Dobre pierwsze wrażenie
Sprawna obsługa recepcji jest kluczowa, ponieważ to właśnie podczas niej ma miejsce pierwszy kontakt uczestnika z organizatorem. Naszą obsługę zawsze dostosowujemy do potrzeb wynikających ze specyfiki wydarzenia.
Modele recepcji
Wyróżniamy dwa podstawowe modele obsługi recepcji podczas konferencji, kongresów i innych wydarzeń:
- manualna - recepcjonistki odnotowują obecność uczestników za pomocą modułu Recepcja systemu CONREGO. W tym przypadku konieczna jest manualna identyfikacja uczestników. Oznacza to, że recepcjonistka wyszukuje uczestnika w bazie aplikacji i potwierdza jego obecność jednym kliknięciem;
- półautomatyczna - w przypadku większych wydarzeń lub mocno ograniczonego czasu pracy recepcji najlepiej sprawdzi się metoda oparta o zastosowanie wejściówek z unikalnymi kodami QR (lub kreskowymi). Na kilka dni przed wydarzeniem wysyłamy do grona zaproszonych gości wygenerowane z poziomu aplikacji CONREGO wejściówki w postaci dokumentów PDF. Uczestnik przy stanowisku recepcyjnym proszony jest o okazanie wejściówki wydrukowanej lub otwartej na ekranie smartfona. Recepcjonistka za pomocą czytnika kodów QR skanuje wejściówkę i po oznaczeniu obecności wydaje uczestnikowi właściwy identyfikator. Skanowanie automatycznie identyfikuje uczestnika, a system odnotowuje jego obecność na terenie obiektu konferencyjnego.
Opcje współpracy
Nasz zespół może zaoferować wsparcie obsługi recepcji na różnym poziomie zaangażowania:
Dostarczamy oprogramowanie w postaci modułu Recepcja, który:
- korzysta z bazy uczestników wypełnionej danymi przez system rejestracji,
- może pracować w oparciu o dane uczestników zaimportowane z pliku XLS dostarczonego przez organizatora.
Dostarczamy sprzęt w postaci:
- laptopów, na których uruchomimy dostęp do modułu recepcyjnego,
- czytników kodów QR, które posłużą do skanowania kodów na wejściówkach lub identyfikatorach w celu identyfikacji i oznaczenia obecności uczestnika,
- drukarek termicznych umożliwiających druk etykiet samoprzylepnych (w formatach 62 x 100 mm lub 38 x 90 mm), które estetycznie personalizują właściwe identyfikatory.
Podczas wydarzeń odbywających się w plenerze (lub innych lokalizacjach) z ograniczonym lub bez dostępu do internetu możemy uruchomić serwer sieci lokalnej. Pozwoli on na pracę stanowisk recepcyjnych, gdy niemożliwe jest połączenie z internetem.
Zapewniamy wsparcie techniczne podczas pracy stanowisk recepcyjnych i przygotowujemy do pracy z systemem hostessy, które:
- zatrudnia organizator,
- zatrudnia CONREGO.
Identyfikatory
Na podstawie danych zgromadzonych w systemie CONREGO, za pomocą Generatora PDF przygotowujemy dla organizatorów pliki do druku identyfikatorów, które wystarczy dostarczyć do preferowanej drukarni. Personalizacja identyfikatorów może jednak odbyć się na dwa sposoby:
- w drukarni - personalizacja identyfikatorów odbywa się przed wydarzeniem w podczas druku zleconego w drukarni;
- za pomocą drukarek termicznych - personalizacja identyfikatorów w trakcie wydarzenia za pomocą drukarki termicznej polega na drukowaniu etykiet samoprzylepnych, które posłużą do personalizacji identyfkatorów in blanco wyprodukowanych w drukarni.