Warunki uczestnictwa w wydarzeniu i przetwarzania danych osobowych muszą być jasne. Publikując dobrze napisany regulamin uczestnictwa i poprawne klauzule o przetwarzaniu danych chronisz zarówno siebie, jak i swoich klientów.
Rejestracja uczestników na wydarzenie zawsze wiąże się z przetwarzaniem ich danych osobowych. Uczestnik musi więc zapoznać się i zaakceptować nie tylko warunki udziału w wydarzeniu, ale także cele i sposób w jaki będą przetwarzane jego dane osobowe.
W tym artykule opiszę wszystkie te elementy konieczne do przeprowadzenia rejestracji uczestników w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Na samym końcu znajdziesz gotowe zestawy szablonów regulaminów i klauzul do pobrania. Wystarczy uzupełnić dane konferencji i zamieścić w formularzu rejestracyjnym, który udostępniasz uczestnikom.
“Przeczytałem i akceptuję Regulamin uczestnictwa”. I to zazwyczaj wystarczy. Ważniejsza jest treść samego regulaminu. Pamiętaj, że odnośnik musi działać; inaczej utrudniasz uczestnikowi zapoznanie się z regulaminem.
Regulamin uczestnictwa jest podstawowym dokumentem opisującym usługę udziału w wydarzeniu. To w nim powinny się znajdować takie informacje jak czas i miejsce wydarzenia, termin rejestracji, możliwość zwrotu biletu i inne kwestie organizacyjne. Dobrze napisany regulamin sprawi, że Twoje relacje biznesowe z klientami będą oparte na jasnych warunkach, a więc zdrowe.
Klauzula informacyjna, jak sama nazwa wskazuje, informuje uczestnika o tym, kto jest administratorem jego danych, sposobie i celu i czasie przetwarzania danych itd. Zaakceptowanie klauzuli informacyjnej jest niezbędne do rejestracji. Można ją umieścić w całości pod formularzem lub tylko ją podlinkować. Klauzula informacyjna może również zawierać się w polityce prywatności.
Polityka prywatności to pełny opis przetwarzania danych użytkowników strony wydarzenia. Powinna uwzględniać te aspekty, co klauzula informacyjna, ale może też być rozszerzona o politykę plików cookie i informację o skryptach śledzących. Ten dokument będzie inny dla każdego organizatora, więc nie załączamy go w plikach do pobrania. Klauzula informacyjna jest dobrą bazą do napisania pełnej polityki prywatności.
Obowiązkowo nieobowiązkowa. To znaczy, że jeśli chcesz pod formularzem rejestracyjnym umieścić zgodę na wysyłanie komunikacji marketingowej lub reklamowej, udzielenie jej nie może być wymagane do rejestracji. Dostarczanie treści stanowi osobną usługę i uczestnictwo w konferencji nie może zależeć od tego, czy uczestnik z niej skorzysta.
Głównym celem formularza rejestracyjnego jest zebranie danych uczestników w celu obsługi ich uczestnictwa w wydarzeniu, a nie wysyłanie do nich maili reklamowych. Klauzule muszą odpowiadać faktycznemu celowi zbierania danych, nie możesz więc wymagać, żeby wszyscy zapisali się na Twoją listę mailingową. Zgodnie z RODO, nie należy tych dwóch usług wrzucać do jednego worka.
Już wiesz, dlaczego powyższe elementy są takie ważne. Poniżej znajdziesz zestaw plików ZIP. Wybierz, jakie organizujesz wydarzenie i pobierz odpowiedni plik, a w paczce znajdziesz komplet przykładowych dokumentów dostosowanych do rodzaju wydarzenia:
To już wszystko, czego potrzebujesz, żeby zarejestrować uczestników bezpiecznie i zgodnie z prawem. Powodzenia!
Łukasz Krawczuk