Eventy online z CONREGO: Konferencje wirtualne

Dzisiaj zaprezentuję sposób działania klasycznej konferencji w wersji wirtualnej.

Konferencja

Przez konferencję rozumiem tu dość duże wydarzenie charakteryzujące się kilkoma sesjami równoległymi. Z racji na ograniczoną pojemność sal wykładowych, uczestnicy już podczas rejestracji muszą zadeklarować, które sesje ich interesują. Dodatkowo działa sesja plenarna, która jest dostępna dla wszystkich i jest jedynym punktem dostępnym w danym czasie. Mogą się również pojawić warsztaty - punkty programu nastawione na zaangażowanie uczestników, odbywające się w mniejszym gronie niż zwykłe wykłady.

Organizacja

Podsumowując, potrzebujemy trzech rodzajów pokojów:

• Sesja plenarna - największy pokój, musi pomieścić wszystkich uczestników wydarzenia. Najlepiej wykorzystać tu albo stream ze studia nagraniowego, które zrealizuje bardzo profesjonalnie wyglądające wystąpienie, albo zwyczajnie odtworzyć wcześniej nagrany film. Pierwsza opcja pozwala na niewielką interakcję z uczestnikami, druga jest zdecydowanie bezpieczniejsza, bo z góry wiemy, co zobaczą uczestnicy. W tym pokoju można również zorganizować keynote, który również powinien być nagrany lub nadawany ze studia.
• Wykłady - ilość i rozmiar pokojów będzie zależny od agendy konferencji. Ilość to po prostu ilość równoległych wykładów, które planujesz organizować. Co do wielkości, to pokoje powinny w sumie pomieścić więcej niż wszystkich uczestników. Nie należy zakładać, że upodobania uczestników rozłożą się równomiernie i wszystkie pokoje będą zapełnione na styk.
• Warsztaty - najmniejsze z trzech rodzajów pokojów. W tym wypadku prowadzący powinien komunikować się z uczestnikami na żywo. Można to robić za pomocą czatu lub zorganizować spotkanie podobne do tych na platformie Zoom. Jeśli wszyscy uczestnicy powinni stale nadawać audio i video, ich liczba nie powinna przekroczyć 10. Wynika to z trudności utrzymania porządku oraz wymaganej przepustowości łącza przy większej liczbie uczestników. Rozwiązaniem jest wybiórcze dopuszczanie uczestników do głosu, żeby mogli wziąć udział w dyskusji lub zadać pytanie.

Obsługa

Pozostaje oczywiście problem kontrolowania tego, który uczestnik może wejść do którego pokoju oraz kiedy dany pokój powinien być w ogóle otwarty. Tutaj ponownie z pomocą przychodzi interfejs konferencyjny CONREGO Live:

Nasz przedstawiciel zadba o to, żeby widoczne były tylko te pokoje, w których właśnie trwa wydarzenie i do których dany uczestnik ma dostęp. Zaznaczamy, które punkty agendy są w danej chwili aktywne (ze względu na możliwość opóźnienia nie automatyzujemy tej funkcji), a system udostępnia je uczestnikom, którzy się na nie zapisali. Dzięki takiej organizacji konferencje online mogą się odbywać w niemal niezmienionym kształcie.

Łukasz Krawczuk