12 cech dobrze przygotowanego zaproszenia do udziału w evencie
Jak przygotować zaproszenie na wydarzenie i o niczym nie zapomnieć? Wystarczy odhaczyć poniższe punkty!
Jak przygotować zaproszenie na wydarzenie i o niczym nie zapomnieć? Wystarczy odhaczyć poniższe punkty!
Zanim przystąpisz do wysyłania zaproszeń, odpowiedz sobie na kilka pytań. Jaki jest temat wydarzenia? Jaki ma zasięg? Kto będzie nim zainteresowany? Gdy zbierzesz już wszystkie informacje, podziel listę na segmenty i wyślij kampanię tylko do tych, którym faktycznie będzie zależeć na udziale w planowanym evencie. Otrzymasz mniej wypisów, za to więcej otwarć, kliknięć i odpowiedzi.
Temat – rzecz kluczowa. Jeśli nie zatytułujesz swojego maila we właściwy sposób, wielu odbiorców w ogóle nie zainteresuje się jego treścią. Postaraj się więc wymyślić tekst, który w zwięzły i ciekawy sposób zachęci do kliknięcia.
Rozważ dodanie wyrażenia „jesteś zaproszony” – to miłe, uprzejme sformułowanie, które w wielu przypadkach działa na czytelników jak magnes. Co oprócz tego?
Dodaj w temacie lub treści maila imię zaproszonej osoby. To prawda, że większość osób zdaje sobie sprawę, że to algorytm wstawia nasze imiona w odpowiednie miejsca. Mimo to, o 26% częściej otwieramy i czytamy maile, w których pojawia się nasze imię. A skoro to działa… głupio byłoby nie skorzystać.
Wiadomości powinny być przejrzyste i estetyczne w odbiorze. To rzecz tak oczywista, że czasem się o niej zapomina. Wiedz jednak, że dbałość o szczegóły zawsze działa na Twoją korzyść – pokazuje potencjalnym uczestnikom, że mają do czynienia z profesjonalistą.
Upewnij się, że przekaz Twojej wiadomości jest w pełni zrozumiały dla czytelnika – nie wystarczy, że rozumiesz go Ty. Nie zapomnij także o podstawowej funkcji maila zaproszeniowego, czyli funkcji informacyjnej. Wiadomość powinna zawierać przejrzyste informacje na temat tego, co wydarzy się podczas imprezy.
Nie pozostawiaj swoim odbiorcom miejsca na zastanowienie. Dokładnie opisz to, co czeka ich podczas wydarzenia i tym samym przyciągnij ich uwagę. Zastanów się także nad pytaniami, które mogą się pojawić i udziel na nie odpowiedzi jeszcze zanim wybrzmieją. Tym samym szybko zwiększysz motywację zaproszonych do rejestracji i uczestnictwa w wydarzeniu.
Czy wiedziałeś, że otrzymujemy średnio ponad sto wiadomości mailowych dziennie? Oczywiście nie mamy czasu na czytanie każdej z nich od deski do deski. Zamiast tego skanujemy wzrokiem tekst w poszukiwaniu najważniejszych informacji. Pamiętaj o tym i zamiast przytłaczać swoich czytelników wielkimi blokami tekstu, podziel go na segmenty z dołączonymi wizualizacjami i wyodrębnionymi fragmentami. Ułatwisz życie swoim odbiorcom, za co z pewnością będą wdzięczni!
Sprzedaż wydarzeń jest tym, co robimy. Nawet jeśli udział w wydarzeniu jest bezpłatny, to musisz sprzedać je jak produkt. Pamiętaj o tym podczas promocji i nie pozostawiaj nic przypadkowi – dołącz do maila informacje o konkretnych korzyściach, które płyną z udziału w wydarzeniu.
W internecie nic nie działa na nas lepiej niż obrazy. Wykorzystaj to i dodaj do zaproszenia co najmniej jedno zdjęcie pokazujące walory lokalizacji. Zdziwisz się, jak mocno może ono oddziaływać na Twoich odbiorców.
Jak już ustaliliśmy, każde wydarzenie – nawet darmowe – należy sprzedać. Musisz przekonać zaproszonych, by poświęcili swój czas, a czasem także pieniądze, i wzięli w nim udział. Jednym z najlepszych sposobów, by im w tym pomóc, jest włączenie do kampanii elementów potwierdzających wartość eventu. Referencje lub opinie poprzednich uczestników sprawdzą się tutaj znakomicie.
CTA, czyli wezwanie do akcji, to obecnie jedna z najpopularniejszych metod promocji. Najpierw wymień kilka kluczowych korzyści wynikających z udziału w wydarzeniu, a następnie wrzuć zwięzłe call-to-action. Dodaj je także pod koniec wiadomości – dla tych, którzy wolą lepiej zapoznać się ze szczegółami. Oczywiście pamiętaj, że powinien być to przycisk, dzięki któremu odbiorcy będą mogli się błyskawicznie rozpocząć rejestrację uczestników online.
Pomiędzy wysyłką zaproszenia a udziałem w evencie istnieje mnóstwo pomniejszych kroków. Monitoruj cały ten proces, najlepiej wykorzystując dobrze zaprojektowany system zarządzania eventem lub angażując dostawcę profesjonalnych usług dla organizatorów wydarzeń aby mieć pewność, że zrobiłeś wszystko, co w Twojej mocy, aby zachęcić swoich odbiorców do udziału w wydarzeniu. Trzymamy kciuki!
Tomasz Chrościechowski