Case study: Webinar Galderma

Założenia webinaru

Galderma to firma specjalizująca się w obszarze innowacyjnych rozwiązań medycznych, głównie z zakresu medycyny estetycznej. Wydarzenie, które mieliśmy wspomóc, zaplanowano pod hasłem „Bezpieczeństwo zabiegów estetycznych w stanie podwyższonego ryzyka epidemicznego”. Ze względu na sytuację epidemiczną spotkanie miało odbyć się w formie webinaru.

Zamknięty charakter wydarzenia zakładał udostępnienie transmisji wyłącznie lekarzom oraz osobom zarządzającym placówkami medycznymi. W programie przewidziano wystąpienia pięciu prelegentek. Trzy z nich obecne były w studiu, natomiast pozostałe dwie dołączyły do spotkania zdalnie. Czas trwania transmisji zaplanowano na półtorej godziny, a liczebność grupy odbiorców przewidziano na maksymalnie 1000 osób.

W celu zapewnienia najwyższej jakości usługi Agencja Bloch & Friends zdecydowała się na współpracę z dwoma podmiotami:

On The Air – profesjonalne studio realizatorskie zaoferowało spójną oprawę wizualną i dźwiękową transmisji na żywo.
CONREGO – jako lider usług IT dla branży eventowej zaproponowaliśmy budowę responsywnej strony wydarzenia z formularzem rejestracyjnym, a także dostarczenie platformy webinarowej do odbioru transmisji wideo.

Realizacja

Agencja Bloch & Friends odpowiadała za koordynację prac zespołu. Przygotowała również spójną z systemem identyfikacji marki Galderma oprawę wizualną całego przedsięwzięcia – w tym projekt graficzny strony internetowej oraz ekrany zapowiadające wystąpienia prelegentek.

Strona wydarzenia z systemem rejestracji

My – CONREGO – przygotowaliśmy responsywną stronę internetową zawierającą informacje o programie wydarzenia i profilach prelegentek, a także formularz zgłoszeniowy.

Zapewniliśmy niezbędną dla wydarzeń zamkniętych funkcjonalność – kontrolę dostępu uczestników. Należało sprawdzić, czy potencjalny słuchacz spełnia wymóg posiadania prawa wykonywania zawodu lekarza lub reprezentacji placówki medycznej. Weryfikacja odbywała się na podstawie numerów PWZ i NIP. System CONREGO umożliwił również wysyłkę sytuacyjnych wiadomości e-mail do zarejestrowanych uczestników:

po rejestracji – informację o przyjęciu zgłoszenia,
po weryfikacji – wiadomość z linkiem do platformy webinarowej,
po spotkaniu – osoby obecne na webinarze otrzymały podziękowanie za udział wraz z linkiem do platformy edukacyjnej EsteBox.

Zobacz jak wyglądała rejestracja na webinar.

Platforma konferencji online

Platforma CONREGO Live i zintegrowana internetowa rejestracja uczestników konferencji umożliwiła zabezpieczenie dostępu do spotkania. Udział w nim mogły wziąć wyłącznie osoby zarejestrowane. Uczestnikom rozesłano unikalne linki, z których w danym momencie można było skorzystać maksymalnie na jednym urządzeniu. W ramach udostępnionej platformy webinarowej prezentowaliśmy transmisję ze studia w tzw. „pokoju”. Aby zapewnić maksymalną spójność przekazu marki, jego szata graficzna została dostosowana do projektu strony internetowej wydarzenia.

Wysokiej jakości obraz i dźwięk transmitowany na żywo ze studia był połączeniem materiału z kilku źródeł:

kamer w studiu,
prezentacyjnych materiałów audio-wideo,
komputerów prelegentek łączących się ze studiem z własnych lokalizacji.

Dzięki możliwościom technicznym studia On The Air całość przekazu trafiała na naszą platformę jako pojedynczy strumień audio-wideo, co miało pozytywny wpływ na jakość odbioru. Za pośrednictwem okna czatu wbudowanego w interfejs pokoju uczestnicy mogli zadawać pytania, które po weryfikacji moderatorów przekazywano prelegentkom. Po spotkaniu udostępniliśmy przedstawicielom Galdermy i Bloch & Friends kompletny raport podsumowujący rejestrację oraz czas wejścia i wyjścia każdego z uczestników webinaru.

Zobacz jak prezentowała się przestrzeń samej konferencji online.

Podsumowanie

Realizacja wydarzenia w formie webinaru stanowi takie samo wyzwanie jak przygotowanie standardowej konferencji. Powodzenie przedsięwzięcia zależy od wielu czynników, spośród których na szczególną uwagę zasługują skuteczna kooperacja z partnerami oraz kompleksowe zaplecze technologiczne.

Współpraca z Agencją Bloch & Friends oraz studiem On The Air udowodniła, że wybór kompetentnych partnerów stanowi element, którego nie sposób przecenić. Realizacja poszczególnych zadań przez specjalistów w określonych dziedzinach nie tylko przyspiesza proces organizacji wydarzenia, ale przede wszystkim maksymalizuje szanse na jego bezproblemowy przebieg.

Zaplecze technologiczne to domena CONREGO. Dostarczona przez nas platforma konferencji online oraz technologia, która umożliwiła rejestrację uczestników i połączyła wszystkie elementy spotkania w zintegrowaną całość.

Webinar okazał się sukcesem. Dowodzą tego zarówno opinie uczestników, jak i dane statystyczne. Tylko niewielki odsetek uczestników opuścił spotkanie przed zakończeniem transmisji. To powód do dumy i wyznacznik standardów jakości dla kolejnych wydarzeń. Bo przecież możemy stawać się tylko lepsi!

Galderma jest największą na świecie niezależną firmą dermatologiczną. Powstała w 1981 r. jako joint venture Nestle i L’Oreal. Od 2014 r. do września 2019 r. prowadziła działalność jako Nestle Skin Health, wchodząc w skład grupy Nestle S.A. Od października 2019 r. Galderma jest niezależną spółką zarządzaną przez konsorcjum inwestorów: EQT, Luxinvę – spółkę zależną Abu Dhabi Investment Authority (ADIA), i PSP Investment. Firma funkcjonuje na polskim rynku od 2000 r.

PBCI Sp. z o.o. to zespół profesjonalnych pasjonatów realizujących kreatywne rozwiązania dla klientów nieprzerwanie od 2014 roku. Domeną firmy jest kompleksowa produkcja i obsługa konferencji, przestrzeni wystawienniczych i wyjazdów grupowych.

Specjaliści w wielokamerowych realizacjach na żywo ze Studia OnTheAir – także w technologii „wirtualnego studia”. Firma oferuje możliwość transmisji i rejestracji wydarzenia z dowolnego miejsca z pomocą odpowiednio wyposażonego wozu transmisyjnego i przenośnych zestawów do streamingu.

Jak wyglądał webinar z perspektywy uczestnika?

Poniżej znajdziesz galeria zrzutów ekranu wszystkich etapów od rejestracji uczestnictwa, po wejście na spotkanie online. Możesz także doświadczyć całości z pozycji uczestnika - wspomnij nam o tym podczas umawiania terminu prezentacji.

Umów prezentację