Identyfikatory dla uczestników konferencji i kongresów

Czy wiesz, że identyfikatory stanowią najczęściej wykorzystywaną metodę weryfikacji uczestników wydarzeń?

Identyfikatory dla uczestników konferencji i kongresów

Sprawdzają się między innymi na konferencjach, kongresach czy seminariach. Dla organizatora wydarzeń kluczowy jest wybór rodzaju identyfikatora. Poszczególne typy znacząco się od siebie różnią, dlatego ważne jest, byś wybrał ten najlepszy dla swojego wydarzenia.

Z reguły uczestnicy zostają zaopatrzeni w badge na stanowisku recepcyjnym. O tym, kiedy je przygotować, decyduje organizator. Można to zrobić przed imprezą, zlecając produkcję po zamknięciu rejestracji uczestników, lub umożliwić wydruk na miejscu, w trakcie recepcji.

Decyzja o tym, kiedy wydać badge, wpływa na dostępne metody druku. W dzisiejszym artykule opiszemy po kolei dostępne typy identyfikatorów, a następnie przybliżymy koszty ich produkcji. Sam zdecydujesz, która z metod jest najlepsza dla Twojego wydarzenia.

Identyfikatory papierowe laminowane

To najpopularniejszy rodzaj identyfikatorów. Wykonuje się je z papieru o gramaturze 300 g/m² i wyższej, a następnie powleka laminatem lub lakierem UV. Niestety, ich druk w trakcie eventu nie jest możliwy ze względu na ograniczenia technologiczne. Zastosowanie tego typu identyfikatorów wymaga więc przygotowania wszystkich egzemplarzy jeszcze przed wydarzeniem.

Opcjonalnie możesz założyć druk 10-20% identyfikatorów in blanco, by uzupełniać dane uczestników inną metodą. Druk samych danych przygotujesz poprzez zastosowanie etykiet (patrz Etykiety samoprzylepne). Ewentualnie – jeśli zrezygnujesz z laminatu/UV – do nadruku danych uczestnika możesz zastosować odpowiedni model drukarki laserowej albo atramentowej. Kalibracja druku na drukarkach biurowych jest jednak utrudniona, należy więc stosować możliwie lekki papier (300 g/m² to maksimum, choć wiele drukarek przyjmie nie więcej niż 240-250 g/m²).

Zalety: wysoka jakość, estetyka i niska cena. Koszt nawet najlepszej jakości identyfikatora przy kilkuset sztukach nie powinien wynieść więcej niż 2 PLN netto.

Wady: przy kilkuset uczestnikach to rozwiązanie wymusza zastosowanie podziału stanowisk recepcji na litery alfabetu (pierwsza litera nazwiska uczestnika) lub inne kategorie. Ręczne wyszukiwanie jest czasochłonne i nigdy nie będzie szybsze niż druk na miejscu.

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika nanoszone za pomocą drukarek biurowych, drukarek etykiet lub odręcznie markerem.

Karty plastikowe jako identyfikatory dla uczestników wydarzenia

Karty plastikowe wymagają zastosowania drukarek, które naniosą druk za pomocą specjalnych kalek. Karty PCV są dość powszechnie stosowane w biurach jako identyfikatory pracownicze.

Zalety: karty plastikowe są bardzo trwałe, estetyczne i mogą posiadać dodatkowe funkcje (np. RFID).

Wady:

Jeśli zdecydujesz się na zastosowanie kart plastikowych, optymalne pod kątem kosztów i czasu obsługi uczestnika może okazać się wydrukowanie wszystkich identyfikatorów przed imprezą. Pojedyncze sztuki dla nieprzewidzianych gości i tych, którzy utracili identyfikator, możesz dodrukować już w trakcie wydarzenia.

Druk na imprezie: w całości lub tylko dane uczestnika, jeśli karty zostaną przedrukowane wcześniej projektem graficznym.

Identyfikatory na taśmach termotransferowych

Podczas Europejskiego Kongresu Kultury w 2011 roku CONREGO użyło drukarek termotransferowych. Do druku wykorzystują one rolki taśmy termotransferowej umożliwiającej naniesienie materiału poprzez roztopienie pokrycia specjalnej „kalki”, w wyniku czego obecny na niej barwnik zostaje przyklejony do powierzchni taśmy. Taśma powinna zostać wcześniej przedrukowana tłem graficznym identyfikatora. Drukarka nanosi jedynie materiał w postaci danych osobowych uczestnika (oraz kod QR uczestnika wydarzenia) w czerni.

Zalety:

Wady:

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika.

Identyfikatory papierowe na bazie wejściówek

Metoda opracowana przez zespół CONREGO redukuje budżet do kosztu zakupu trzech podstawowych artykułów: ryzy papieru, zwykłej drukarki atramentowej i koszulek PCV w rozmiarze mogącym zmieścić kartkę formatu A6.

W celu wydrukowania identyfikatorów proponujemy użyć wejściówki w formie A4, generowanej za pomocą Generatora PDF aplikacji CONREGO. Format A6 to 105 x 148 mm. W zupełności wystarcza on, by na froncie identyfikatora osadzić: logotypy organizatora i/lub eventu, imię, nazwisko, nazwę organizacji uczestnika, kategorię uczestnictwa oraz kod kreskowy lub kod QR identyfikujący uczestnika w systemie rejestracji. Dzięki tej metodzie z powodzeniem można zadrukować także rewers. Warto więc zastanowić się nad drukiem mapki sytuacyjnej oraz programu wydarzenia (program ogólny lub spersonalizowana agenda uczestnika). Przygotowanie projektu jest niezwykle proste.

Identyfikatory konferencyjne na bazie wejściówek


Rys. Gotowy system rejestracji uczestników CONREGO posiada funkcjonalność, za pomocą której tak zaprojektowana i spersonalizowana wejściówka może być generowana automatycznie i dołączana do e-mailowego potwierdzenia rejestracji dla każdego z uczestników.

Zalety:

Wady:

Druk na imprezie: w całości lub tylko dane uczestnika, jeśli karty A4 zostaną przedrukowane wcześniej projektem graficznym wejściówki/identyfikatora.

Etykiety samoprzylepne

Koncepcję tę zastosowaliśmy po raz pierwszy w 2016 roku. Polega ona na wykorzystaniu dowolnej metody druku identyfikatora oraz nanoszeniu danych uczestnika na etykiety samoprzylepne, które w różnych formatach można z łatwością wkomponować w dobrze przygotowany projekt identyfikatora. Etykiety samoprzylepne drukowane są na drukarkach termicznych, np. Brother. Całość odbywa się automatycznie, jeśli wykorzystamy do tego funkcjonalność systemu rejestracji uczestników - w przypadku CONREGO będzie to moduł obsługi recepcji.

Zalety:

Wady:

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika.

Podsumowanie metod druku identyfikatorów

Na zakończenie przedstawiamy tabelę, w której zamieściliśmy wszystkie omówione nośniki i metody druku.

Typ identyfikatoraSztywnośćEtui PCVPrzedruk tła graficznego przed wydarzeniemKoszt produkcji 1000 szt. wraz z mat. ekspl. (netto)Koszt zakupu drukarki (netto)
Papierowe bez laminatu średnia wskazane wymagany 1 000 - 1 500 zł 500 - 700 zł
Papierowe laminowane wysoka zbędne wymagany 1 000 - 1 500 zł brak możliwości wykorzystania drukarki
Karty plastikowe bardzo wysoka zbędne opcjonalny 1 500 - 2 500 zł 2 900 - 20 000 zł
Taśmy termotransferowe niska wymagane wymagany 1 500 - 2 000 zł 1 300 - 3 800 zł
Wejściówki A4/A6 bardzo niska wymagane opcjonalny 300 - 500 zł 500 - 700 zł
Etykiety samoprzylepne zależy od identyfikatora zależy od identyfikatora wymagany Koszt produkcji identyfikatorów + 280 zł 250 - 500 zł

Czy teraz już wiesz, który rodzaj identyfikatorów wybrać?

Tomasz Chrościechowski