Jak system CONREGO usprawnił obsługę uczestników kongresu medycznego?

Stowarzyszenie „Rynologia Polska” to organizacja otwarta dla wszystkich, którzy pragną przyczynić się do rozwoju polskiej rynologii. Jej celem jest upowszechnianie współczesnej rynologii w środowisku krajowych laryngologów. Współpracę ze stowarzyszeniem rozpoczęliśmy od wdrożenia systemu rejestracji na potrzeby IX Krajowego Forum Rynologicznego w marcu 2012 roku.

O dotychczasowych doświadczeniach w organizacji kongresów medycznych oraz pięciu latach pracy z systemem rejestracji uczestników CONREGO opowie dziś Emilia Straburzyńska, która od lat zajmuje się obsługą uczestników RhinoForum.

Tomek Chrościechowski: Pani Emilio, to już 5 lat! Towarzyszycie nam od etapu wczesnego rozwoju systemu i firmy, a wiele z Państwa sugestii przerodziło się w tym czasie w konkretne mechanizmy naszego oprogramowania do obsługi uczestników eventów. Nowością była choćby automatyczna wysyłka certyfikatów uczestnictwa dla osób, które uzupełniły ankietę oceny merytorycznej i organizacji Forum. Jak przebiegała obsługa uczestników RhinoForum, zanim zdecydowaliście się Państwo na zastosowanie systemu rejestracji CONREGO?

Emilia Straburzyńska: Przyznam szczerze, że wyparłam ten archaiczny okres z pamięci ;) Mieliśmy na stronie konferencji bardzo prosty formularz. Uczestnicy zgłaszali się, a do naszej bazy spływały ich dane. Istniała też opcja zgłoszenia się przez wysłanie formularza za pomocą faksu lub tradycyjnej poczty. Był to jednak bardzo awaryjny system i wciąż coś nie działało.

Tomek Chrościechowski: Postawiliście Państwo wówczas wszystko na jedną kartę – na system rejestracji uczestników wydarzeń CONREGO. Które z oferowanych funkcji zaważyły o wykorzystaniu właśnie naszego rozwiązania?

Emilia Straburzyńska: Zacznę od tego, że trafiliśmy na Państwa usługi przypadkowo. Pamiętam pierwsze telekonferencje wprowadzające nas w świat CONREGO. Podobało nam się to, że system i jego funkcje zostaną skrojone do naszych potrzeb. Baza, do której spływają wszystkie dane, możliwość wysyłania mailingów, a z czasem też wysyłka personalizowanych certyfikatów po konferencji. W tym roku otrzymaliśmy od Was moduł do rejestracji wykładowców, do którego ci mogli wgrać swoje życiorysy i zdjęcia. Jednak kluczowe podczas naszej współpracy okazało się to, że w słowniku CONREGO nie ma sformułowania „nie da się”. U Was wszystko się da. To właśnie ta elastyczność i rewelacyjne podejście do klienta sprawiło, że nie wyobrażamy sobie RhinoForum bez CONREGO.

Tomek Chrościechowski: Jednym z kluczowych procesów, który umożliwił Państwu system była sprzedaż wejściówek na konferencję za pomocą metod innych niż tradycyjne przelewy. Na początku system rejestracji został zintegrowany z bramką płatności online eCard S.A. System automatycznie procesował transakcje i generował faktury VAT. Jak na taką zmianę zareagowała księgowość?

Emilia Straburzyńska: Myślę, że dla księgowości ważne jest to, że mają wszystkie rozliczenia związane z konferencją w jednym miejscu, możliwość edytowania faktur i informację o tym, kiedy danemu uczestnikowi została wysłana dana faktura.

Tomek Chrościechowski: Forum cieszy się coraz większą popularnością poza Polską i obecnie bardzo dużą grupę uczestników RhinoForum stanowią goście zagraniczni. W jaki sposób CONREGO ułatwia Pani obsługę i komunikację z tymi uczestnikami?

Emilia Straburzyńska: Przede wszystkim istotne jest to, że mamy w systemie ślady wszystkich prób logowań, edycji i tym podobnych. Dzięki temu zawsze jestem w stanie rzetelnie odpowiedzieć uczestnikowi, co się zadziało z jego rejestracją.

Tomek Chrościechowski: Rozmiary, jakie osiągnęło RhinoForum (ponad 1000 gości przez trzy dni wypełnione wykładami od rana do wieczora) są imponujące nie tylko w skali krajowej. Uczestnicy w każdej ankiecie bardzo dobrze oceniają organizację, obsługę, merytorykę i obsługę rejestracji na Forum, lecz popularność nie wynika tylko z jakości. W dzisiejszych czasach trzeba się sprzedać.

Emilia Straburzyńska: Poza tym, że RhinoForum ma już swoja markę, dbamy o to, aby ściągnąć nowych uczestników (również tych z zagranicy) oraz utrzymać relację z naszymi stałymi gośćmi. W tej kwestii system CONREGO pomaga nam poprzez wysyłkę biuletynów/newsletterów. Co miesiąc wysyłamy newsletter w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Natomiast przed Forum i w jego trakcie korzystamy z opcji wysyłki SMS-ów, przypominając uczestnikom o ważnych punktach programu.

Tomek Chrościechowski: Co roku w ramach usługi wdrożenia oprogramowania do obsługi konferencji poza systemem rejestracji uczestników dostarczamy gotową stronę internetową konferencji pełniąca funkcję promocyjno-informacyjną. Jakich informacji najczęściej poszukują na stronie wydarzeni uczestnicy?

Emilia Straburzyńska: Uczestnicy poszukują szczegółowej informacji związanej z wydarzeniem: jaki jest program, kto będzie uczestniczył, w jakim hotelu odbędzie się konferencja i jaki jest koszt udziału.

Tomek Chrościechowski: W 2015 roku po raz pierwszy zdecydowaliście się Państwo na wykorzystanie innych mechanizmów dostępnych w systemie CONREGO. System ułatwił wówczas także obsługę wydarzenia na miejscu poprzez obsługę recepcji uczestników. Dużą rolę odegrała także kontrola dostępu na konferencję, dzięki której identyfikowaliśmy uczestników przybywających do i przemieszczających się po Hotelu Sound Garden w Warszawie. Jak postrzega Pani wpływ systemu na pracę stanowisk recepcyjnych?

Emilia Straburzyńska: To był strzał w dziesiątkę. Sczytywanie identyfikatorów na recepcji ogromnie przyspieszyło proces ich wydawania. Podczas Forum w ciągu godziny przez recepcję przewija się 400 osób – wszyscy chcą jednocześnie dostać się na wykłady. Wtedy liczy się każda minuta. W tym roku mieliśmy również stanowisko z drukarką. Jeśli zdarzało się, że ktoś chciał wykupić fee na miejscu, otrzymywał wydrukowany identyfikator i od razu był przydzielany w systemie do odpowiednich sesji. Natomiast kontrola dostępu pomaga nam ustrzec się przed uczestnikami, którzy chcą wejść na gapę, ale jest także przydatna do tworzenia statystyk. Dzięki niej wiemy na przykład, ile osób faktycznie przewinęło się danego dnia i możemy założyć, ile zamówić obiadów dla podobnych liczb w przyszłym roku. Poza tym często zdarzają się pytania od firm, które zapraszały uczestników na Forum, czy ich goście dotarli na konferencję. Dzięki kontroli dostępu mamy twarde dane i nie musimy przegrzebywać się przez papierowe listy.

Tomek Chrościechowski: Serdecznie dziękuję za rozmowę!

Organizatorzy RhinoForum zaufali nam już pięć lat temu. Jesteśmy dumni, wiedząc, że CONREGO już od tylu lat doskonale sprawdza się przy organizacji ogromnych, cyklicznych wydarzeń. Cieszymy się także i dziękujemy, że dzięki Wam i Waszym sugestiom system rejestracji uczestników CONREGO staje się coraz lepszy!

Tomasz Chrościechowski