4 narzędzia, których nie wykorzystujesz podczas wydarzenia

Doświadczony event manager wie, że wśród zagadnień decydujących o sukcesie wydarzenia, jednym z najistotniejszych jest dobra komunikacja. Sprawdź, czy dbasz o nią dostatecznie wykorzystując do tego cztery proste narzędzia.

4 narzędzia, których nie wykorzystujesz podczas wydarzenia

1. 160 znaków troski

Wiadomości SMS to błyskawiczna forma komunikacji z uczestnikami. Numery telefonów podawane przy rejestracji na wydarzenie są cenną daną, której żal byłoby nie wykorzystać. Spersonalizowana wiadomość SMS z istotnymi informacjami dotyczącymi eventu, takimi jak godziny rozpoczęcia, dokładna lokalizacja oraz wskazówkami np. na temat dostępności parkingu, mogą okazać się dla naszego gościa niezwykle cenne i przydatne. Taki SMS to również przejaw naszej troski, którą jak widać można zmieścić w 160 znakach. Korzyści wynikające z wykorzystania SMSów są niewspółmiernie wysokie do poniesionych kosztów.

2. Coś więcej niż identyfikator

Identyfikatory dla uczestników towarzyszą swoim właścicielom przez cały czas trwania imprezy. Umiejscowienie na nim jedynie imienia i nazwiska gościa oraz firmy, którą reprezentuje, to zdecydowanie za mało. Pomyśl, jak pomocna dla uczestnika może okazać się agenda wydarzenia dodana na odwrocie identyfikatora.

Na identyfikatorze warto także umiejscowić kod QR lub kreskowy, które obsługa po przybyciu gościa zeskanuje za pomocą czytnika oznaczając jego obecność na wydarzeniu zaledwie w sekundę. Widzisz różnicę? Dobrze zaprojektowana komunikacja na każdym poziomie to kwestia, którą doceni każdy uczestnik eventu.

3. Komunikacja po wydarzeniu

Zapewne wiesz, że email jako narzędzie komunikacji sprawdza się znakomicie. Zdarzają się sytuacje, gdy organizator wydarzenia do czasu rozpoczęcia eventu czy konferencji jest z uczestnikiem w stałym kontakcie mailowym. To bardzo dobrze. Szkoda natomiast, że po zakończeniu wydarzenia zapada w tej przestrzeni zupełna cisza. Podobnie jak spersonalizowany SMS z praktycznymi informacjami przed, tak i spersonalizowany mail po evencie stanowi miły gest. Co w nim zawrzeć? Przede wszystkim podziękowanie za udział. W mailu możesz wysłać również:

4. Badanie satysfakcji

Ankieta badawcza to już ostatnia kwestia nierzadko pomijana przez organizatorów wydarzeń. Komunikacja z uczestnikami eventu za pomocą ankiety opłaci się obu stronom. Za pomocą dobrze skonstruowanej ankiety organizator zbierze dowody rzeczowe na zadowolenie swoich klientów oraz cenne informacje dotyczące badanych obszarów. Z kolei ankietowany uczestnik może mieć poczucie, że jego zdanie ma dla organizatora znaczenie, a odpowiedzi - realny wpływ na kształt kolejnych edycji. Ankieta to wiarygodne i efektywne narzędzie pomiaru satysfakcji wśród uczestników naszego wydarzenia.


Maksymalnie wykorzystaj narzędzia takie jak SMS, email, identyfikator oraz ankieta. System rejestracji uczestników CONREGO umożliwia między innymi masową wysyłkę e-mail i SMS i przygotowanie spersonalizowanych identyfikatorów z kodami QR. Dzięki użyciu tych dwóch funkcji zyskasz możliwość znacznie skuteczniejszej i wygodniejszej identyfikacji uczestników na stanowiskach recepcyjnych oraz przy punktach kontrolnych przed wejściem na wybrane obszary obiektu konferencyjnego.

Tomasz Chrościechowski