Konferencje naukowe stanowią szczególny typ wydarzeń. Organizowane przez komitety i uczelnie, goszczące prelegentów, charakteryzują się nieco innymi wymaganiami niż „zwykłe” eventy.
Niedoświadczeni organizatorzy często bagatelizują owe dodatkowe cechy. W dzisiejszym wpisie opowiemy więc o tym, w jaki sposób powinien przebiegać proces obsługi jednego z najważniejszych wyróżników tego typu konferencji – prac naukowych.
Podstawowa rzecz, którą będzie nam potrzebna do zorganizowania konferencji naukowej, to system umożliwiający przygotowanie formularza warunkowego dla nadsyłanych przez prelegentów prac. Do formularza powinniśmy wprowadzić wszystkie zmienne, które następnie pomogą nam przy procesowaniu. W zależności od potrzeb będą to na przykład: kategorie prac, określone kryteria, załączniki.
Mając już gotowy formularz, możesz przejść do kolejnego etapu. Aplikacja, która obsługuje Twoją konferencję, musi umożliwić przyjęcie prac za pośrednictwem formularza i wysłanie potwierdzeń przyjęcia do autorów. Pamiętaj przy tym, że przyjmowanie prac oraz rejestracja uczestników to dwa podobne, lecz różne procesy!
Procesowanie to po prostu przypisanie prac do odpowiednich recenzentów w zależności od kategorii i kryteriów, według których zostały zaklasyfikowane. Istnieją tutaj dwie opcje: prace zostaną rozesłane automatycznie lub manualnie. Najlepiej, jeśli system pozwala na połączenie tych dwóch możliwości, a zatem wysyłkę automatyczną, lecz z uwzględnieniem wyjątków.
Niezależnie natomiast od wybranej opcji, recenzenci muszą otrzymać powiadomienie o przypisaniu do nich pracy. To niewielki, acz ogromnie ważny punkt w organizacji konferencji naukowej. Nietrudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, podczas której recenzent zwyczajnie nie wie, że otrzymał pracę do sprawdzenia.
Powróćmy do wątku głównego – recenzenci otrzymują dokumenty, a po ich analizie wystawiają oceny. Czasami organizatorzy życzą sobie, by prace rozpatrywać jak najszczegółowiej i wystawiać nie jedną ocenę, lecz – ze względu na szereg kryteriów – kilka. Aby cały proces przebiegał sprawnie, system powinien wyciągnąć średnią z wprowadzonych do niego ocen cząstkowych. W tym momencie organizator może już podjąć decyzję dotyczącą akceptacji bądź dyskwalifikacji danej pracy. Obsługa zakończona pomyślnie!
Tomasz Chrościechowski