Rejestracja na konferencje

Nasz zespół przygotuje system rejestracji w pełni dostosowany do Twoich potrzeb. Dzięki elastyczności systemu CONREGO możemy opracować formularz rejestracji uczestników dopasowany do wydarzenia, oferowanych opcji oraz docelowej grupy uczestników.

Kategorie uczestników

Dość często organizacja wydarzenia wymusza na organizatorach podział uczestników na kategorie (np. uczestnik, wykładowca, sponsor, prasa). Podział jest zwykle niezbędny ze względu na rangę wydarzenia, cele logistyczne lub budżetowe. Nasze oprogramowanie do organizacji konferencji umożliwia nie tylko stworzenie dowolnej liczby kategorii, ale również nałożenie na każdą z nich limitu rejestrujących się osób. Pozwala to uniknąć nadwyżkowych rejestracji z wybranej kategorii i kontrolować całkowitą liczbę zgłoszeń.

Etapy rejestracji

Proces rejestracji w systemie CONREGO dzieli się na etapy, których część jest opcjonalna (*):

Nasz zespół może zmodyfikować dowolny etap, a także ich kolejność. Na życzenie organizatora możemy także dodawać nowe etapy lub tworzyć etapy warunkowe, dostępne po spełnieniu określonych kryteriów (np. szczególna kategoria uczestnictwa).

Formularz danych osobowych i preferencji uczestnika

Formularz do rejestracji uczestników może przybrać dowolny kształt. System CONREGO umożliwia kontrolę widoczności wybranych pól formularza oraz konieczność ich uzupełnienia, by móc kontynuować rejestrację. Dostępne funkcje umożliwiają także budowę formularza warunkowego. Oznacza to, że formularz rejestracyjny może być inny dla różnych kategorii uczestników lub zmieniać się na bieżąco – w zależności od dokonanych przez uczestnika wyborów.

Wybór opcji uczestnictwa, wydarzeń i usług kluczowych

Organizator określa opcje wyboru dostępne dla uczestnika poprzez wprowadzenie do systemu rejestracji kolejnych punktów w programie wydarzenia. Dla każdego z punktów programu można przypisać: opis, obiekt, prelegenta oraz kategorię (np. wykład, sesja posterowa). Kolejne punkty programu wydarzenia mogą zostać podzielone na zakładki według dni lub sesji tematycznych.

Rezerwacja noclegu na podstawie listy dostępnych obiektów

CONREGO oferuje możliwość wprowadzenia do procesu rejestracji obiektów bazy noclegowej. Funkcja umożliwia przypisanie im szeregu parametrów (np. adres, koordynaty Google Maps, typy pokojów), określenie limitów pokojów oraz ich dostępności w danym terminie.

Podsumowanie rejestracji

Strona podsumowania stanowi dla uczestnika źródło informacji o przebiegu rejestracji: wprowadzonych danych osobowych, wybranej agendzie i noclegach. Na tym etapie uczestnik może samodzielnie skorygować dane wprowadzone przez niego do systemu. Treść podsumowania jest w pełni konfigurowalna.

Potwierdzenie rejestracji i wysyłka wiadomości potwierdzającej

Uczestnik, który potwierdził swoją rejestrację na etapie podsumowania otrzyma stosowne potwierdzenie. Przebieg i rezultat tego etapu jest zależny od rodzaju rejestracji i procesu biznesowego. Możliwości systemu obrazują trzy przykładowe procedury:

a) Rejestracja bezpłatna – uczestnik zostaje przekierowany na stronę z podziękowaniem za rejestrację i otrzymuje potwierdzenie rejestracji e-mailem i/lub SMSem,

b) Rejestracja płatna (zwykły przelew) – uczestnik zostaje przekierowany na stronę z podziękowaniem za zakończoną rejestrację i otrzymuje e-mailem i/lub SMSem potwierdzenie rejestracji. Do wiadomości e-mail dołączona jest faktura pro forma opiewającą na kwotę rejestracji,

c) Rejestracja płatna (płatności online) – uczestnik zostaje przekierowany na stronę agenta rozliczeniowego i realizuje transakcję, po zakończeniu której zostaje automatycznie przekierowany na stronę z podziękowaniem za zakończoną rejestrację i otrzymuje e-mailem i/lub SMSem potwierdzenie rejestracji. Do wiadomości e-mail dołączona jest faktura VAT.

Istnieje wiele zastosowań i procesów, które może obsłużyć system rejestracji CONREGO. Jesteśmy w stanie sprostać dowolnym oczekiwaniom i precyzyjnie dostosować system zarządzania eventem do potrzeb organizatorów dowolnego wydarzenia.

Przy współpracy w modelu Enterprise pomożemy Ci: