Obsługa wielu wydarzeń równolegle na pojedynczej subskrypcji CONREGO

Jak zapewne wiesz, pojedyncza subskrypcja CONREGO jest w danym czasie związana z jedną domeną. Jeśli nie stanowi to dla Ciebie przeszkody, nie ma potrzeby, by przy organizacji kolejnego wydarzenia realizować zakup kolejnej subskrypcji CONREGO. Warto jednak przeanalizować kilka istotnych czynników, które będą miały wpływ na to, jak wykorzystasz swój czas i budżet. Pierwsze pytanie, które musisz sobie zadać, brzmi...

Czy realizowane obecnie i kolejne wydarzenia łączy ten sam proces rejestracji?

Jeśli organizujesz wydarzenie cykliczne – np. szkolenia, które zawsze opierają się o ten sam schemat, a różnią się jedynie lokalizacją i terminem – nic nie stoi na przeszkodzie, by za pomocą pojedynczej subskrypcji uruchomić rejestrację na cały cykl.

Jak skonfigurować system rejestracji, by przyjmował zgłoszenia na cykl szkoleń?

Istnieje kilka opcji postępowania, by wykorzystać dostępną funkcjonalność aplikacji i osiągnąć zadowalający efekt. Wybór metody pozostawiam Twojej ocenie.

Rodzaje uczestnictwa jako kolejne wydarzenia

Realizując różne wdrożenia systemu rejestracji uczestników, stawaliśmy przed podobnym dylematem jak Ty. Częstokroć okazywało się, że najlepsze efekty osiągniemy, stosując mechanizm pozwalający na tworzenie i dostosowanie rodzajów uczestnictwa. Menu wyboru, jakie tworzy się poprzez dodawanie w konfiguracji wydarzenia kolejnych rodzajów uczestnictwa, może działać jako selektor wydarzenia, które uczestnik wybiera w trakcie procesu rejestracji. Pamiętaj, że dla każdego rodzaju uczestnictwa możesz stosować zróżnicowane stawki opłat oraz modyfikować formularz do rejestracji uczestników. W efekcie możesz zbudować bardzo elastyczny proces rejestracji, umożliwiający uczestnikowi:

• wybór wydarzenia,
• dostęp do formularza dostosowanego do danego wydarzenia,
• rozliczenie opłaty w wysokości odpowiedniej dla danego wydarzenia.

Cykl wydarzeń w agendzie

Jeśli musisz wykorzystać rodzaje uczestnictwa w innym celu – na przykład na potrzeby cyklu szkoleń chcesz udostępnić rejestrację dla różnych kategorii uczestników – może się okazać, że jedynym skutecznym rozwiązaniem będzie skorzystanie z funkcji, jakie oferuje domyślnie drugi etap rejestracji, który nazywamy Agendą.

Mechanizm budowy agendy w aplikacji CONREGO pozwala na:

• dodawanie punktów programu, które np. mogą być osobnymi szkoleniami, odbywającymi się w różnych terminach,
• dodawanie sekcji programu, do których możesz przypisać wiele punktów. Sekcja może wówczas odpowiadać pojedynczemu wydarzeniu (konferencja), podczas gdy punkty programu umożliwią uczestnikowi wybór konkretnych wykładów lub warsztatów zaplanowanych dla danego wydarzenia.

Moc rodzajów uczestnictwa i agendy

Najbardziej zaawansowana metoda konfiguracji systemu rejestracji uczestników na potrzeby imprez cyklicznych polega na połączeniu możliwości, jakie oferują funkcja obsługująca rodzaje uczestnictwa i mechanizm budowy agendy. Poza możliwością warunkowego udostępniania lub blokowania sekcji formularza rejestracyjnego w zależności od rodzaju uczestnictwa system oferuje także warunkową obsługę sekcji i punktów agendy. Efekty, jakie można osiągnąć, stosując to połączenie czynią system rejestracji uczestników CONREGO rozwiązaniem totalnym.

Przykład:

Organizujesz 12 szkoleń rocznie, w ramach każdego z nich dostępne są 3 ścieżki tematyczne i zapraszasz do udziału uczestników podzielonych na dwie kategorie (płatni i bezpłatni). Chcesz, by uczestnicy bezpłatni mogli uczestniczyć tylko w pierwszych trzech szkoleniach.

Rozwiązanie:

• wprowadź do systemu dwie kategorie uczestników (np. słuchacz i VIP),
• skonfiguruj formularz zgłoszeniowy, dodając wszystkie niezbędne pola danych osobowych i danych do faktury, a następnie podziel je na dwie sekcje: Dane osobowe i Dane płatnika,
• sekcję Dane płatnika ukryj dla rodzaju uczestnictwa VIP,
• dodaj w Agendzie 12 sekcji, a do każdej z nich po 3 ścieżki tematyczne,
• ukryj w Agendzie szkolenia (sekcje) od 4 do 12 dla uczestników w kategorii VIP.

W jaki sposób osiągnąć pożądane efekty, dowiesz się z dokumentacji dostępnej wewnątrz aplikacji! Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia technicznego.

Jeśli potrzebujesz pomocy to możemy całość systemu przygotować "pod klucz" w ramach oferty Enterprise - przygotowania systemu rejestracji.

Tomasz Chrościechowski