5 porad dla organizatorów wydarzeń hybrydowych

Udane wydarzenie hybrydowe może być trudne do zrealizowania, ponieważ zasadniczo są to dwa oddzielne wydarzenia: wydarzenie klasyczne i konferencja online. Aby przebiegło sprawnie, musisz mieć praktyczną wiedzę na temat obu tych rodzajów.

5 porad dla organizatorów wydarzeń hybrydowych

Jeśli Twoje wydarzenie zostało odwołane ze względu na wytyczne dotyczące zachowania dystansu społecznego i wymogi bezpieczeństwa dotyczące COVID-19, najlepszym rozwiązaniem była impreza wirtualna. Ale teraz, gdy środki bezpieczeństwa nieco się rozluźniają, przejście na hybrydowy styl wydarzenia zapewni Ci to, co najlepsze z obu światów.

Jeśli planujesz wydarzenie hybrydowe po raz pierwszy, wiedz, że nie jesteś sam. Oto, co musisz wiedzieć o organizowaniu wydarzenia hybrydowego, a także 5 naszych najlepszych wskazówek i trików, które pomogą Ci odnieść sukces.

Prowadzenie wydarzenia hybrydowego

Wydarzenia hybrydowe są organizowane na miejscu, przy czym stosuje się przy nich technologie online w celu włączenia zdalnej publiczności. Uczestnicy wydarzeń uwielbiają wydarzenia hybrydowe, ponieważ zapewniają elastyczność pod względem interakcji i uczestniczenia w wydarzeniu.

Organizując wydarzenie hybrydowe, powinieneś przynajmniej mieć pojęcie, co Twoi uczestnicy chcieliby zyskać na tym wydarzeniu. Powinieneś też być przygotowany do samodzielnego prowadzenia zarówno sesji fizycznych, jak i internetowych.

Do odniesienia sukcesu potrzebna Ci będzie platforma do organizacji wydarzeń. Taka platforma to narzędzie zaprojektowane w celu usprawnienia wielu aspektów administracyjnych wydarzenia i umożliwienia zarówno organizatorom, jak i uczestnikom skupienie się na treści. Może obsłużyć sprzedaż biletów i rejestrację, ale także pomoże Ci zorganizować wydarzenie dla uczestników online.

Jako że wydarzenia hybrydowe rozwijają się dzięki wysokiej jakości technologii, będziesz potrzebować zaawansowanej platformy i systemu zarządzania eventem, aby upewnić się, że wydarzenie przebiega zgodnie z planem.

Rzeczy, których uczestnicy szukają w wydarzeniach hybrydowych

Imprezy hybrydowe to świetny sposób na zbliżanie ludzi w najlepszych momentach. Dzięki opcji zdalnej wydarzenia hybrydowe stwarzają więcej okazji do uczestnictwa, a dzięki elementom takim jak grywalizacja, wirtualne mapy, lobby czy transmisja na żywo, wiele osób poczuje się, jakby byli tam osobiście!

Jest jednak kilka rzeczy, których uczestnicy wręcz oczekują, gdy organizujesz wydarzenie hybrydowe.

Pierwszą rzeczą jest możliwość pełnego wirtualnego uczestnictwa. Twoje wydarzenie hybrydowe powinno w pełni gościć wirtualnych uczestników, co oznacza, że mogą oni uczestniczyć w każdej sesji, w wydarzeniach online oraz rozmawiać z dostawcami i prezenterami. Uczestnicy online powinni mieć możliwość uczestniczenia w sesji na żywo, a także korzystania z sesji tylko online.

Jeśli to możliwe, użyj aplikacji eventowej. Aplikacja eventowa to przydatne narzędzie dla osób, które fizycznie biorą udział w wydarzeniu.

Typowe skargi dotyczące wydarzeń hybrydowych

Jako organizator wydarzeń, zanim zaczniesz planować wydarzenie hybrydowe, musisz zrozumieć, co może pójść nie tak. Niektóre problemy wydarzeń hybrydowych:

Podobnie jak w przypadku każdego wydarzenia na żywo lub wydarzenia wirtualnego, czasami zdarzają się chwile, w których coś idzie nie tak lub wydarzenie nie spełnia oczekiwań. To normalne. Jednak przy odpowiednim przygotowaniu możesz ograniczyć te przypadki do minimum.

Wskazówki dotyczące organizacji wydarzeń hybrydowych

Chociaż każde wydarzenie ma długą listę rzeczy do zrobienia, uznaliśmy, że najlepiej będzie sporządzić listę 5 rzeczy, które są absolutnie niezbędne, aby Twoje wydarzenie hybrydowe wyróżniało się spośród innych i odniosło sukces.

1. Zainwestuj w wirtualną platformę eventową

Oprogramowanie do obsługi wydarzeń ma kluczowe znaczenie dla zachowania organizacji. Ale kiedy przechodzisz na hybrydę, musisz upewnić się, że używana platforma może obsłużyć zdalną publiczność, umożliwia przesyłanie filmów, oferuje opcje czatu na żywo i zapewnia funkcje generowania potencjalnych klientów dla sponsorów i dostawców.

Wysokiej jakości platforma do wydarzeń wirtualnych może Ci to wszystko zapewnić, jednocześnie utrzymując wysoki poziom zaangażowania publiczności.

Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do wirtualnych wydarzeń, obejmują między innymi czat na żywo, generowanie potencjalnych klientów, połączenie z mediami społecznościowymi, możliwość przesyłania wcześniej nagranych filmów, wideo na żywo i nagrywanie transmisji.

2. Zatrudnij wirtualnego hosta

Jako organizator wydarzeń prawdopodobnie doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, że tradycyjne wydarzenie będzie miało konferansjera, moderatora lub kogoś, kto pobudzi w uczestnikach zaangażowanie i emocje.

Dlatego ważne jest, aby wziąć pod uwagę wirtualnego hosta. Wirtualny host ma być przewodnikiem dla odbiorców online.

Posiadanie w swoim zespole wirtualnego hosta sprawi, że każdy uczestnik sesji będzie bardziej skupiony na treści.

3. Test, test, test

Nawet jeśli jesteś starym wyjadaczem w prowadzeniu wydarzeń online, takich jak webinary lub wirtualne konferencje, musisz przetestować swoje systemy, aby upewnić się, że wirtualne doświadczenie, które zapewniasz, spełni oczekiwania uczestników.

Dwa razy przetestuj wydarzenie przed uruchomieniem, aby móc przejrzeć i poprawić zawartość, zanim uczestnicy uzyskają do niej dostęp. Przeprowadź przegląd całego programu, aby zidentyfikować wszelkie problemy, które mogą się pojawić. Zwróć szczególną uwagę, aby funkcje czatu na żywo działały poprawnie.

4. Zatrudnij wsparcie

Zawsze gdy organizujesz wydarzenie z elementem wirtualnym, ważne jest, aby mieć pod ręką specjalistów organizacji wydarzeń z odpowiednimi kwalifikacjami, którzy będą Cię wspierać. Oznacza to wsparcie techniczne, a także w relacjach z klientami i marketingowe. Jeśli coś pójdzie nie tak, ci specjaliści mogą pomóc złagodzić wszelkie problemy.

5. Roześlij kwestionariusz do swoich przyszłych lub byłych gości, pytając ich, jaką technologią wydarzeń są zainteresowani

Twój przyszły wirtualny uczestnik może nie rozumieć szczegółów Twojej platformy wydarzeń online lub sposobu, w jaki wydarzenie hybrydowe jest zaprojektowane i jak dokładnie się odbędzie. Ale rozumieją, co im się podoba, a czego nie lubią.

Wysłanie ankiety do byłych gości pomoże Ci przygotować się na przyszłe wydarzenia i pozwoli określić oczekiwania wirtualnego uczestnika. Co więcej, taki kwestionariusz może pomóc w przygotowaniu potencjalnych uczestników do przyszłego wydarzenia. Może służyć jako subtelna forma promocji wydarzenia. Pokazuje respondentom, że cenisz ich opinie.

Po prostu opublikuj kwestionariusz w mediach społecznościowych lub dołącz go do kampanii mailowej.

Organizacja udanego wydarzenia hybrydowego

Prowadzenie wydarzenia hybrydowego przypomina organizowanie dwóch różnych typów wydarzeń. Na początek musisz upewnić się, że część klasyczna działa płynnie i uwzględnia odpowiednie środki bezpieczeństwa. Jednocześnie musisz zapewnić, że elementy wirtualne są regularnie monitorowane.

Na szczęście, postępując zgodnie z naszymi wskazówkami i korzystając z wszechstronnej platformy wirtualnych wydarzeń, takiej jak CONREGO, nie powinieneś mieć żadnych problemów! Kiedy będziesz gotowy do rozpoczęcia, skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc!

Tomasz Chrościechowski