Jak kontrolować dostęp uczestników wydarzenia do wybranych stref lub usług?

Event managerowie dość często poszukują rozwiązań umożliwiających kontrolę dostępu uczestników do wybranych stref lub usług w trakcie organizowanych wydarzeń.

Jak kontrolować dostęp uczestników wydarzenia do wybranych stref lub usług?

W jednym z poprzednich wpisów opowiedziałem o obsłudze recepcji konferencyjnej za pomocą systemu CONREGO. Recepcja polega między innymi na kontroli dostępu do samego wydarzenia, ponieważ zanim wydamy uczestnikowi identyfikator lub opaskę musimy go zidentyfikować i upewnić się, że jego rekord widnieje na liście gości. W tym wpisie opowiem o kontroli dostępu, która bywa potrzebna w sytuacji gdy nasz uczestnik przemieszcza się już na obszarze obiektu konferencyjnego.

Zacznijmy od tego, że kontrola dostępu oparta o system rejestracji nie zawsze jest uzasadniona. Aby ułatwić ocenę sytuacji, przedstawię szczegóły tego, jak się wydaje, nie całkiem oczywistego zagadnienia.

Kiedy kontrola dostępu jest wskazana i uzasadniona?

Doświadczeni organizatorzy wydarzeń z łatwością wymienią szereg przykładowych sytuacji, w których weryfikacja praw dostępu gości do wybranych stref stanowi konieczność. Niekiedy działanie to jest dyktowane kwestią finansową, jak wtedy, gdy wykłady są płatne i musimy weryfikować czy uczestnik, który chce na nie wejść, dokonał zakupu odpowiedniego pakietu lub gdy sale wykładowe są ograniczone liczbą miejsc siedzących.

Mogą powodować nami względy bezpieczeństwa – w obrębie niektórych obiektów nie może przebywać większa niż określona liczba osób (np. limitujące liczbę osób w budynku przepisy BHP). W przypadku występowania strefy zamkniętej może zaistnieć konieczność weryfikacji tożsamości osób, które chcą uzyskać do niej dostęp.

Kontrola dostępu ma też zastosowanie w sytuacji, gdy planujesz wydawanie zestawów do tłumaczeń symultanicznych. Przez odnotowanie "wejścia" oznaczać możesz fakt wydania słuchawki, zaś przy przyjmowaniu zwrotu możesz oznaczyć "wyjście". Dzięki generowanym w czasie rzeczywistym listom obecności z łatwością uzyskasz informację o uczestnikach nadal posiadających brakujące zestawy.

Inną sytuacją, w której pomocne będzie rozwiązanie umożliwiające kontrolę dostępu jest badanie zaangażowania gości w poszczególne wykłady lub warsztaty. Wówczas będziemy nie tyle kontrolowali dostęp ile migrację uczestników pomiędzy salami. Co więcej, jeśli na "punkcie kontrolnym" odnotujemy moment wejścia i wyjścia uczestnika eventu to uzyskamy wiedzę o czasie jego pobytu. Ta wiedza nabierze nieocenionej wartości, gdy zechcesz zorganizować kolejne wydarzenie w cyklu.

Jak niedrogo uruchomić system skutecznej kontroli dostępu?

W przypadku kontroli dostępu najczęściej wykorzystuje się trzy podstawowe narzędzia, dzięki którym w łatwy i niedrogi sposób można poradzić sobie ze strona techniczną zagadnienia.

1. Identyfikatory z kodem QR

To świetnie sprawdzające się rozwiązanie, jeśli wybrany przez nas system rejestracji uczestników oferuje funkcję generowania biletów z automatycznie przypisanymi do uczestnika kodami QR.

2. Laptopy lub tablety z czytnikami kodów QR

Sprzęt zawsze generuje koszty, lecz można je zminimalizować, wyposażając stanowiska kontrolne w urządzenia z niższej półki cenowej – będą w pełni wystarczające do naszych celów. O ile laptopy można wynająć (w cenie około 100-150 PLN netto za dobę) to niewiele firm oferuje możliwość wynajmu czytników kodów QR. Koszt zakupu czytnika to kwota w okolicach 700 PLN netto. Alternatywę stanowią czytniki kodów kreskowych, lecz przewagą czytników dwuwymiarowych (QR) jest fakt, że lepiej radzą sobie z czytaniem kodów z ekranów urządzeń mobilnych – nawet tych z połyskiem. Czytniki kodów kreskowych nie są w stanie czytać kodu z ekranu smartfona, co wymusza stosowanie nośnika kodu w formie papierowej.

3. Aplikacja mobilna do obsługi recepcji i punktów kontrolnych

Alternatywą, którą warto rozważyć jest zastosowanie smartfonów. Z myślą o klientach pragnących uniknąć inwestycji w czytniki i laptopy przygotowaliśmy w pełni zintegrowaną z systemem rejestracji CONREGO aplikację mobilną - CONREGO Check-in. Dzięki niej za pomocą smartfonów z systemem Android lub iOS uzyskasz błyskawiczny dostęp do funkcji jakie oferuje moduł Check-In i Kontroli Dostępu. Wystarczy zainstalować aplikację, zalogować się na konto użytkownika aktywnej subskrypcji CONREGO i można kontrolować dostęp na wybranej strefie.

Aplikacja CONREGO Check-In dostępna jest w planie CONREGO All-In-One.

Tomasz Chrościechowski