Jak prowadzić sprzedaż wejściówek na konferencje? (samodzielnie vs. przez pośrednika)

Organizacja eventu to wielostopniowy proces. Po wyborze najlepszej metody płatności za wejściówki przychodzi czas na kolejne decyzje. Jak obsłużyć sprzedaż i zaksięgować wpłaty? Na początek warto zastanowić nad kilkoma kwestiami:

• Jakimi środkami finansowymi dysponujemy?
• Czy naszym priorytetem jest optymalizacja kosztów pod kątem czasowym, czy finansowym?
• Jaki jest zakres wiedzy i umiejętności naszych oraz współpracowników?

Odpowiedzi na te pytania pomogą nam zdecydować, czy księgowaniem zajmiemy się samodzielnie, czy może jednak zlecimy je na zewnątrz.

Sprzedaż i księgowanie we własnym zakresie

Księgowanie sprzedaży we własnym zakresie jest właściwym rozwiązaniem, gdy posiadasz gotową infrastrukturę i odpowiednie zasoby. Samodzielne księgowanie jest jeszcze lepszym pomysłem, jeśli opłata za uczestnictwo w wydarzeniu jest zwolniona z podatku VAT. Wówczas uczestnik, zwłaszcza indywidualny, zakupi wejściówkę taniej. Dlaczego? Ponieważ faktury wystawione przez zewnętrzny podmiot byłyby opodatkowane stawką VAT wynoszącą aktualnie 23%. Samodzielne księgowanie komplikuje się w sytuacji, gdy planujesz przyjmować wpłaty za pomocą różnych metod płatności. Wówczas poza kontrolą rachunku bankowego należy także śledzić wszystkie transakcje w panelu operatora płatności, z którym podpisaliśmy umowę (np. PayU). To bardzo czasochłonne i łatwo o pomyłkę.

Pośrednictwo w sprzedaży wejściówek na wydarzenie

Przejęcie zadania przez pośrednika będzie wiązać się z prowizją. Jej wysokość jest z reguły wyższa od prowizji naliczanej przez operatora płatności elektronicznych. Dlatego należy rozważyć, na ile wyższy koszt będzie opłacalny w stosunku do korzyści, jakie niesie ze sobą zdjęcie z organizatora tego czasochłonnego i odpowiedzialnego obowiązku, jakim jest księgowanie wpłat od uczestników. Może warto zaoszczędzony czas i energię wykorzystać koncentrując się na obsłudze eventu?

Nasz model współpracy z klientami pragnącymi zlecić obsługę księgową na zewnątrz opisaliśmy w sekcji: Obsługa sprzedaży wejściówek na konferencje.

Streszczając ten proces w pigułce:

• Reprezentujemy organizatora wydarzenia i wystawiamy wszystkie faktury na stawce VAT 23% (to warunek konieczny).
• Sprawujemy kontrolę nad wszystkimi wpływami, włącznie z przelewami bankowymi.
• Przekaz pieniężny do organizatora może odbywać się w cyklu tygodniowym lub miesięcznym.
• Z końcem miesiąca organizator wystawia pomniejszoną o naszą prowizję fakturę VAT na wejściówki, sprzedane w danym miesiącu i zaksięgowane przez CONREGO z tytułu sprzedaży tej faktury.

Księgowanie wpłat to duża odpowiedzialność, wymaga wzorowej organizacji pracy oraz narzędzia, które ułatwi przetwarzanie danych osobowych i sprzedażowych. Takim narzędziem jest oferowany przez nas system rejestracji.

Przedstawiliśmy dwie ścieżki oraz wady i zalety każdej z nich. Którą ze ścieżek wybierzesz przy organizacji kolejnego wydarzenia?

Tomasz Chrościechowski