Wszystko, co musisz wiedzieć o księgowaniu wpłat od uczestników

Księgowanie wpłat uczestników jest skomplikowanym i czasochłonnym procesem. Podejmiesz się księgowania wpłay wewnątrz organizacji czy zlecisz obsługę na zewnątrz?

Wszystko, co musisz wiedzieć o księgowaniu wpłat od uczestników

Organizacja eventu to wielostopniowy proces. Po wyborze najlepszej metody płatności za wejściówki przychodzi czas na kolejne decyzje. Jak zaksięgować wpłaty?

Na początek warto zastanowić nad kilkoma kwestiami:

Odpowiedzi na te pytania pomogą nam zdecydować, czy księgowaniem zajmiemy się samodzielnie, czy może jednak zlecimy je na zewnątrz. Omówmy więc te dwie sytuacje:

Księgowanie sprzedaży we własnym zakresie

Księgowanie sprzedaży we własnym zakresie jest właściwym rozwiązaniem, gdy posiadasz gotową infrastrukturę i odpowiednie zasoby. Samodzielne księgowanie jest jeszcze lepszym pomysłem, jeśli opłata za uczestnictwo w wydarzeniu jest zwolniona z podatku VAT. Wówczas uczestnik, zwłaszcza indywidualny, zakupi wejściówkę taniej. Dlaczego? Ponieważ faktury wystawione przez zewnętrzny podmiot byłyby opodatkowane stawką VAT wynoszącą aktualnie 23%. Samodzielne księgowanie komplikuje się w sytuacji, gdy planujesz przyjmować wpłaty za pomocą różnych metod płatności. Wówczas poza kontrolą rachunku bankowego należy także śledzić wszystkie transakcje w panelu operatora płatności, z którym podpisaliśmy umowę (np. PayU). To bardzo czasochłonne i łatwo o pomyłkę.

Zlecenie księgowania wpłat firmie zewnętrznej

Przejęcie zadania przez pośrednika będzie wiązać się z prowizją. Jej wysokość jest z reguły wyższa od prowizji naliczanej przez operatora płatności elektronicznych. Dlatego należy rozważyć, na ile wyższy koszt będzie opłacalny w stosunku do korzyści, jakie niesie ze sobą zdjęcie z organizatora tego czasochłonnego i odpowiedzialnego obowiązku, jakim jest księgowanie wpłat od uczestników. Może warto zaoszczędzony czas i energię wykorzystać koncentrując się na obsłudze eventu? Nasz model współpracy z klientami pragnącymi zlecić obsługę księgową na zewnątrz opisaliśmy w sekcji obsługa sprzedaży i rozliczeń.

Streszczając ten proces w pigułce:

Księgowanie wpłat wymaga dużej odpowiedzialności i profesjonalizmu. Wyjaśniliśmy dwie ścieżki oraz wady i zalety każdej z nich. Którą ścieżkę wybierzesz przy organizacji kolejnego wydarzenia?

Tomasz Chrościechowski