Komunikacja z uczestnikami wydarzeń za pomocą e-maili

Dlatego w dzisiejszym wpisie opowiemy o tym, jakie funkcje powinien posiadać oprogramowanie do obsługi konferencji ułatwiające komunikację z uczestnikami Twojego wydarzenia.

Masowa wysyłka wiadomości

Komunikacja jest niezbędna – to truizm. Zwłaszcza, gdy organizujesz wydarzenie. Najwygodniejsza jest zatem masowa wysyłka maili do uczestników, czy to przed eventem, w jego trakcie, czy też po jego zakończeniu. Przypomnienie o wydarzeniu, podziękowanie za uczestnictwo, a także inne istotne komunikaty muszą trafić do wszystkich uczestników bez wyjątku. W jaki sposób jednak poradzić sobie z tym zadaniem?

Czy warto użyć dedykowanej platformy mailingowej?

Rynek oferuje wiele świetnych narzędzi umożliwiających dystrybucję mailingów. Wszystkie te narzędzia wymagają jednak regularnego uzupełniania bazy adresów e-mail, by baza odbiorców była zawsze aktualna na czas wysyłki mailingu. Większość narzędzi można zintegrować z systemem rejestracji, ponieważ to pozwoliłoby na automatyczne uzupełnianie bazy, lecz nie zawsze taka integracja oferuje komunikację dwukierunkową. W sytuacji, gdy uczestnik zrezygnuje lub wycofa zgodę na przetwarzanie danych osobowych musimy go usunąć z listy mailingowej. Taka integracja zawsze stwarza ryzyko potencjalnych opóźnień lub wadliwej synchronizacji danych pomiędzy systemami. Jako CONREGO nie pozostawiamy rzeczy przypadkowi. Rozwiązania bazujące na manualnym lub automatycznym wprowadzaniu danych do platform zewnętrznych zastąpiliśmy wbudowanym w nasz system modułem umożliwiającym wysyłkę spersonalizowanych mailingów.

Jak z wysyłką mailingów radzi sobie system do organizacji eventów?

Wbudowany w system rejestracji mechanizm automatycznej komunikacji indywidualnej i masowej powinien oferować możliwość wysyłki wiadomości sytuacyjnych różnego typu, między innymi:

• zaproszenia elektroniczne z unikalnym linkiem kierującym na formularz rejestracji na konferencję wstępnie uzupełnionego już danymi osobowymi uczestnika,
• mailingi informacyjne,
• wiadomości zawierających spersonalizowane wejściówki w postaci plików PDF z osadzonym kodem QR,
• potwierdzenia rejestracji (wiadomość generowana automatycznie po zakończonym procesie rejestracji),
• potwierdzenia transakcji (wiadomość generowana automatycznie, jeśli system rejestracji służy jako platforma sprzedaży wejściówek),
• wiadomości z zestawieniami danych uczestników w plikach XLS.

Dobrze zaprojektowany system obsługi konferencji posiada wszystkie te funkcje, dzięki czemu organizator i uczestnicy oszczędzają mnóstwo czasu, a rejestracja uczestników prowadzona jest szybko i sprawnie.

Skuteczność komunikacji mailingowej

W temacie komunikacji mailingowej z uczestnikami bez względu na metodę wysyłki wiadomości musisz pamiętać o skuteczności. Ta bowiem zależy od tego, czy Twoja wiadomość dotrze do odbiorców. Na dostarczalność wiadomości e-mail wpływa mnóstwo czynników takich jak:

• proporcja treści tekstowej do kodu HTML wiadomości (im więcej treści, a mniej kodu tym lepiej),
• format plików z załącznikami,
• frazy uznane za SPAM (znajdujące się na czarnych listach skryptów anty-spamowych),
• brak pełnej autoryzacji konta pocztowego służącego jako skrzynka nadawcza.

Podczas świadczenia usługi wdrożenia systemu rejestracji uczestników stosujemy wszelkie środki bezpieczeństwa i weryfikujemy jakość wysyłanych wiadomości za pomocą mechanizmów opisanych w artykule Jak sprawić, by wiadomości e-mail nie trafiały do SPAMu?

Łukasz Krawczuk