VIII Konferencja ABSL, Łódź 2017. Ponad 40 paneli dyskusyjnych, w których wzięło udział około 1000 gości. To ogromne wydarzenie, jak co roku, zostało w całości wsparte przez system CONREGO. Czy wszystko poszło po naszej myśli?
Nasza współpraca z ABSL (Association of Business Service Leaders in Poland) trwa nieprzerwanie od 2013 roku, kiedy to wsparliśmy organizację czwartej edycji konferencji. Jednak dopiero w 2016 roku wdrożenie systemu CONREGO miało charakter globalny. Od tamtej pory nie tylko rejestrujemy uczestników, ale także obsługujemy płatności, mailingi i wejściówki oraz prowadzimy recepcję i kontrolę dostępu. A tak naprawdę… robi to za nas system.
Jak w tym roku przebiegała organizacja tak wielkiego wydarzenia? Na początek została uruchomiona rejestracja uczestników online. Podzieliliśmy ją na dwa główne segmenty: płatna i bezpłatna, a także dodaliśmy możliwość wyboru noclegu. Ta ostatnia opcja jest niewielkim, acz bardzo przydatnym udogodnieniem, zwłaszcza w przypadku kilkudniowych konferencji. Po prawidłowym ukończeniu rejestracji każdy uczestnik otrzymał automatycznie wygenerowanie potwierdzenie.
Na dalszym etapie komunikowaliśmy się z uczestnikami za pomocą mailingów oraz wiadomości SMS. Uruchomiliśmy także biuro informacyjne, które służyło pomocą w razie jakichkolwiek wątpliwości czy pytań. W naszej gestii była także obsługa sprzedaży wejściówek na konferencję i fakturowanie transakcji. Jak zwykle mieliśmy wszystko pod kontrolą.
Aby obsługa recepcji konferencyjnej przebiegała sprawnie, system CONREGO posłużył do generowania personalizowanych identyfikatorów, na których osadziliśmy wszystkie niezbędne informacje o uczestniku, między innymi nazwę reprezentowanej przez niego firmy i stanowisko oraz mapkę dojazdu do ważniejszych lokalizacji.
Byliśmy przygotowani również na obsługę kontroli dostępu uczestników do wydarzeń zamkniętych. Obsługiwane przez przeszkolony personel punkty kontrolne w ciągu kilku sekund sprawdzały, czy dana osoba została zarejestrowana na event, a zatem – czy ma do niego otwarty dostęp.
System CONREGO posłużył do kilku niestandardowych zastosowań. Między innymi wydawaliśmy za jego pomocą zestawy do tłumaczeń. Hostessy skanowały kody osadzone w identyfikatorach, a system raportował czas pobrania zestawu, dzięki czemu pod koniec konferencji wiedzieliśmy, od kogo trzeba go odebrać.
Nie napotkaliśmy niespodzianek na żadnym etapie organizacji konferencji. System CONREGO został stworzony w taki sposób, aby wspomagać organizację wydarzenia od pierwszej do ostatniej minuty. Tak solidne zaplecze pozwala ograniczyć nakład pracy. W większości przypadków wystarczy opracować plan i wprawić w ruch maszynę… a konferencja będzie przebiegać dokładnie po naszej myśli.
Tomasz Chrościechowski