2 w 1 - wejściówka z identyfikatorem

Identyfikatory to jeden z kilku elementów wydarzenia, mogący stać się Twoim wrogiem lub sprzymierzeńcem w kwestii przeprowadzenia rejestracji uczestników.

Upraszczanie spraw wydaje się mieć sens, szczególnie gdy efektem końcowym są produkty typu 2 w 1, takie jak ołówek z gumką, szampon z odżywką, aparat fotograficzny w telefonie, czy… identyfikator na bazie wejściówki. To dobra droga na skróty, która redukuje koszty i przynosi spodziewany efekt. Nie będziesz pewnie zaskoczony faktem, że omówimy ostatni przykład, lecz mamy nadzieję, że zadziwią Cię możliwości i korzyści płynące ze stosowania automatycznie generowanych wejściówek.

Drukowanie identyfikatorów

W komfortowej sytuacji znajdują się organizatorzy wydarzeń pozwalających na druk identyfikatorów przed imprezą. Istnieją jednak czynniki wymuszające przygotowanie oraz wydruk w trakcie przedsięwzięcia. Dzieje się tak szczególnie podczas wydarzeń otwartych, gdzie goście mogą pojawić się z zewnątrz lub gdy rejestracja odbywa się na miejscu. W takich przypadkach organizator nie jest w stanie przewidzieć, kto pojawi się na konferencji. Codziennością są także sytuacje, gdzie mimo zamkniętego charakteru wydarzenia oraz listy gości, którą poprzedzały zapisy, pojawiają się niezapowiedziane osoby. Co wtedy? Należałoby błyskawicznie zaopatrzyć je w identyfikatory. W jaki sposób możesz to zrobić?

Rozwiązaniem może być druk identyfikatorów plastikowych na recepcji. To opcja kosztowna i wymagająca zastosowania specjalnych drukarek oraz materiałów eksploatacyjnych w postaci kart i kalek. Ponadto karta plastikowa jest niewielka – ma rozmiar karty kredytowej, w związku z czym personalia uczestnika są słabo widoczne. Trudno także zmieścić na tak przygotowanym identyfikatorze cokolwiek poza podstawowymi danymi jak imię
i nazwisko.

Nie mniej wymagający może okazać się druk identyfikatorów papierowych. Można go wykonać za pomocą drukarek termo-transferowych marki Zebra. Wymaga on jednak zastosowania specjalnych rolek perforowanych etykiet. W jednej rolce producent dostarcza 500 sztuk etykiet, a minimalne zamówienie to z reguły 4 rolki. Dla wydarzenia, na którym planujemy ugościć na przykład 300 osób, koszty takiego druku są irracjonalnie wysokie. Co więcej, etykiety perforowane mają gramaturę około 180g. Należy więc liczyć się z dodatkowym kosztem zakupu etui PCV.

Czy jest inny sposób? Tak. Problem druku identyfikatorów w trakcie recepcji rozwiązuje metoda opracowana przez zespół CONREGO. Warto by poznał ją każdy, kto pretenduje do miana skutecznego event managera.

Generowanie wejściówek

Opracowaliśmy metodę polegającą na użyciu wejściówki generowanej za pomocą modułu Generator PDF w formie A4. Format A6 to 105 x 148 mm. Przygotowanie projektu jest niezwykle proste a format wystarczająco duży, by na froncie identyfikatora umiejscowić:

✔   logotypy organizatora i/lub eventu,
✔   imię, nazwisko gościa wydarzenia,
✔   nazwę organizacji, którą reprezentuje uczestnik,
✔   kategorię uczestnictwa,
✔   kod QR lub kod kreskowy.




Taka wejściówka po złamaniu arkusza A4 do A6 według znaczników będzie pełnić rolę identyfikatora. Istotne jest, by odpowiednie wcześnie powiadomić uczestników, by przygotowane wcześniej i przesłane do nich drogą mailową wejściówki, mieli przy sobie podczas rejestracji. Dzięki temu zabiegowi odwracamy sytuację i to nie personel recepcyjny czy hostessy czekają na gości z identyfikatorami, lecz sami uczestnicy przybywają na wydarzenie z identyfikatorami w dłoniach. Obsłudze pozostanie zeskanować kod QR lub kreskowy, dzięki czemu w sekundę zarejestrują pojedynczego gościa oraz wręczenie mu uzbrojonego w smyczkę etui PCV.

Wyobraź sobie, że co najmniej połowa gości pojawi się na Twoim wydarzeniu z taką wejściówką i identyfikatorem 2 w 1. Funkcjonalna i spersonalizowana wejściówka wygenerowana automatycznie z systemu rejestracji uczestników CONREGO błyskawicznie zmieni się w identyfikator.

To oszczędność czasu zarówno dla przybyłego gościa, jak i dla personelu recepcyjnego. Dodatkowy, nieoczekiwany uczestnik również nie będzie stanowił problemu, a cała procedura rejestracji z punktu widzenia obu stron przebiegnie niezwykle sprawnie. Takie zabiegi i udoskonalenia lepiej organizują pracę, w praktyce są tańsze niż drukowanie papierowych lub plastikowych identyfikatorów i pozytywnie wpływają na odbiór Twojego wydarzenia. Czyż nie oto właśnie chodzi?

Udostępnij znajomym

Zapisz się do newslettera CONREGO i zdobywaj wiedzę!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych (imię, adresu e-mail) zawartych w zgłoszeniu na newslettera, w związku z art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin newslettera CONREGO.
Ta strona korzysta z cookies aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce: Polityka cookies Akceptuję