9 pytań, które musisz sobie zadać przed organizacją wydarzenia

Rozejrzyj się. Jesteś tu po raz pierwszy? Nic nie szkodzi! Mamy dla Ciebie mnóstwo wskazówek i porad, dzięki którym szybko osiągniesz biegłość w organizacji wydarzeń.

9 pytań, które musisz sobie zadać przed organizacją wydarzenia

Poniższy tekst to swego rodzaju drogowskaz. Przedstawiamy w nim wszystkie najważniejsze etapy organizacji eventu i udostępniamy linki do artykułów rozwijających poszczególne tematy. To baza wiedzy, która pomoże Ci zrozumieć strukturę pracy przy eventach od podszewki!

Od czego jednak zacząć? Przede wszystkim musisz odpowiedzieć sobie na szereg pytań związanych z organizowanym przez Ciebie wydarzeniem. Jeśli skategoryzujesz wszystkie zagadnienia i przystąpisz do pracy krok po kroku, wszystko stanie się o wiele łatwiejsze. Zacznijmy!

1. Jakie wydarzenie organizujesz?

Niech nie zwiedzie Cię prostota tego pytania. Kryje się w nim kilka niezwykle istotnych kwestii, bez rozważenia których nie powinieneś przystępować do organizacji swojego eventu.

Czy wydarzenie jest jednorazowe, czy cykliczne? Krajowe czy międzynarodowe? Czy uczestnictwo w nim jest płatne? Od odpowiedzi na poszczególne pytania zależy to, w jaki sposób powinno się rozpocząć przygotowania.

Przykład: uczestnictwo jest płatne, a goście międzynarodowi. W takim wypadku musisz wziąć pod uwagę płatności w obcych walutach. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule Jakie metody płatności wykorzystać w sprzedaży wejściówek na wydarzenia. Z kolei jeśli planujesz otworzyć jednocześnie rejestrację płatną i bezpłatną, przydatne będą wskazówki zawarte w artykule Rejestracja uczestników równolegle płatna i bezpłatna.

2. Na kiedy planujesz uruchomienie rejestracji?

Wiesz już, kiedy otworzyć i zakończyć proces rejestracji? Czy masz zaplanowane kilka dodatkowych dni na testy systemu rejestracji uczestników (np. systemu CONREGO), strony internetowej wydarzenia, stron społecznościowych?

Uwaga! Na tym etapie polecamy zapoznać się z artykułem Jak zmotywować uczestników wydarzenia do wczesnej rejestracji. Prawidłowo i szybko przeprowadzony proces rejestracyjny sprawi, że będzie można od razu przystąpić do kolejnych działań.

3. Jak planujesz przechowywać dane, które Ci powierzono?

Nie zapominaj o ustawodawstwie nakazującym ochronę danych i przedsięwzięciu odpowiednich środków, aby je zabezpieczyć. Na etapie rejestracji powinieneś udostępnić do akceptacji regulamin oraz wszelkie klauzule informujące o metodach i celu przetwarzania danych osobowych.

Warto też zapoznać się z treścią poradnika, który przygotowaliśmy, żeby ułatwić Ci spełnienie wymagań stawianych przez RODO:

4. Jak zamierzasz promować wydarzenie?

Wydarzenie nie sprzeda się samo – musisz mu w tym pomóc. W tym celu powinieneś podjąć środki, które skutecznie zachęcą odbiorców do skorzystania z Twojej oferty. Aby Ci to ułatwić, przygotowaliśmy kilka niezbędnych porad. Znajdziesz je pod następującymi linkami:

Tym sposobem dotarliśmy do momentu rozpoczęcia wydarzenia.

5. Jak obsłużysz gości w trakcie wydarzenia?

Jeżeli zamierzasz obsłużyć recepcję za pomocą aplikacji online, musisz zadbać o dostęp do internetu. Rada zawsze jest jedna: testuj sieć podczas wizji lokalnej, niezależnie od tego, czy jest to impreza plenerowa czy wnętrze nowoczesnego obiektu. Więcej przydatnych informacji znajdziesz w artykule Jak sprawdzić jakość połączenia z siecią w obiektach konferencyjnych.

6. Czy wiesz już, ile stanowisk recepcyjnych udostępnisz?

Jeśli rozpatrujesz wariant tradycyjnego oznaczania obecności na wcześniej wydrukowanych listach, musisz oszacować średni czas obsługi pojedynczego uczestnika i ustalić czas, przez jaki recepcja musi obsłużyć wszystkich gości. Szczegóły w tym temacie prezentujemy w artykule Skuteczna recepcja uczestników konferencji.

7. Planujesz wydawać identyfikatory?

Temat identyfikatorów jest wyjątkowo złożony. Istnieje mnóstwo opcji, przy czym te najefektywniejsze to:

Wszystkie najważniejsze opcje wraz z omówieniem znajdziesz w artykule Identyfikatory dla uczestników konferencji i kongresów.

My w CONREGO opracowaliśmy metodę polegającą na dostarczeniu uczestnikowi wejściówki w wersji elektronicznej (PDF w formacie A4). Jej projekt uwzględnia łamanie do formatu A6. Dzięki temu po wydrukowaniu uzyskujemy dwustronny identyfikator oferujący informację o uczestniku oraz spersonalizowaną agendę wydarzeń, na które dokonał rejestracji. Więcej przeczytasz we wpisie Jak obniżyć koszty przygotowania identyfikatorów do minimum.

8. Jakim sprzętem do obsługi recepcji dysponujesz?

Jeżeli chcesz, aby recepcja wykorzystywała skanowanie kodów QR lub kreskowych, musisz uwzględnić smartfony lub połączenie komputerów oraz czytników. Jaki sprzęt będzie najlepszy? Więcej o tym, jaki sprzęt rekomendujemy, przeczytasz w naszym artykule Jaki sprzęt wybrać do kontroli dostępu i recepcji wydarzenia.

9. Czy masz pewność, że wszystko zostało dopięte na ostatni guzik?

Aby pozbyć się tych i podobnych wątpliwości, polecamy zapoznać się z pełną wersja naszego poradnika dostępną poniżej. Znajdziesz w nim niepublikowane wcześniej szczegóły i porady. Zapraszamy także do regularnego odwiedzania naszego bloga, na którym co tydzień znajdziesz nowy materiał i niezawodne wskazówki.



Teraz dysponujesz teorią, a zatem pozostaje tylko przekuć ją w praktykę. Powodzenia!

Tomasz Chrościechowski