Organizacja eventu to wielostopniowy proces. Po wyborze najlepszej metody płatności za wejściówki przychodzi czas na kolejne decyzje. Jak obsłużyć sprzedaż i zaksięgować wpłaty? Na początek warto zastanowić nad kilkoma kwestiami:
- Jakimi środkami finansowymi dysponujemy?
- Czy naszym priorytetem jest optymalizacja kosztów pod kątem czasowym, czy finansowym?
- Jaki jest zakres wiedzy i umiejętności naszych oraz współpracowników?
Odpowiedzi na te pytania pomogą nam zdecydować, czy księgowaniem zajmiemy się samodzielnie, czy może jednak zlecimy je na zewnątrz.
Sprzedaż i księgowanie we własnym zakresie
Księgowanie sprzedaży we własnym zakresie jest właściwym rozwiązaniem, gdy posiadasz gotową infrastrukturę i odpowiednie zasoby. Samodzielne księgowanie jest jeszcze lepszym pomysłem, jeśli opłata za uczestnictwo w wydarzeniu jest zwolniona z podatku VAT. Wówczas uczestnik, zwłaszcza indywidualny, zakupi wejściówkę taniej. Dlaczego? Ponieważ faktury wystawione przez zewnętrzny podmiot byłyby opodatkowane stawką VAT wynoszącą aktualnie 23%. Samodzielne księgowanie komplikuje się w sytuacji, gdy planujesz przyjmować wpłaty za pomocą różnych metod płatności. Wówczas poza kontrolą rachunku bankowego należy także śledzić wszystkie transakcje w panelu operatora płatności, z którym podpisaliśmy umowę (np. PayU). To bardzo czasochłonne i łatwo o pomyłkę.
Pośrednictwo w sprzedaży wejściówek na wydarzenie
Przejęcie zadania przez pośrednika będzie wiązać się z prowizją. Jej wysokość jest z reguły wyższa od prowizji naliczanej przez operatora płatności elektronicznych. Dlatego należy rozważyć, na ile wyższy koszt będzie opłacalny w stosunku do korzyści, jakie niesie ze sobą zdjęcie z organizatora tego czasochłonnego i odpowiedzialnego obowiązku, jakim jest księgowanie wpłat od uczestników. Może warto zaoszczędzony czas i energię wykorzystać koncentrując się na obsłudze eventu?
Nasz model współpracy z klientami pragnącymi zlecić obsługę księgową na zewnątrz opisaliśmy w sekcji: Obsługa sprzedaży wejściówek na konferencje.
Streszczając ten proces w pigułce:
- Reprezentujemy organizatora wydarzenia i wystawiamy wszystkie faktury na stawce VAT 23% (to warunek konieczny).
- Sprawujemy kontrolę nad wszystkimi wpływami, włącznie z przelewami bankowymi.
- Przekaz pieniężny do organizatora może odbywać się w cyklu tygodniowym lub miesięcznym.
- Z końcem miesiąca organizator wystawia pomniejszoną o naszą prowizję fakturę VAT na wejściówki, sprzedane w danym miesiącu i zaksięgowane przez CONREGO z tytułu sprzedaży tej faktury.
Księgowanie wpłat to duża odpowiedzialność, wymaga wzorowej organizacji pracy oraz narzędzia, które ułatwi przetwarzanie danych osobowych i sprzedażowych. Takim narzędziem jest oferowany przez nas system rejestracji.
Przedstawiliśmy dwie ścieżki oraz wady i zalety każdej z nich. Którą ze ścieżek wybierzesz przy organizacji kolejnego wydarzenia?
Tomasz Chrościechowski