Jak obniżyć koszty przygotowania identyfikatorów do minimum?

Większość organizatorów konferencji i kongresów musi mierzyć się z problemem przygotowania identyfikatorów. Wiąże się to z kosztami: druku identyfikatorów, pracy hostess i czasu jaki należy poświęcić na ich odszukanie właściwego identyfikatora w puli setek egzemplarzy zanim zostanie on przekazany uczestnikowi.

Jak obniżyć koszty przygotowania identyfikatorów do minimum?

Koszty możemy i powinniśmy redukować. W tym wpisie przedstawię Wam metodę obniżania kosztów przygotowania badge'y, którą stosujemy podczas różnych konferencji i kongresów.

W większości przypadków eventów, które obsłużyliśmy identyfikatory drukowane były przed wydarzeniem. Druk przed imprezą i brak możliwości dodruku w jej trakcie ma jednak kilka istotnych wad:

Zdarza się jednak, że druk identyfikatorów podczas eventu jest nie tyle komfortem ile wymogiem wynikającym z charakteru wydarzenia. Dla przykładu, wydarzenie jest otwarte dla gości z zewnątrz lub przewidujesz rejestrację na miejscu.

Od powstania CONREGO w 2010 roku poznaliśmy i sprawdziliśmy niemal wszystkie techniki druku identyfikatorów, lecz większość z nich generuje spore koszty:

Druk identyfikatorów plastikowych na recepcji jest kosztownym rozwiązaniem. Wymaga zastosowania specjalnych drukarek i materiałów eksploatacyjnych w postaci kart i kalek. Ponadto karta plastikowa jest niewielka – ma rozmiar karty kredytowej, w związku z czym personalia uczestnika są słabo widoczne. Trudno także zmieścić na tak przygotowanym identyfikatorze cokolwiek poza absolutnie niezbędnymi danymi.

Druk identyfikatorów papierowych jest możliwy na przykład za pomocą drukarek termo-transferowych marki Zebra. Wymaga on jednak zastosowania specjalnych rolek perforowanych etykiet. W jednej rolce producent dostarcza 500 sztuk etykiet, a minimalne zamówienie to z reguły 4 rolki. Dla wydarzenia, na którym planujemy ugościć na przykład 300 osób, koszty takiego druku są irracjonalnie wysokie. Co więcej, etykiety perforowane mają gramaturę około 180g, należy więc liczyć się z dodatkowym kosztem zakupu etui PCV.

Opracowaliśmy jednak metodę "budżetową", polegającą na użyciu wejściówki generowanej za pomocą modułu Generator PDF jako plik w formacie PDF. Wejściówka wydrukowana w formacie A4 może zostać złożona do formatu A5, a później A6. Obszar o rozmiarze 105 x 148 mm jest wystarczająco duży, by zagospodarować projekt logotypami organizatora i/lub eventu, imieniem, nazwiskiem i nazwą organizacji uczestnika, kategorię uczestnictwa oraz kodem QR na samym tylko awersie identyfikatora. Wyobraź sobie, że możesz zagospodarować także rewers – na nim z pewnością warto osadzić mapkę sytuacyjną i program Twojego wydarzenia (ogólny lub spersonalizowaną agendę uczestnika). Przygotowanie projektu w systemie CONREGO jest niezwykle proste!

Identyfikatory na bazie wejściówek


Rys. System rejestracji uczestników CONREGO posiada funkcjonalność za pomocą, której tak zaprojektowana i spersonalizowana wejściówka może być generowana automatycznie i dołączana jako plik PDF do e-mailowego potwierdzenia rejestracji dla każdego z uczestników.



Uczestnik, który otrzyma PDF może wydrukować go na własnej drukarce, a później złożyć arkusz A4 do formatu A6 według nadrukowanych znaczników. W ten sposób uzyska gotowy identyfikator ze wszystkimi niezbędnymi informacjami dotyczącymi wydarzenia. Jeśli odpowiednio wcześnie prześlesz uczestnikom wejściówki jako pliki PDF (z zaleceniem druku) to przynajmniej 60% grupy przywita Twoje hostessy z identyfikatorem w dłoni. Mając na uwadze pozostałe 40% wyposaż stanowiska recepcyjne w zwykłe drukarki laserowe i upewnij się, że system rejestracji, z którego korzystasz oferuje możliwość druku identyfikatorów w trakcie pracy stanowisk recepcyjnych.

W ten sposób praca hostess zostanie w dużej mierze sprowadzona do skanowania kodów QR (oznaczenie obecności) i wydawania uczestnikom holderów PCV ze smyczami. Nie zapomnij tylko poprosić ich o zwrot holderów przed wyjściem z konferencji - możesz chronić środowisko i oszczędzać pieniądze jednocześnie!

Czy znasz tańszy i jednocześnie szybszy sposób na druk identyfikatorów podczas konferencji?

Tomasz Chrościechowski