Prowadzisz marketing eventu w swojej firmie? A może dopiero myślisz o tym sposobie docierania do klientów i budowania marki? Rozsiądź się wygodnie, poświęć 5 minut i odpowiedz na kilka pytań.
Być może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale technologia nie tylko wnosi do eventu dużą wartość, lecz również pomaga realizować cele przed eventem, w jego trakcie i po nim.
Wiesz, że musisz się pokazać… ale jak? Zacznijmy od podstaw. Jeszcze nie musisz umożliwiać uczestnikom rejestracji (chociaż możesz), ale potrzebujesz własnej wyspy w Internecie.
Strona internetowa to dobry początek. Niezależnie od tego, jakiego CMS-a używasz (Wordpressa, Joomli, czy strona konferencji powstała w oparciu o CONREGO), Twoja strona internetowa powinna być:
Skoro masz już stronę, to pora dotrzeć do grupy docelowej. Wykorzystaj swoje profile w mediach społecznościowych i, jeśli posiadasz, listę mailingową. Chociaż z listą mailingową bym poczekał (chyba że wysyłasz wiadomość save-the-date), aż uruchomisz formularz rejestracyjny. Za chwilę to wytłumaczę, na razie skupmy się na formularzu rejestracyjnym.
Po pierwsze, przy tworzeniu formularza rejestracyjnego najlepiej zastosować zasadę KISS (Keep It Simple, Stupid - czyli nie komplikuj, głuptasku). Nie zbieraj danych, których nie potrzebujesz. Jeśli niektóre dane są wymagane tylko od niektórych rodzajów uczestników, stwórz formularz warunkowy. Chodzi o to, żeby uczestnicy nie tracili czasu, wypełniając długi formularz informacjami, których w danej chwili nie potrzebujesz. Informacje, które nie są kluczowe, możesz zebrać później, na przykład za pomocą mobilnej aplikacji eventowej. Chyba nie muszę mówić, że formularz też powinien być responsywny.
Nie zapomnij wysłać uczestnikom maila po zakończonej rejestracji. Większość aplikacji takich system rejestracji CONREGO posiada taką funkcję, ale na pewno nie zaszkodzi zwrócić na ten szczegół uwagi.
Dobra, wracamy do listy mailingowej. Możesz ją zaimportować do CONREGO (i kilku innych systemów rejestracji) jako rekordy rejestracji i wysłać do nich spersonalizowany mailing z zaproszeniami, w których umieścisz jednorazowe linki zaproszeniowe. Co więcej, jeśli posiadasz inne dane uczestników, możesz je wprowadzić do systemu, dzięki czemu Twoi uczestnicy zobaczą uzupełniony formularz, co znacznie ułatwi rejestrację. W najlepszym przypadku będą mogli potwierdzić uczestnictwo za pomocą jedynie trzech kliknięć, wliczając w to otwarcie maila!
Ta część łączy pierwsze pytanie z następnym. Jest jeszcze jedna rzecz, którą możesz zrobić na tym etapie, żeby zwiększyć zaangażowanie uczestników już podczas wydarzenia. Zapewne chcesz dystrybuować bilety albo wejściówki i skanować je podczas recepcji, żeby szybko zweryfikować prawa wstępu. Kody QR są świetnym sposobem na kodowanie i szybkie czytanie danych, nawet z ekranów smartfonów i słabej jakości wydruków. Co więcej, w CONREGO możesz zaszyć w nich dowolny adres URL. Już wiesz, do czego zmierzam? Obsługa wydarzenia może skanować kody, żeby sprawdzić, czy dany uczestnik ma prawo wejść na wydarzenie, a inni uczestnicy mogą zeskanować ten sam kod, aby przejść na ustalony adres. Na przykład adres, który pozwala szybko pobrać aplikację eventową na smartfona!
To już teraz! Wydarzenie się rozpoczęło! Budowanie relacji już od pierwszej sekundy jest kluczowe, jeśli chcesz skutecznie promować event. Nie zapomnij przywitać się ze swoimi uczestnikami. Napisz miłą wiadomość powitalną w sekcji aktualności i wyślij do uczestników powiadomienie push - na przykład o tym, że Meeting Application posiada wbudowaną obsługę budki fotograficznej, co uatrakcyjni Twój event.
Powiadomienia automatycznie kierują uczestników do Twojej wiadomości. Co więcej, założymy się, że bardzo starasz się pozyskać jak najlepszych prelegentów. To nie tajemnica, że solidny gwóźdź programu może przyciągnąć wielu uczestników. Dlatego prelegenci zasługują na profile ze zdjęciami, opisami i danymi kontaktowymi. Daj im zabłysnąć. Dzięki aplikacji eventowej, Twoi uczestnicy mogą wysyłać pytania do prelegentów. Da im to wyjątkową okazję do sprawdzenia, co prawdziwi eksperci mają do powiedzenia o ich pomysłach. Prelegenci będą mogli z kolei użyć aplikacji eventowej, żeby przesłać słuchaczom swoje prezentacje. Dzięki temu uczestnicy będą mogli skupić się na wykładzie, a nie na notowaniu.
Promocja eventu to oczywiście więcej, niż samo spotkanie czy najgłośniejsze prezentacje. Wszystko powinno być poświęcone uczestnikom, Twojej marce i Twoim sponsorom, niezależnie od tego, czy Twoim głównym celem jest budowanie świadomości marki Twojego wydarzenia czy przyciągnięcie dużych sponsorów. Umieszczanie logotypów na rollupach, ściankach i broszurach niezbyt pomaga Twoim sponsorom. Dlaczego? Bo marka sponsora jest wtedy jedną z kilkunastu marek w tym samym miejscu, czyli dla większości uczestników będzie niezauważalna - niczym nie będzie się wyróżniać z tłumu. Przeciętny uczestnik sprawdza swój telefon ponad sto razy podczas eventu! Zatem Twoja marka i sponsorzy powinni znaleźć się tam, gdzie są ludzie!
Technologie mobilne to nie fantastyka. Aplikacja eventowa znacznie poprawia doświadczenie uczestnika, więc czemu z niej nie skorzystać? Możesz umieścić banner sponsora, którego chcesz wypromować, w najpopularniejszej sekcji aplikacji - w agendzie. Da Ci to stuprocentową pewność, że użytkownicy go zobaczą. Jest to oczywiście jeden z prostszych przykładów, jednak od dawna wiadomo, że proste rozwiązania dają najlepsze efekty.
CONREGO: Jeśli podczas eventu działała kontrola dostępu do poszczególnych pozycji z agendy, to masz bardzo dużo informacji o zachowaniu uczestników. Wykorzystaj te informacje, żeby znaleźć najpopularniejsze prelekcje i skupić się na nich w następnej edycji eventu. Pewnie Meeting Application chce Ci przedstawić głębszą wiedzę o analityce, więc ja skupię się na podtrzymywaniu relacji z uczestnikami.
W Twoim systemie rejestracji uczestników znajduje się wartościowa lista rekordów uczestników. Wszystkie (a przynajmniej większość) mają przypisane adresy e-mail. Prawdopodobnie posiadasz też materiały z konferencji, takie jak nagrania prelekcji, zdjęcia itp. Wyślij je swoim uczestnikom. Możesz nawet przefiltrować rekordy w zależności od wybranych wykładów, żeby podzielić listę i zapewnić bardziej spersonalizowaną komunikację. Na przykład możesz wysłać uczestnikom linki do nagrań z wykładów, na których byli, a później do tych, na które nie mieli okazji przyjść. Komunikacja i dzielenie się pomagają w nawiązaniu trwałej relacji. Udostępnienie uczestnikom galerii wydarzenia pozwala im na przeglądanie zdjęć w poszukiwaniu znajomych twarzy i samych siebie (nie udawaj, każdy tak robi… prawda?). Może to wytworzyć emocjonalną więź z marką Twojego eventu, a to świetna sprawa zarówna dla Ciebie jak i Twoich uczestników! Zachowaj tę listę. Da Ci to możliwość skontaktowania się z uczestnikami przed następną edycją wydarzenia i opcjonalnie udzielenia im zniżek na dowód wdzięczności.
MEETING APPLICATION: Organizacja eventu nie jest łatwym zadaniem i zdajemy sobie sprawę z tego, ile wymaga pracy i oddania. Dlatego wierzymy, że bardzo dobrym pomysłem jest wyciąganie wniosków i przygotowywanie się na następne wydarzenia na bieżąco. Meeting Application daje Ci dostęp do najważniejszych wskaźników dotyczących tego, jak aplikacja się przyjęła, jak i do czego jest używana i nie tylko. Korzystając z tej wiedzy, możesz analizować szczegółowe raporty, aktywność użytkowników, ich preferencje itd. Analityka pozwala Ci ustalić najpopularniejsze sekcje aplikacji, marki urządzeń, na których instalowana jest aplikacja oraz znaleźć prelegentów, którzy przyciągnęli uwagę największej liczby osób.
Dodatkowo, w pełni rozumiejąc wartość swojego eventu, łatwo możesz przedstawić sponsorom zwrot z inwestycji.
Niezależnie od tego, czy organizujesz event wewnętrzny, konferencję, targi, spotkanie firmowe, czy festiwal muzyczny - zawsze warto zastanowić się, co można zrobić lepiej w następnej edycji. Możesz użyć tych danych do stworzenia tzw. Event Canvas (obszaru roboczego eventu). Jest to graficzna forma opisu obietnicy wydarzenia, sposobu, w jaki pomaga zrealizować cele zainteresowanych, metod rozwiązywania kryzysów i tworzenia wartości w ustalonych ramach zaangażowania i spodziewanego zwrotu. Canvas unaocznia zmianę zachowania wynikającą z uczestnictwa w evencie oraz pokazuje zestawienie wymaganego i oczekiwanego poziomu zadowolenia uczestników. Co więcej, canvas przedstawia koszt i spodziewane wpływy w zależności od podróży klienta (projektu usługi) oraz instruktażowego designu eventu - podejścia nakierowanego na ułatwienie i uprzyjemnienie przyswajania wiedzy.
Wojtek Czajkowski - MeetingApplication.com
Łukasz Krawczuk - CONREGO