W poprzednim wpisie omówiliśmy wybór najlepszych metod płatności za wejściówki na wydarzenie. Kolejnym krokiem jest właściwe księgowanie wpłat – to proces czasochłonny i wymagający wiedzy, tak po stronie organizatora jak i osoby księgującej.
Większość organizatorów skorzysta z usług biur rachunkowych, doradców podatkowych lub powierzy zadanie zatrudnionemu księgowemu. Na przestrzeni 10 lat współpracy z organizatorami wydarzeń widzieliśmy jednak wiele przypadków, które potwierdzają, że żadne z tych rozwiązań nie gwarantuje bezpieczeństwa wobec zmieniających się przepisów podatkowych i nie uchroni ogranizatora przed przykrymi konsekwencjami wnikliwej kontroli z UKS.
Przed dokonaniem wyboru metody księgowania należy zastanowić się, czy priorytetem jest dla nas optymalizacja kosztów pod kątem czasowym, czy finansowym. Warto również ocenić zakres wiedzy i umiejętności własnych oraz współpracowników, aby dowiedzieć się, czy rozważanie samodzielnego zajęcia się księgowaniem znajduje uzasadnienie.
Bezpośrednia sprzedaż wejściówek i biletów jest opłacalna, jeśli dysponujesz zapleczem umożliwiającym samodzielne księgowanie dużej liczby faktur. Wybór tego sposobu wymusza także sytuacja, w której opłata za uczestnictwo jest zwolniona z podatku VAT. Wówczas żaden zewnętrzny podmiot nie może reprezentować Cię jako pośrednik w sprzedaży wejściówek, ponieważ każda faktura wystawiona przez pośrednika będzie opodatkowana stawką VAT wynoszącą aktualnie 23%.
Jeśli zechcesz przyjmować wpłaty innymi metodami niż zwykłe przelewy, będziesz zmuszony podpisać umowę z jedną z działających w Polsce instytucji płatniczych. Cały proces, na który składają się podpisanie umowy i testy platformy, trwa zwykle 2-5 tygodni.
Ogrom czasu pochłonie jednak generowanie dokumentów sprzedażowych i ich prawidłowe księgowanie. W pierwszej kwestii największym ułatwieniem jest system rejestracji uczestników wyposażony w mechanizm generowania faktur pro forma (dołączanych do potwierdzenia rejestracji) i faktur VAT (dołączonych do potwierdzenia transakcji). Automatyzacja tego procesu oszczędzi mnóstwo czasu i energii.
Jeśli sprzedaż, a tym samym księgowanie wpłat zlecasz podmiotom zewnętrznym to musisz liczyć się z tym, że bez względu na charakter Twojego wydarzenia, czy usługi składowe - wszystkie faktury, które trafią do uczestników będą wystawione na stawce VAT 23%. Dla organizatorów konferencji biznesowych nie ma to znaczenia, lecz stowarzyszenia naukowe zwolnione z VAT mogą odczuć negatywny skutek obniżonej frekwencji w związku ze zwiększeniem ceny o 23%. Firmy oferujące pośrednictwo w sprzedaży wejściówek naliczą prowizję, której wysokość zależna będzie od wartości pojedynczej transakcji i ich liczby oraz oferowanych metod płatności. Prowizja pośrednika będzie z pewnością wyższa niż ta, którą nalicza operator płatności (np. Tpay czy PayU), ponieważ to na sprzedawcę spadają obowiązki związane z koniecznością księgowania wpłat.
Największą zaletą współpracy z pośrednikiem jest to, że na koniec miesiąca wystawisz mu jedną fakturę na hurtową sprzedaż wejściówek, które wyprzedał w minionym miesiącu. Redukujesz zatem całą pracę związaną z rozliczeniami, księgowaniem i wynikającą z nich odpowiedzialnością do jednego dokumentu. Dzięki temu możesz skoncentrować się na bieżącej obsłudze uczestników oraz organizacji całego przedsięwzięcia.
Od niemal początku naszej działalności świadczymy usługi pośrednictwa w dystrybucji wejściówek i biletów. Obsługa sprzedaży wejściówek na konferencje przez CONREGO to gwarancja jakości i ogromna oszczędność czasu.
Pro forma nie jest dokumentem księgowym, jest w zasadzie pewnego rodzaju podsumowaniem zamówienia, ofertą. Na tej podstawie część firm funkcjonuje w przekonaniu, że w przypadku faktur pro forma nie ma obowiązku rozliczenia mechanizmem płatności podzielonej (tzw. split-payment). Musisz jednak wiedzieć, że płatność podzielona jest dobrowolna, więc uczestnik lub płatnik zobowiązań uczestnika może opłacić uczestnictwo korzystając z tego mechanizmu, nawet jeśli nie wystawisz od razu faktury VAT, tylko fakturę pro forma. Co więcej, płatność podzielona jest obowiązkowa w przypadku transakcji powyżej 15 000 PLN netto. Stosując split-payment płatnik w opisie przelewu musi jednak zaznaczyć, że wpłata dotyczy zaliczki.
Polecamy lekturę artykułu na stronie ksiegowosc.infor.pl
Spotkaliśmy się wielokrotnie ze stanowiskiem, że faktury VAT wystawiane uczestnikom zagranicznym, którzy biorą udział w wydarzeniach organizowanych na terenie Polski powinny być wystawiane na stawce 0% (nie podlega). Takie stanowisko jest błędne. Uczestnictwo w konferencji na terenie kraju, w którym siedzibę posiada sprzedawca nie jest eksportem usług!. Organizator musi więc stosować taką samą stawkę podatku VAT jak dla uczestników krajowych.
Ciekawy artykuł na ten temat znajdziesz na stronie rp.pl
To pytanie, które powinno się pojawić w sytuacji, gdy rozpoczynamy sprzedaż wejściówek wcześniej niż 45-46 dni przed wydarzeniem. Dlaczego? Otóż w świetle przepisów na wystawienie faktury VAT mamy czas do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła sprzedaż. Można więc przyjąć płatność w dniu 1 lutego i wystawić fakturę z dniem 15 marca. To dość wygodne, ale w przypadku większości wydarzeń sprzedaż rozpoczynamy znacznie wcześniej. W takiej sytuacji mamy dwie możliwości:
W roku 2020 limit uprawniający do zwolnienia od podatku VAT wynosi 200 000 zł. Jeśli planujesz:
Chętnie dzielę się zdobytą wiedzą, lecz należy mieć świadomość paradoksu "stałych zmian" w przepisach podatkowych. Część z moich sugestii może być już nieaktualna, bo ustawodawca wprowadził w życie kolejne zmiany. Zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję, czy to w kwestii metod księgowania czy interpretacji przepisów nie polegaj na opinii jednej osoby - skontaktuj się z Krajową Informacją Podatkową lub wnioskuj o interpretację w Izbie Skarbowej właściwej dla swojego regionu.
Tomasz Chrościechowski