Identyfikatory dla uczestników konferencji i kongresów

Sprawdzają się między innymi na konferencjach, kongresach czy seminariach. Wybór rodzaju identyfikatora jest bardzo ważny z wielu powodów. Poszczególne typy znacząco się od siebie różnią, dlatego ważne jest, byś wybrał ten najlepszy dla swojego wydarzenia.

Z reguły uczestnicy zostają zaopatrzeni w badge na stanowiskach recepcji konferencyjnej. O tym, kiedy je przygotować, decyduje organizator. Można to zrobić przed imprezą, zlecając produkcję po zamknięciu rejestracji uczestników, lub umożliwić wydruk na miejscu, w trakcie recepcji.

Decyzja o tym, kiedy wydać badge, wpływa na dostępne metody druku. W dzisiejszym artykule opiszemy po kolei dostępne typy identyfikatorów, a następnie przybliżymy koszty ich produkcji. Sam zdecydujesz, która z metod jest najlepsza dla Twojego wydarzenia.

Identyfikatory papierowe laminowane

To najpopularniejszy rodzaj identyfikatorów. Wykonuje się je z papieru o gramaturze 300 g/m² i wyższej, a następnie powleka laminatem lub lakierem UV. Niestety, ich druk w trakcie eventu nie jest możliwy ze względu na ograniczenia technologiczne. Zastosowanie tego typu identyfikatorów wymaga więc przygotowania wszystkich egzemplarzy jeszcze przed wydarzeniem.

Opcjonalnie możesz założyć druk 10-20% identyfikatorów in blanco, by uzupełniać dane uczestników inną metodą. Druk samych danych przygotujesz poprzez zastosowanie etykiet (patrz Etykiety samoprzylepne). Ewentualnie – jeśli zrezygnujesz z laminatu/UV – do nadruku danych uczestnika możesz zastosować odpowiedni model drukarki laserowej albo atramentowej. Kalibracja druku na drukarkach biurowych jest jednak utrudniona, należy więc stosować możliwie lekki papier (300 g/m² to maksimum, choć wiele drukarek przyjmie nie więcej niż 240-250 g/m²).

Zalety:

• wysoka jakość i estetyka,
• niska cena (koszt nawet najlepszej jakości identyfikatora przy kilkuset sztukach nie powinien wynieść więcej niż 2 PLN netto/szt).

Wady:

• przy kilkuset uczestnikach to rozwiązanie wymusza zastosowanie podziału stanowisk recepcji na litery alfabetu (pierwsza litera nazwiska) lub kategorie.
• manualne wyszukiwanie identyfikatorów konferencyjnych jest czasochłonne i nigdy nie będzie szybsze niż druk na miejscu.

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika nanoszone za pomocą drukarek biurowych, drukarek etykiet lub odręcznie markerem.

Karty plastikowe jako identyfikatory dla uczestników wydarzenia

Karty plastikowe wymagają zastosowania drukarek, które naniosą druk za pomocą specjalnych kalek. Karty PCV są dość powszechnie stosowane w biurach jako identyfikatory pracownicze.

Zalety:

• karty plastikowe są bardzo trwałe, estetyczne,
• mogą posiadać dodatkowe funkcje (np. RFID).

Wady:

• są małe (wielkości karty kredytowej), co uniemożliwia czytelną prezentację danych osobowych uczestnika,
• drukarki kart plastikowych (np. Zebra lub Evolis) kosztują od 2900 do 20 000 PLN netto, co jest relatywnie wysoką ceną, szczególnie przy założeniu, że jedną drukarką nie obsłużysz kilkuset uczestników,
• druk identyfikatorów na drukarkach kart plastikowych w tej półce cenowej wymusza dziurkowanie karty po druku z uwagi na ryzyko uszkodzenia głowicy drukującej, a dziurkowanie wymaga zastosowania specjalnego dziurkacza i pochłania sporo cennego czasu.

Jeśli zdecydujesz się na zastosowanie kart plastikowych, optymalne pod kątem kosztów i czasu obsługi uczestnika może okazać się wydrukowanie wszystkich identyfikatorów przed imprezą. Pojedyncze sztuki dla nieprzewidzianych gości i tych, którzy utracili identyfikator, możesz dodrukować już w trakcie wydarzenia.

Druk na imprezie: w całości lub tylko dane uczestnika, jeśli karty zostaną przedrukowane wcześniej projektem graficznym.

Identyfikatory na taśmach termotransferowych

Podczas Europejskiego Kongresu Kultury w 2011 roku CONREGO użyło drukarek termotransferowych. Do druku wykorzystują one rolki taśmy termotransferowej umożliwiającej naniesienie materiału poprzez roztopienie pokrycia specjalnej „kalki”, w wyniku czego obecny na niej barwnik zostaje przyklejony do powierzchni taśmy. Taśma powinna zostać wcześniej przedrukowana tłem graficznym identyfikatora. Drukarka nanosi jedynie materiał w postaci danych osobowych uczestnika (oraz kod QR uczestnika wydarzenia) w czerni.

Zalety:

• drukarki te (podobnie jak drukarki kart plastikowych) są niewielkie,
• są tańsze od drukarek kart plastikowych (np. marki Zebra to około 1300-3800 PLN netto).

Wady:

• niska gramatura taśmy (około 220 g/m²) wymaga stosowania etui PCV w celu usztywnienia identyfikatora,
• druk jest bardzo kosztowny przy imprezach poniżej kilku tysięcy uczestników (CONREGO na EKK obsłużyło blisko 20 000 uczestników).

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika.

Identyfikatory papierowe na bazie wejściówek

Metoda opracowana przez zespół CONREGO redukuje budżet do kosztu zakupu trzech podstawowych artykułów: ryzy papieru, zwykłej drukarki atramentowej i koszulek PCV w rozmiarze mogącym zmieścić kartkę formatu A6.

W naszym systemie do rejestracji istnieje moduł generujący spersonalizowane identyfikatory konferencyjne i inne dokumenty w formacie PDF. Zastosuj szablon w formacie A4 i przygotuj własny projekt identyfikatora, który docelowo złożysz do formatu A6 (105 x 148 mm). Ten rozmiar w zupełności wystarcza, by na froncie identyfikatora osadzić: logotypy organizatora lub eventu, imię, nazwisko, nazwę organizacji uczestnika, kategorię uczestnictwa oraz kod QR identyfikujący uczestnika eventu w systemie rejestracji. Dzięki tej metodzie z powodzeniem można zadrukować także rewers. Warto więc zastanowić się nad drukiem mapki sytuacyjnej oraz programu wydarzenia (program ogólny lub spersonalizowana agenda uczestnika). Przygotowanie projektu jest niezwykle proste.

Rys. Gotowy system rejestracji uczestników CONREGO posiada funkcjonalność, za pomocą której tak zaprojektowana i spersonalizowana wejściówka może być generowana automatycznie i dołączana do e-mailowego potwierdzenia rejestracji dla każdego z uczestników.

Zalety:

• drukarki biurowe są bardzo tanie w zakupie i eksploatacji,
• znacznie większy obszar zadruku niż w przypadku jakiegokolwiek identyfikatora, w tym zadruk „dwustronny” poprzez łamanie stron.

Wady:

• drukarki biurowe mają duże gabaryty, więc ustawienie kilku maszyn na stanowiskach recepcyjnych może stanowić problem, – niska gramatura (90 g/m²) sprawia, że papier złamany nawet na cztery warstwy wymaga stosowania etui PCV w celu usztywnienia identyfikatora.

Druk na imprezie: w całości lub tylko dane uczestnika, jeśli karty A4 zostaną przedrukowane wcześniej projektem graficznym wejściówki/identyfikatora.

Etykiety samoprzylepne

Koncepcję tę zastosowaliśmy po raz pierwszy w 2016 roku. Polega ona na wykorzystaniu dowolnej metody druku identyfikatora oraz nanoszeniu danych uczestnika na etykiety samoprzylepne, które w różnych formatach można z łatwością wkomponować w dobrze przygotowany projekt identyfikatora. Etykiety samoprzylepne drukowane są na drukarkach termicznych, np. Brother. Całość odbywa się automatycznie, jeśli wykorzystamy do tego funkcjonalny system rejestracji - w przypadku CONREGO będzie to moduł recepcji konferencyjnej.

Zalety:

• drukarki etykiet są niewielkie,
• drukarki etykiet są bardzo tanie w zakupie i eksploatacji (około 350 PLN netto),
• większość modeli może drukować etykiety w formacie około 60x100 mm, który pomieści kod QR oraz dane uczestnika opisane dużą, czytelną czcionką,
• etykiety nanosimy na identyfikatory wyprodukowane dowolną metodą.

Wady:

• stosowanie etykiet bez dobrej perforacji utrudnia ich odklejanie i wydłuża czas obsługi uczestnika.

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika.

Zobacz jak wygląda druk identyfikatorów na bazie etykiet samoprzylepnych w praktyce:

Podsumowanie metod druku identyfikatorów

Na zakończenie przedstawiamy tabelę, w której zamieściliśmy wszystkie omówione nośniki i metody druku.

Typ identyfikatora	Sztywność	Etui PCV	Przedruk tła graficznego przed wydarzeniem	Koszt produkcji 1000 szt. wraz z mat. ekspl. (netto)	Koszt zakupu drukarki (netto)
Papierowe bez laminatu	średnia	wskazane	wymagany	1 000 - 1 500 zł	500 - 700 zł
Papierowe laminowane	wysoka	zbędne	wymagany	1 000 - 1 500 zł	brak możliwości wykorzystania drukarki
Karty plastikowe	bardzo wysoka	zbędne	opcjonalny	1 500 - 2 500 zł	2 900 - 20 000 zł
Taśmy termotransferowe	niska	wymagane	wymagany	1 500 - 2 000 zł	1 300 - 3 800 zł
Wejściówki A4/A6	bardzo niska	wymagane	opcjonalny	300 - 500 zł	500 - 700 zł
Etykiety samoprzylepne	zależy od identyfikatora	zależy od identyfikatora	wymagany	Koszt produkcji identyfikatorów + 280 zł	250 - 500 zł

Czy teraz już wiesz, który rodzaj identyfikatorów wybrać?

Tomasz Chrościechowski