Rejestracja uczestników równolegle płatna i bezpłatna

Organizatorzy często poszukują rozwiązania pozwalającego uruchomić rejestrację na wydarzenie płatne, chcąc jednocześnie umożliwić pewnej grupie gości rejestrację bezpłatną.

Rejestracja uczestników równolegle płatna i bezpłatna

Obsługa rejestracji w wariancie płatnym lub bezpłatnym jest relatywnie łatwa, ponieważ większość systemów rejestracji udostępnia obie metody. Nie każde rozwiązanie pozwala jednak na stosowanie obu typów rejestracji jednocześnie. Należy mieć także na uwadze, że stopień komplikacji, jaki towarzyszy przygotowaniu narzędzia do obsługi takiego procesu, jest dość wysoki.

Zanim podejmiesz decyzję o wyborze system rejestracji online na konferencję lub kongres, dowiedz się, w jaki sposób rozwiązana jest ta kwestia. Z mojego doświadczenia wynika, że problem rejestracji uczestników równolegle płatnej i bezpłatnej można rozwiązać, wykorzystując trzy poniższe sposoby.

Rodzaje uczestnictwa

Dobrze zaprojektowany system rejestracji umożliwi zastosowanie podziału uczestników na kategorie. Podział stosujemy w przypadku, gdy w zależności od typu uczestnika oferujemy inne warunki uczestnictwa. System rejestracji powinien umożliwić organizatorowi wydarzenia przypisanie do każdego z ustalonych rodzajów uczestnictwa różnych stawek cenowych i innych warunków, które pozwolą na wygodną i bezpieczną rejestrację.

Przykład

W konferencji uczestniczą:

Rozwiązanie

Potrzebujesz formularz rejestracyjny umożliwiający obsługę trzech rodzajów uczestnictwa, dla których będzie można przypisać różne stawki. Ponadto w formularzu dla dziennikarzy powinna być możliwość ukrycia sekcji pól z danymi do faktury, by nie prosić tego typu uczestnika o informacje, które są zbędne.

Kody uczestnika (zaproszeniowe)

Dzięki rodzajom uczestnictwa obsłużysz różne kategorie uczestników. Nie wykluczysz jednak sytuacji, w której ktoś podszywa się pod dziennikarza, by skorzystać z bezpłatnej rejestracji. Z pomocą przyjdzie system rejestracji, który pozwala na wykorzystanie w procesie rejestracji kodów zaproszeniowych. CONREGO posiada rozwiązanie pozwalające na zastosowanie haseł, które odblokowują formularz zgłoszeniowy dla wybranych rodzajów uczestnictwa. Dzięki temu na wybrane rodzaje uczestnictwa zarejestrują się tylko te osoby, które otrzymają kod zaproszeniowy. Kody zaproszeniowe mogą zostać wykorzystane na dwa sposoby:

Kody rabatowe

Zdarza się, że musisz posłużyć się rodzajami uczestnictwa z innych powodów niż tylko kontrola kosztów uczestnictwa. Jeśli niezależnie od tych powodów zróżnicowanie stawek lub zastosowanie stawek zerowych dla wybranych osób jest konieczne, z pomocą przyjdzie funkcjonalność umożliwiająca stosowanie kodów rabatowych. Pole formularza rejestracyjnego przeznaczone na wprowadzenie kodu powinno aplikować upust w sposób automatyczny.

W aplikacji CONREGO kody rabatowe obsługiwane są za pomocą rozbudowanego, lecz wygodnego w obsłudze mechanizmu obsługi sprzedaży biletów dostępnego we wszystkich planach abonamentowych.

Przedstawiłem najlepsze metody rozwiązywania problemu płatnych i bezpłatnych rejestracji równolegle w ramach jednego procesu rejestracji za pomocą rodzajów uczestnictwa, kodów zaproszeniowych i kodów rabatowych. Przypisanie stawek może się jednak okazać niewystarczające.

Wyobraźmy sobie, że podzieliliśmy uczestników na dwie grupy: A. zgłoszenia płatne, B. zgłoszenia bezpłatne.

W przeciwieństwie do grupy B, dla grupy A proces rejestracji powinien zwykle uwzględniać możliwość wyboru metody płatności i podania danych do faktury VAT.

Zanim więc dokonasz wyboru systemu rejestracji, który pomoże Ci w organizacji Twojego eventu, sprawdź, czy posiada on możliwość stosowania warunków zależnych od tego, czy uczestnik będzie musiał uiścić opłatę, czy też będzie z niej zwolniony.

Rodzaje uczestnictwa

Po raz kolejny z pomocą przyjdą nam wspomniane wcześniej rodzaje uczestnictwa. W aplikacji CONREGO umożliwiają one dynamiczną zmianę kształtu formularza rejestracyjnego. W formularzu dla uczestnika zwolnionego z opłaty możemy ukryć sekcje z polami danych do faktury VAT, metodami płatności, a w samej agendzie ukryć cennik opłat. Tym sposobem zapewniamy uczestnikowi czytelny i nienastręczający wątpliwości formularz.

Statusy rejestracji

Obsługa równoległej rejestracji płatnej i bezpłatnej musi być wygodna nie tylko dla uczestnika, ale także administratora. Właściwie zaprojektowany system rejestracji pozwoli na kontrolę statusów zgłoszeń. Na przykładzie aplikacji CONREGO wyróżniamy trzy podstawowe z punktu widzenia rozliczeń z uczestnikami statusy:

Mam nadzieję, że rozwiązania, które opisałem, pomogą Ci w skutecznym planowaniu procesu rejestracji i codziennej pracy z uczestnikami.

Tomasz Chrościechowski