Organizacja konferencji, kongresów i szkoleń

CONREGO spełni oczekiwania niemal każdego organizatora wydarzeń na dużą i małą skalę.

Przed wydarzeniem

Przykładowy proces rejestracji może przebiegać następująco:

  1. Organizator importuje do systemu bazę osób, które chce zaprosić na wydarzenie.
  2. Część uczestników otrzymuje imienne zaproszenia, dzięki którym mogą się oni zarejestrować jako uczestnicy VIP. Kliknięcie w link w zaproszeniu powoduje przeniesienie na formularz, w którym część pól już jest wypełniona ich danymi.
  3. Jednocześnie zostaje otwarta rejestracja ogólna - zainteresowani wydarzeniem wchodzą na stronę internetową konferencji lub szkolenia i rozpoczynają rejestrację uczestnictwa przez zintegrowany ze stroną system do rejestracji.
  4. Po uzupełnieniu formularza rejestracyjnego, uczestnicy są kierowani na ekran agendy. Tutaj mogą wybrać elementy oferty, płatne lub bezpłatne. Mogą to być na przykład warsztaty, prelekcje lub miejsca parkingowe.
  5. Uczestnicy są przeniesieni na ekran podsumowania rejestracji. W tym momencie mogą się jeszcze cofnąć, aby zmodyfikować dane we wcześniejszych krokach rejestracji.
  6. Jeśli prowadzimy sprzedaż wejściówek w przypadku wydarzeń płatnych to akceptacja wprowadzonych danych powoduje przekierowanie uczestnika na bramkę płatności online.
  7. Następnie uczestnik ujrzy stronę z podziękowaniem oraz otrzyma e-mail potwierdzający rejestrację.
  8. Jeśli wymagana była płatność, a ta przebiegła prawidłowo to uczestnik otrzyma również potwierdzenie transakcji z załączoną fakturą VAT.

Przez cały okres rejestracji, organizator może na bieżąco przeglądać i zmieniać rekordy uczestników.

W trakcie wydarzenia

Rejestracja uczestników to tylko podstawa, a CONREGO umożliwia znacznie więcej:

  1. Na kilka dni przed wydarzeniem, organizator może wysyłać wszystkim uczestnikom, którzy ukończyli rejestrację, mailing z załączonymi wejściówkami na wydarzenie.
  2. Na wydarzeniu każdy uczestnik może byc identyfikowany poprzez wyszukiwanie nazwiska lub zeskanowanie kodu QR znajdującego się na wejściówce. Na podstawie danych uczestnika drukowana jest etykieta samoprzylepna, którą obsługa nanosi na wydrukowany wcześniej identyfikator.
  3. Przy wejściu na salę, do której dostęp trzeba było wybrać na etapie agendy, można przygotować stanowisko kontroli dostępu - pracownik obsługi ze smartfonem i aplikacją CONREGO Check-In. Zeskanowanie kodu QR uczestnika w aplikacji pozwala na ustalenie, czy ma on prawo wstępu na salę oraz odnotowanie czasu wejścia i wyjścia. Jeśli liczba miejsc na sali jest ograniczona, system również tego dopilnuje.
  4. Po wydarzeniu, organizator ma dostęp do raportów frekwencji (łącznie z listą obecnych i nieobecnych) oraz zainteresowania poszczególnymi punktami agendy.

Jak skutecznie zorganizować wydarzenie?

Pobierz bezpłatny poradnik dla event managerów, którym zależy na sprawnej obsłudze uczestników!

Nasz poradnik pomoże Ci odpowiedzieć na następujące pytania: