Wydawałoby się, że kwestia poruszana w dzisiejszym wpisie należy do oczywistych. Często zdarza się jednak tak, że pozornie łatwe rzeczy zaczynają nastręczać problemów przez to, że wcześniej zostały zbagatelizowane.
Niektórzy nie poświęcają wystarczającej uwagi bieżącemu kontaktowi z uczestnikami, choć ci stanowią przecież rdzeń każdego wydarzenia. Sprawna komunikacja z nimi jest jednym z najważniejszych czynników, które wpłyną na powodzenie całego przedsięwzięcia. Co więcej, może dotyczyć ona całości organizacji wydarzenia – od początku do samego końca. Zdecydowanie więc powinieneś zwrócić uwagę na jej nienaganny przebieg.
Kontakt telefoniczny to oczywiście metoda tradycyjna i niezbędna, jednak kosztowna w sytuacji, gdy chcemy podzielić się z wieloma uczestnikami ważnym komunikatem. Ponadto nie istnieje możliwość szybkiego przeprowadzenia całej operacji dla tak znacznych grup jak choćby kilkudziesięcioosobowe. W takich przypadkach warto sięgnąć po metody oparte o zupełnie inne technologie.
Każda zautomatyzowana metoda komunikacji, jaką przedstawię w dalszej części wpisu, wymaga podziału uczestników na grupy. Bardzo często trzeba bowiem dzielić komunikaty w zależności od tego, do kogo je kierujemy. Przykładem jest sytuacja, w której prowadzisz rejestrację gości posługujących się różnymi językami. System rejestracji, z którego planujesz korzystać, powinien taki podział umożliwić. Warto także, by posiadał zintegrowane narzędzia, dzięki którym komunikacja będzie mogła odbywać się z poziomu panelu administracyjnego systemu, bez konieczności eksportu i importu danych uczestników do innych aplikacji.
Bieżące aktualizacje strony internetowej wydarzenia i wykorzystanie mediów społecznościowych to metoda błyskawiczna, która poza łatwym dostępem do dowolnej treści przekazu ma także inną niezwykle cenną zaletę – w naturalny sposób wspomaga marketing wydarzenia. Jeśli planujesz organizację wydarzenia, zawsze dbaj o aktualny serwis internetowy, który informuje oraz wspomaga promocję i sprzedaż tego, co chcesz zaoferować potencjalnym oraz zarejestrowanym uczestnikom.
Jeśli Twój system rejestracji uczestników nie posiada funkcji umożliwiającej wysyłkę mailingów do uczestników eventu to skorzystaj z rozwiązania dedykowanego (np. GetResponse, FreshMail, Mailchimp, etc.). Pamiętaj jednak, aby nie nadużywać tej metody, ponieważ nikt z nas nie przepada za SPAM'em. Dozuj istotne informacje w czytelnej i spersonalizowanej formie, która sprawi, że szybko i nienachalnie podzielisz się z uczestnikami swoim komunikatem. Jeśli zależy Ci na przygotowaniu mailingu, który nie zostanie zatrzymany przez filtry anty-spamowe to polecam lekturę wpisu Krzysztofa - Jak sprawić, by wiadomości e-mail nie trafiały do SPAMu?.
Integracja systemu rejestracji z platformą umożliwiającą wysyłkę kampanii SMS (np. REDLINK, SMSAPI) otwiera zupełnie nowe możliwości w kwestii błyskawicznego przekazu. Opcja ta jest wskazana przede wszystkim w trakcie wydarzenia. Niewielu z uczestników znajdzie bowiem czas, by przeczytać e-mail wysłany w trakcie przerwy między wykładami (o ile w ogóle go odbiorą), podczas gdy większość z nich usłyszy sygnał pojawienia się w telefonie nowej wiadomości SMS. Przydatnym zabiegiem jest integracja funkcji identyfikacji uczestników wydarzenia podczas recepcji z bramką SMS-ową, co po oznaczeniu obecności gościa na wydarzeniu umożliwia wysyłkę wiadomości powitalnej prosto na jego telefon komórkowy.
Uczestnicy z pewnością usłyszą to co chcesz im przekazać, jeśli skorzystasz ze wszystkich przedstawionych wyżej metod. Sprawnie działająca i czytelna na różnych urządzeniach strona internetowa, mailingi oraz w razie potrzeby komunikaty wysyłane drogą SMS dadzą Ci gwarancję, że uczestnicy będą na bieżąco informowani o wszystkich istotnych aspektach wydarzenia.
Tomasz Chrościechowski