Wiedząc, ile osób będzie uczestniczyło w evencie, będziesz zarazem wiedział jakim budżetem operować i z wyprzedzeniem zajmiesz się logistyką, cateringiem oraz rezerwowaniem sal wykładowych czy stolików bankietowych.
Na szybkim pozyskaniu uczestników powinno Ci zależeć zwłaszcza przy organizacji wydarzenia płatnego. Aby wypromować i sprzedać jakikolwiek komercyjny event, musisz spełnić trzy podstawowe warunki, a mianowicie:
- sprawić, by uczestnicy dowiedzieli się o jego istnieniu,
- dobrze je skojarzyli i...
- zaufali, że warto wziąć w nim udział.
Zastosowanie tych zasad kosztuje wiele pracy, czasu i środków finansowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy mamy do czynienia z grupą, która już wcześniej nasze wydarzenie poznała, polubiła i obdarzyła zaufaniem. Niemniej jednak nawet wtedy nam – organizatorom – zależy na czasie. Niezależnie od wszystkiego, musimy dysponować narzędziami, które umożliwią praktyczną obsługę wszelkich motywatorów.
Nagradzamy wczesną rejestrację
Dobrze zaprojektowany system obsługi konferencji oferuje funkcjonalność pozwalającą na gradację cen w zależności od terminu rejestracji. Dla przykładu, system rejestracji uczestników CONREGO umożliwia przypisanie dowolnej liczby przedziałów czasu dla każdego elementu oferty, a później wprowadzenie cennika dla każdego z tych przedziałów. Dzięki temu system automatycznie stosuje zróżnicowane ceny w czasie i przygotowanie modelu sprzedaży wejściówek w oparciu o trójstopniowy cennik – Early Bird, Regular Price i Last Minute – jest trywialnie proste.
Motywujemy rabatami
Wczesna rejestracja to pierwszy, lecz nie jedyny powód, by zaoferować uczestnikowi zniżkę. Wyobraźmy sobie sytuację: jakiś czas po otwarciu rejestracji zgłasza się do nas firma, która chce wysłać na wydarzenie całą grupę pracowników. Jakie znaczenie ma dla nas fakt, że nie rejestrują się oni w pierwszym tygodniu po otwarciu rejestracji, skoro właśnie zwiększają nam pulę i oferują hurtowy zakup miejscówek? Stara jak świat koncepcja rabatu w nowym wydaniu to kody rabatowe do wykorzystania podczas rejestracji uczestnika. Mechanizm obsługi kodów rabatowych w systemie rejestracji uczestników powinien być tak elastyczny, jak to możliwe. Funkcjonalny system do organizacji eventów umożliwi Ci przygotowanie kodów rabatowych, które:
- oferują upust procentowy na dowolnym poziomie w zależności od waluty transakcji,
- są bezterminowe lub z ograniczonym terminem ważności (minimum jednodniowe),
- są wielokrotnego lub jednorazowego użytku,
- obejmują wszystkie lub wybrane pozycje w programie Twojego wydarzenia.
Czy można chcieć czegoś więcej?
Oferujemy bonusy
Jakie bonusy uczestnicy wydarzeń uznają za najbardziej wartościowe? Między innymi prawo do bezpłatnego udziału w płatnej sesji. Wykorzystaj to i zaoferuj dziesięciu pierwszym rejestrującym się osobom dostęp do tych części, które są odpłatne. Elastyczny system rejestracji musi oferować kontrolę limitów dla każdego punktu programu, więc nie powinieneś mieć z tym kłopotu.
Korzystamy z komunikacji indywidualnej
Uczestnicy chcą poczuć, że są traktowani indywidualnie. Nikogo nie zadowoli bycie kolejnym petentem, identyfikatorem czy numerem ID w bazie. Wypromowałeś wydarzenie na Facebooku, Instagramie, wysłałeś mailing z zaproszeniem na event i przygotowałeś idealną stronę internetową eventu? Zadbaj o to, by każdy uczestnik mógł skontaktować się z organizatorem: porozmawiać z odpowiednio przygotowanym pracownikiem telefonicznie lub za pośrednictwem udostępnionego na stronie wydarzenia chatu online. Nie zapomnij przy tym, by możliwie jak najszybciej odpisywać na wiadomości.
Reasumując – nie pozwól, by cały wysiłek poszedł na marne tylko dlatego, że zawiedzie komunikacja pomiędzy ludźmi. To przecież właśnie dla nich organizowane są wydarzenia.
Tomasz Chrościechowski