Case study: RhinoForum 2016

W dzisiejszym artykule opowiemy Wam o wydarzeniu organizowanym przez „Rynologię Polską”. To stowarzyszenie, które wspieramy od lat – nasza współpraca trwa od marca 2012 roku.

Case study: RhinoForum 2016

Zacznijmy jednak od samego początku. „Rynologia Polska” to organizacja otwarta dla wszystkich, którzy pragną przyczynić się do rozwoju polskiej rynologii. Mówiąc skrótowo, jej celem jest upowszechnianie współczesnej rynologii w środowisku polskich laryngologów. A jaki ma w tym udział CONREGO? O tym dowiesz się za moment!

Strona internetowa wydarzenia

Współpraca z „Rynologią Polską” trwa od lat, nie oznacza to jednak, że kolejne wydarzenia wyglądają tak samo. Co roku CONREGO przygotowuje nową odsłonę responsywnej strony konferencji na bazie plakatu promocyjnego dostarczonego przez organizatora forum. Rok 2016 nie stanowił wyjątku. Na łamach strony zostały opublikowane bieżące informacje o konferencji, sylwetki prelegentów, aktualny program, a także informacje organizacyjne.

Rejestracja uczestników forum

Co roku Rhinoforum umożliwia swoim gościom przeglądanie strony zarówno po polsku, jak i po angielsku. To samo dotyczy rejestracji. Lokalizacja językowa to już standard w organizacji wydarzeń, nie tylko podczas obsługi konferencji medycznych, CONREGO zaś wychodzi naprzeciw oczekiwaniom.

Organizatorzy Rhinoforum są doświadczeni w temacie, dlatego doskonale zdają sobie sprawę, jak ważne przy organizacji wydarzenia jest wprowadzenie rabatów. W tym roku system CONREGO pozwolił zastosować dwa rodzaje rabatów: w zależności od (1) rodzaju uczestnictwa oraz (2) terminu rejestracji na wydarzenie. Ta druga kwestia – nagradzanie wczesnych rejestracji – jest szczególnie ważna dla organizatora, dlatego polecamy zapoznać się z naszym artykułem Jak zmotywować uczestników wydarzenia do wczesnej rejestracji?. Dzięki wypróbowanym przez nas sposobom będziesz w stanie wcześniej rozpocząć kolejne etapy organizacji i tym samym zaoszczędzisz mnóstwo cennego czasu.

Co jeszcze zagwarantował system CONREGO przy organizacji Rhinoforum 2016?

Wymieniając na jednym wdechu: sprzedaż wejściówek, automatyczne wystawianie faktur pro forma i VAT, generowanie raportów oraz wysyłkę mailingów do uczestników konferecji i subskrybentów Magazynu Otorynolaryngologicznego. Dodatkowo – ze względu na ogromne zainteresowanie warsztatami – podczas rejestracji każdy gość deklarował, w których wydarzeniach chce uczestniczyć. System automatycznie blokował możliwość wyboru dwóch sesji odbywających się w tym samym czasie. To proste, a jakże przydatne rozwiązanie.

A jak wyglądał sam proces rejestracyjny?

Został podzielony na następujące etapy:

Obsługa uczestników podczas eventu

Na potrzeby Rhinoforum 2016 wdrożyliśmy moduł obsługi gości umożliwiający kontrolę wejść uczestników na teren obiektu konferencyjnego (Recepcja) oraz na poszczególne sesje odbywające się na terenie obiektu (Kontrola dostępu).

Podczas tego ogromnego wydarzenia system CONREGO obsłużył ponad tysiąc gości. Aby mieć pewność, że wszystko będzie przebiegać pomyślnie, na terenie całego Centrum Konferencyjnego rozstawiono cztery punkty kontrolne notujące obecność uczestników. Wszystkie punkty zostały wyposażone w laptopy z dostępem do internetu i czytniki kodów QR. Co bardzo istotne, czytniki umożliwiły skanowanie identyfikatorów z częstotliwością zapobiegającą kolejkom. Więcej o tym, jak poradzić sobie z wyborem sprzętu do tego typu zadań, dowiesz się z naszego artykułu: Jaki sprzęt wybrać do kontroli dostępu i recepcji wydarzenia?.

Jak to wyglądało?

Koniecznie zobacz klip video jaki nasz zespół przygotował podczas RhinoForum 2016:



Tomasz Chrościechowski