Case study: XXIV Międzynarodowy Kongres PSLWMZ

Było profesjonalnie, efektownie i wymagająco. Naprawdę wiele się działo! Kiedy? Na XXIV Międzynarodowym Kongresie Medycyny Weterynaryjnej Małych Zwierząt PSLWMZ.

Case study: XXIV Międzynarodowy Kongres PSLWMZ

Innymi słowy, system CONREGO posłużył do obsługi wydarzenia z długą historią i mnóstwem gości. Ale czy podczas organizacji wszystko przebiegło tak jak należy? Czy pojawiły się wpadki? Obiecujemy, że opowiemy o wszystkim!

Cofnijmy się jednak na moment w przeszłość. Dawniej wiele elementów wydarzenia trzeba było przygotowywać klasycznie, za pomocą tabel, notatek i spisów. Doświadczenie zdobyte w branży eventowej sprawiło, że zrozumieliśmy – organizatorzy wydarzeń potrzebują automatyzacji. Systemu, dzięki któremu w całości obsłużą każde wydarzenie. To dlatego powołaliśmy do życia gotowy system rejestracji uczestników CONREGO. I to dlatego dzielimy się nim także z Tobą.

Kongres PSLWMZ nie stanowił wyjątku. Na potrzeby naszego klienta – organizatora kongresu – wdrożyliśmy system, który następnie umożliwił obsługę gości w obszarach, o których za moment opowiemy. Pytanie jednak – czy wszystko poszło po naszej myśli?

Responsywna strona internetowa

Kongres PSLWMZ miał odbyć się w dniach 18-20 listopada 2016 roku. Dzięki aplikacji CONREGO już w czerwcu uruchomiliśmy responsywną stronę kongresu. Pełniła ona funkcję promocyjno-informacyjną i umożliwiła wygodną publikację przeróżnych informacji. Jakich konkretnie? O Centrum Kongresowym, lokalizacji, rezerwacji noclegów, prelegentach, agendzie kongresowej i wystawcach, którzy rozstawili na terenie Centrum Kongresowego swoje stoiska promocyjne.

Rejestracja online

W tak sprofilowanym wydarzeniu jak PSLWMZ udział biorą głównie weterynarze, członkowie stowarzyszenia PSLWMZ, studenci, sponsorzy oraz wystawcy. Niezależnie od typu uczestnictwa, należy umożliwić gościom szybką i efektywną rejestrację online. W tym przypadku system rejestracji CONREGO został zintegrowany z bramką płatniczą Przelewy24, by umożliwić wygodną sprzedaż wejściówek i transakcje kartami kredytowymi. Na tym etapie również nie pojawiły się żadne niespodzianki. Prawda jest jednak taka, że zabawa miała się dopiero rozpocząć.

Recepcja uczestników

Wreszcie docieramy do momentu prawdziwego kontaktu z gośćmi. To etap, który musi zostać perfekcyjnie zaplanowany, by niczym nas nie zaskoczył!

Podczas kongresu PSLWMZ nasz klient działał w oparciu o dwa zintegrowane moduły systemu umożliwiające obsługę recepcji konferencyjnej i personalizację identyfikatorów. Połączone funkcje obu modułów umożliwiły odnotowanie obecności uczestników oraz druk identyfikatorów kongresowych na bazie etykiet samoprzylepnych klejonych do identyfikatorów in blanco. Czy coś w tym trudnego? Z pewnością, lecz nie wtedy, gdy ma się do dyspozycji system rejestracji uczestników konferencji, która pracuje za Ciebie. To ogromny plus systemu CONREGO – zbudowany w oparciu o dekadę doświadczeń, stanowi fundament eventu, a mniej doświadczonych organizatorów prowadzi po kolejnych etapach organizacji wydarzenia.

Kontrola dostępu

Ta często niełatwa część wydarzenia została obsłużona za pomocą modułu Kontrola Dostępu. Teren Centrum Kongresowego został podzielony na strefy, do których dostęp przysługiwał określonym gościom. Co ciekawe – jako że system CONREGO jest elastyczny i wiele jego funkcji ma mnóstwo nietypowych zastosowań – moduł ten umożliwił także wystawcom wydarzenia pozyskanie danych uczestników odwiedzających ich stoiska.

Obsługa techniczna

Za systemem CONREGO stoją ludzie, którzy gotowi są wesprzeć każde wydarzenie. Jeżeli zakupiłeś nasz produkt i masz jakiekolwiek wątpliwości, pytania czy problemy, jesteśmy do Twojej dyspozycji. W przypadku kongresu PSLWMZ organizację wydarzenia pod kątem obsługi technicznej wsparli dwaj przedstawiciele CONREGO. Zadbali o konfigurację sprzętową i przeszkolili zespół odpowiedzialny za obsługę recepcji i kontroli dostępu. Co istotne, oferowane przez nas plany abonamentowe – stanowią ułamek kosztów zakupu pełnej usługi organizacji wydarzenia.

Jeśli jednak uważasz, że samodzielne zastosowanie systemu to proces zbyt czasochłonny to poznaj naszą ofertę usług dla organizatorów wydarzeń.

Jak to wyglądało?

Zobacz krótką relację video z Kongresu, który odbył się w DoubleTree by Hilton w Łodzi:

Wracając natomiast do wątku głównego, nie będziemy dłużej trzymać Cię w niepewności. Organizacja PSLWMZ przebiegała perfekcyjnie!

Tomasz Chrościechowski