Obsługa rejestracji w wariancie płatnym lub bezpłatnym jest relatywnie łatwa, ponieważ większość systemów rejestracji udostępnia obie metody. Nie każde rozwiązanie pozwala jednak na stosowanie obu typów rejestracji jednocześnie. Należy mieć także na uwadze, że stopień komplikacji, jaki towarzyszy przygotowaniu narzędzia do obsługi takiego procesu, jest dość wysoki.
Zanim podejmiesz decyzję o wyborze systemu rejestracji do obsługi swojej konferencji lub kongresu, dowiedz się, w jaki sposób rozwiązana jest ta kwestia. Z mojego doświadczenia wynika, że problem rejestracji uczestników równolegle płatnej i bezpłatnej można rozwiązać, wykorzystując trzy poniższe sposoby.
Rodzaje uczestnictwa
Dobrze zaprojektowany system rejestracji umożliwi zastosowanie podziału uczestników na kategorie. Podział stosujemy w przypadku, gdy w zależności od typu uczestnika oferujemy inne warunki uczestnictwa. System rejestracji powinien umożliwić organizatorowi wydarzenia przypisanie do każdego z ustalonych rodzajów uczestnictwa różnych stawek cenowych i innych warunków, które pozwolą na wygodną i bezpieczną rejestrację.
Przykład
W konferencji uczestniczą:
- słuchacze (opłata w wysokości 1000 PLN),
- członkowie organizacji (opłata w wysokości 500 PLN),
- dziennikarze (rejestrują się bezpłatnie).
Rozwiązanie
Potrzebujesz formularza zgłoszeniowego umożliwiającego obsługę trzech rodzajów uczestnictwa, dla których będzie można przypisać różne stawki. Ponadto w formularzu dla dziennikarzy powinna być możliwość ukrycia sekcji pól z danymi do faktury, by nie prosić tego typu uczestnika o informacje, które są zbędne.
Kody uczestnika (zaproszeniowe)
Dzięki rodzajom uczestnictwa obsłużysz różne kategorie uczestników. Nie wykluczysz jednak sytuacji, w której ktoś podszywa się pod dziennikarza, by skorzystać z bezpłatnej rejestracji. Z pomocą przyjdzie system rejestracji, który pozwala na wykorzystanie w procesie rejestracji kodów zaproszeniowych. CONREGO posiada rozwiązanie pozwalające na zastosowanie haseł, które odblokowują formularz rejestracji dla wybranych rodzajów uczestnictwa. Dzięki temu na wybrane rodzaje uczestnictwa zarejestrują się tylko te osoby, które otrzymają kod zaproszeniowy. Kody zaproszeniowe mogą zostać wykorzystane na dwa sposoby:
- odblokowanie rejestracji pojedynczego uczestnika (przypisujemy je do osób na etapie importu danych do systemu w celu wysyłki zaproszeń. Kod jest jednorazowy, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie),
- odblokowanie wybranego rodzaju uczestnictwa (w tym przypadku dystrybucja jest łatwiejsza, ponieważ na jeden rodzaj uczestnictwa przypada jeden kod. Niestety, jest to rozwiązanie mniej szczelne).
Kody rabatowe
Zdarza się, że musisz posłużyć się rodzajami uczestnictwa z innych powodów niż tylko kontrola kosztów uczestnictwa. Jeśli niezależnie od tych powodów zróżnicowanie stawek lub zastosowanie stawek zerowych dla wybranych osób jest konieczne, z pomocą przyjdzie funkcjonalność umożliwiająca stosowanie kodów rabatowych. Pole formularza rejestracyjnego przeznaczone na wprowadzenie kodu powinno aplikować upust w sposób automatyczny.
W aplikacji CONREGO kody rabatowe obsługiwane są przez rozbudowany, lecz wygodny w obsłudze mechanizm z poziomu ustawień płatności dostępnego we wszystkich planach abonamentowych.
Przedstawiłem najlepsze metody rozwiązywania problemu płatnych i bezpłatnych rejestracji równolegle w ramach jednego procesu rejestracji za pomocą rodzajów uczestnictwa, kodów zaproszeniowych i kodów rabatowych. Przypisanie stawek może się jednak okazać niewystarczające.
Wyobraźmy sobie, że podzieliliśmy uczestników na dwie grupy:
- A. zgłoszenia płatne,
- B. zgłoszenia bezpłatne.
W przeciwieństwie do grupy B, w przypadku grupy A proces rejestracji powinien zwykle uwzględniać możliwość wyboru metody płatności i podania danych do faktury VAT.
Zanim więc dokonasz wyboru systemu rejestracji, który pomoże Ci w organizacji Twojego wydarzenia, sprawdź, czy posiada on możliwość stosowania warunków zależnych od tego, czy uczestnik będzie musiał uiścić opłatę, czy też będzie z niej zwolniony.
Rodzaje uczestnictwa
Po raz kolejny z pomocą przyjdą nam wspomniane wcześniej rodzaje uczestnictwa. W aplikacji CONREGO umożliwiają one dynamiczną zmianę kształtu formularza rejestracyjnego. W formularzu dla uczestnika zwolnionego z opłaty możemy ukryć sekcje z polami danych do faktury VAT, metodami płatności, a w samej agendzie ukryć cennik opłat. Tym sposobem zapewniamy uczestnikowi czytelny i nienastręczający wątpliwości formularz.
Statusy rejestracji
Obsługa równoległej rejestracji płatnej i bezpłatnej musi być wygodna nie tylko dla uczestnika, ale także administratora. Właściwie zaprojektowany system rejestracji pozwoli na kontrolę statusów zgłoszeń. Na przykładzie aplikacji CONREGO wyróżniamy trzy podstawowe z punktu widzenia rozliczeń z uczestnikami statusy:
- Zakończona – taki status przypisywany jest uczestnikom, którzy poprawnie zakończyli rejestrację bezpłatną.
- Nieopłacona – jest to status końcowy dla:
– poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał metodę płatności zwykłym przelewem,
– poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał płatność elektroniczną opartą o integrację z jedną z bramek operatorów płatności, lecz transakcja nie została zakończona poprawnie lub nadal oczekuje na autoryzację.
Jeśli rejestracji został nadany status nieopłacona, to zapewne uczestnik otrzymał wiadomość z potwierdzeniem rejestracji (etap VI) i załączoną fakturą pro forma. - Opłacona – końcowy status dla poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał płatność elektroniczną opartą o integrację z jedną z bramek operatorów płatności i transakcja została sfinalizowana. Status ten można także nadać manualnie uczestnikowi, który rozliczył rejestrację przelewem na konto bankowe.
Mam nadzieję, że rozwiązania, które opisałem, pomogą Ci w skutecznym planowaniu procesu rejestracji i codziennej pracy z uczestnikami.
Tomasz Chrościechowski