dostępu i migracji uczestników

Moduł Kontroli Dostępu pełni dwie podstawowe funkcje:

• zweryfikujesz, czy dany uczestnik ma prawo uczestniczyć w wydarzeniu zamkniętym,
• zliczysz uczestników przechodzących przez punkt kontrolny i uzyskasz informację o stanie miejsc wolnych i zajętych na salach konferencyjnych.

Zastosowanie tych funkcji wymaga użycia kodów QR nadrukowanych na identyfikatory konferencyjne oraz laptopów z podłączonymi skanerami kodów. Liczba stanowisk, które nazywamy punktami kontrolnymi, zależy od struktury obiektu i przewidzianej liczby gości. Każde stanowisko zaopatrzone we wspomniany sprzęt (poprzez odczyt kodu QR lub kreskowego osadzonego na identyfikatorze), może płynnie obsłużyć uczestników przybywających na salę. Interfejs systemu CONREGO poinformuje pracownika obsługi w czytelny sposób (za pomocą kodów kolorystycznych) o rezultacie odczytu.

Centrum informacyjne

Funkcja ta stanowi źródło bieżącej informacji na temat wszystkich aspektów trwającego wydarzenia obsługiwanego przez system CONREGO. Wygodny interfejs umożliwia zapoznanie się z sytuacją na wybranych salach, uzyskanie informacji o nadchodzących wydarzeniach i prognozowanym obłożeniu miejsc siedzących. Obszerne raporty dostarczą organizatorowi informacji o:

• liczbie zarejestrowanych uczestników z podziałem na kategorie,
• liczbie wydanych pakietów materiałów konferencyjnych,
• liczbie osób, którym wydano duplikat identyfikatora,
• liczbie biernych uczestników konferencji lub kongresu (osób, które zgłosiły się na recepcji lecz jeszcze nie uczestniczyły w żadnych wydarzeniach, czyli nie przeszły przez żaden punkt kontrolny),
• liczbie aktywnych uczestników wydarzenia (osoby, które co najmniej raz przeszły przez dowolny punkt kontrolny).

Pakiet informacji serwowanych organizatorowi w standardowej wersji systemu CONREGO jest bardzo obszerny. Na życzenie Klienta możemy wprowadzać dowolne modyfikacje lub zupełnie nowe zestawienia w ramach usługi wdrożenia systemu rejestracji.

Podczas wdrożenia systemu zadbamy o to, by:

• recepcja uczestników podczas konferencji była płynna i nie generowała żadnych kolejek,
• możliwa była szybka weryfikacja praw dostępu uczestników do płatnych lub zamkniętych wydarzeń,
• dane o migracji uczestników i zapełnianiu sal docierały do Ciebie na bieżąco,
• byłskawicznie można było zlokalizować dowolnego uczestnika w trakcie wydarzenia na podstawie informacji o odczytach kodu z identyfikatora,
• raporty podsumowujące wydarzenie w trakcie oraz po jego zakończeniu zawierały informacje, których potrzebujesz.

Obsługa recepcji konferencyjnej i kontrola dostępu uczestników to jedne z najpopularniejszych usług dostępnych w ramach pakietu Enterprise. Podczas ostatniej dekady naszej działalności dostarczyliśmy wsparcie dla obsługi na miejscu dla setek wydarzeń.