Jak przygotować skuteczną recepcję konferencyjną?

Organizatorzy wydarzeń regularnie zadają pytania dotyczące napotykanych w pracy problemów. Jedną z najczęściej pojawiających się wątpliwości jest kwestia prawidłowej obsługi recepcji. Jak przygotować stanowiska recepcyjne?

Jak przygotować skuteczną recepcję konferencyjną?

Podczas recepcji witamy uczestników eventu, jest to więc ich pierwszy osobisty kontakt z organizatorem. Musimy zadbać o pierwsze wrażenie – recepcja w bezpośredni i natychmiastowy sposób rzutuje na postrzeganie całego wydarzenia. W tym wpisie opiszę rozwiązania, dzięki którym wywrze ona na uczestnikach jak najlepsze wrażenie.

Wizerunek i właściwe oznakowanie

Prawdą jest, że wizerunek w dużej mierze zależy od budżetu, jakim się dysponuje. Limitowane środki nie wykluczają jednak możliwości zastosowania prostych, lecz skutecznych rozwiązań. Jeśli na przykład nie jesteś w stanie zaopatrzyć się w wysokiej klasy umeblowanie, możesz skorzystać ze zwykłych lad przykrytych suknem o jednolitej barwie. Jeżeli natomiast nie ogranicza cię budżet, warto abyś zadbał o zabudowę obrandowaną zgodnie z systemem identyfikacji organizatora.

W przypadku gdy recepcja ma obsłużyć gości podzielonych według kategorii lub alfabetu, musisz pamiętać o właściwym oznakowaniu stanowisk. W miarę możliwości rozlokuj je tak, aby uczestnicy mogli swobodnie się między nimi przemieszczać, nie przeszkadzając sobie nawzajem.

Jeżeli przygotowujesz duże wydarzenie, dobrym pomysłem jest tak zwana recepcja boczna, czyli ustawienie lad recepcyjnych w sposób, który umożliwia tworzenie przejść pomiędzy strefą przed i za recepcją. Taki model recepcji przypomina odprawę paszportową na niektórych lotniskach i jest tam stosowany właśnie ze względu na przepustowość oraz łatwą kontrolę ruchu. W przypadku recepcji liniowej (lady ustawione w jednej linii) zastosuj słupki z taśmami odgradzającymi.

Przeszkolony personel recepcyjny

Właściwe przygotowanie personelu recepcyjnego to przede wszystkim przeszkolenie go w zakresie programu wydarzenia oraz orientacji w miejscu, w którym się ono odbywa. Pytania o lokalizację szatni, toalety i parkingu są tak powszechne, że niewiedza personelu podczas udzielania na nie odpowiedzi jest niedopuszczalna.

Jeśli w ramach recepcji stosowany jest system informatyczny, pamiętaj, że jakkolwiek łatwy nie byłby on w obsłudze, należy się upewnić, że wszyscy pracownicy potrafią skorzystać z jego funkcji. Podczas recepcji, oprócz odnotowania obecności, możesz zaplanować także wydawanie materiałów konferencyjnych. W takiej sytuacji powinieneś rozważyć przypisanie dwóch osób do każdego stanowiska. Pierwsza osoba zajmie się powitaniem uczestnika i oznaczeniem obecności, natomiast druga przekaże do jego rąk pakiet materiałów powitalnych. Z punktu widzenia pojedynczego uczestnika liczy się każda sekunda.

Dostateczna przepustowość stanowiska

Na przepustowość stanowiska ma wpływ właściwy podział stanowisk oraz metodologia ich pracy. Metodologia pracy to czynnik, który trudno optymalizować, stosując tradycyjne narzędzia pracy w postaci kartki papieru i długopisu. Z pomocą jak zwykle przychodzi zaawansowana technologia – oprogramowanie, które zostało zaprojektowane w taki sposób, aby stanowiska recepcyjne nie trwoniły cennego czasu. Dzięki temu możliwa staje się redukcja liczby stanowisk, a co za tym idzie – kosztów. Oprogramowanie, które ułatwia i przyspiesza pracę recepcji konferencyjnej powinno udostępniać funkcje takie jak:

Nawet manualne wyszukiwanie danych i obsługa wyżej wymienionych funkcjonalności za pomocą klawiatury jest już znacznym przyspieszeniem. Aby jednak pójść o krok dalej w kwestii identyfikacji i oznaczania obecności, należy zastosować dedykowane oprogramowanie do obsługi konferencji, która umożliwia:


Dzięki takiemu rozwiązaniu Twoja recepcja będzie działać w następujący sposób:

  1. Uczestnik pojawia się w dniu konferencji z wydrukowaną wejściówką (na której widnieje kod QR) lub prezentuje kod QR przesłany mailem,

  2. Hostessa, witając gościa, skanuje kod QR za pomocą czytnika podłączonego do laptopa, na którym uruchomiona jest przeglądarka internetowa oraz aplikacja do obsługi recepcji,

  3. Na ekranie komputera pojawiają się pełne dane uczestnika; jest on automatycznie oznaczony jako obecny, a hostessa może wydać uczestnikowi identyfkator (wcześniej przygotowany lub wydrukować go na miejscu).

Całość trwa maksymalnie 10 sekund, włączając w to czas na znalezienie identyfikatora.


Jeśli nie planujesz wydawać identyfikatorów lub identyfikatorem jest wejściówka to czas obsługi uczestnika możesz zredukować do kilku sekund stosując aplikację mobilną CONREGO Check-In. W takim scenariuszu potrzebujesz jedynie sprawnych smartfonów!

Recepcja uczestników eventu to jeden z tych procesów, który można i należy stale doskonalić. Na tym polu sprawdziliśmy mnóstwo metod i cieszę się, że mogę się podzielić z Tobą naszym doświadczeniem.

Jeśli poszukujesz wsparcia na wyższym poziomie, czyli nie tylko oprogramowania, ale także sprzętu i zespołu, który zadba o przeszkolenie hostess i sprawny przebieg obsługi uczestników w dniu wydarzenia to wiedz, że od dekady oferujemy kompleksową obsługę recepcji uczestników eventu.

Tomasz Chrościechowski