5 problemów, których chcesz uniknąć podczas recepcji konferencyjnej

Recepcja to dla uczestników moment pierwszego spotkania z wydarzeniem i jego organizatorem. To jak pierwsze wrażenie – możesz wywrzeć je pozytywne albo negatywne… W dzisiejszym artykule dowiesz się, co zrobić, by uniknąć tego drugiego!

5 problemów, których chcesz uniknąć podczas recepcji konferencyjnej

To żadna tajemnica – recepcja jest jednym z najważniejszych aspektów wydarzenia. Gdy uczestnicy po raz pierwszy pojawiają się na miejscu, doświadczenie, które zdobywają w trakcie odprawy, może wpłynąć na odbiór całej imprezy. Jeśli muszą czekać w długich kolejkach lub nie wiedzą, dokąd się udać, stworzy to negatywne wrażenie, które będzie im towarzyszyć przez resztę eventu.

Poniżej przedstawiamy pięć najczęściej pojawiających się podczas recepcji problemów oraz gotowe rozwiązania na to, jak ich uniknąć.

1. Intruzi

Niespodziewani intruzi wdzierający się na Twoje wydarzenie… Czy może być coś gorszego? Pomijając oczywiste kwestie bezpieczeństwa, co jeśli nie będziesz mógł ich pomieścić? Z pewnością odbije się to na wizerunku wydarzenia. Co w takiej sytuacji zrobić?

Najlepszym sposobem, aby temu zapobiec, są odpowiednie zapisy regulaminu zamieszczonego na stronie internetowej wydarzenia oraz skuteczna identyfikacja uczestników. Oprócz tego upewnij się, że posiadasz odpowiednią liczbę stanowisk recepcyjnych, które w krótkim czasie potrafią obsłużyć wymaganą liczbę gości.

Identyfikacja uczestników wymaga posiadania ich danych, którymi można zasilić bazę systemu umożliwiającego obsługę recepcji podczas wydarzenia. Dane uczestników mogą zostać do bazy zaimportowane (np. z tabel w plikach MS Excel) lub możesz je pozyskać od uczestników rejestrujących się samodzielnie przez system rejestracji online.

2. Zamieszanie z identyfikatorami

Planujesz wyłożyć wydrukowane identyfikatory konferencyjne, by każdy gość musiał odszukać swoje nazwisko? Przed wdrożeniem takiego rozwiązania pomyśl, ile czasu każdy z nich poświęci na szukanie. A jeśli dojdzie do pomyłki i identyfikator zostanie umieszczony w złym miejscu? Wówczas ten czas wydłuży się, a możliwe także, że cała sytuacja będzie wymagała interwencji Twoich pracowników.

Znacznie lepszym rozwiązaniem jest inwestycja w drukarkę, dzięki której umożliwisz wydruk etykiet samoprzylepnych z danymi uczestnika. Etykieta klejona do plakietki tworzy gotowy identyfikator. To naprawdę skuteczne usprawnienie pracy recepcji konferencyjnej!

Zobacz jak wygląda to w praktyce:

3. Zagubieni uczestnicy

Wyobraź sobie: zagubieni, zdezorientowani uczestnicy, którzy nie mają pojęcia, dokąd się udać. Co w tej sytuacji zawiniło?

Po pierwsze, niewystarczające oznakowanie obiektu lub brak odpowiednio przeszkolonego personelu. Uczestnicy powinni wiedzieć, dokąd się udać, zaraz po dotarciu na imprezę. Jeśli uważasz, że oznakowanie to za mało, niech Twoi ludzie pokierują ruchem.

Po drugie, problem może wynikać z niejednoznacznych lub niewystarczających oznaczeń stolików recepcyjnych. Jeśli planujesz podzielić stanowiska według liter alfabetu, najpierw upewnij się, że nie ma najmniejszej wątpliwości co do tego, którego stolika dotyczy dane oznaczenie.

Może wydawać się to banalne, ale zaniedbanie oznakowania jest w stanie doprowadzić do naprawdę fatalnych skutków. Nie pozwól więc, aby uczestnicy frustrowali się przez jedno Twoje niedopatrzenie.

4. Zagubione bilety

Sądzisz, że jeśli goście dysponują biletami w formie elektronicznej, to ich nie zgubią? Niestety, takie scenariusze zdarzają się częściej niż powinny…

Zagubienie elektronicznych biletów jest szczególnie prawdopodobne, jeśli rozpocząłeś sprzedaż z dużym wyprzedzeniem. Przecież nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której uczestnicy mają problem z odnalezieniem właściwego maila pod stertą innych, nowszych wiadomości.

Wbudowany w CONREGO moduł wysyłki mailingów do uczestników eventu, umożliwia przygotowanie i dystrybucję wiadomości e-mail z załączonym biletem cyfrowym lub wejściówką. Wystarczy, że wyślesz je w odpowiednim czasie przed rozpoczęciem wydarzenia i drukowanie masz już z głowy!

5. Instrukcje na papierze

Rozważasz rozdawanie podczas recepcji ulotek, broszur albo innych sponsorowanych materiałów? Przemyśl, czy jest sens spowalniać w ten sposób przepływ gości… zwłaszcza że istnieje możliwość dostarczenia tych treści w formie cyfrowej wraz z biletami. Wówczas będą łatwo dostępne, a ryzyko ich zgubienia się zmniejszy.

Sprzedaż biletów online to nie koniec możliwości jakie oferuje program do obsługi konferencji. Możesz spróbować sprzedawać produkty i usługi VIP, które sprawią, że cała impreza jeszcze mocniej zapadnie w pamięć. Zawsze pamiętaj również o przypomnieniach e-mail zawierających bilety, aby uczestnicy byli lepiej przygotowani do szybkiego check-in.

Dobrze przemyślana komunikacja przed i w trakcie wydarzenia może wzmocnić więź uczestnika z marką wydarzenia i zwiększyć sprzedaż.


Więcej informacji o przepustowości stanowisk recepcyjnych i obsłudze uczestników podczas recepcji konferencyjnej znajdziesz w innym artykule: Jak przygotować skuteczną recepcję konferencyjną?.

Tomasz Chrościechowski