Jak wybrać identyfikatory dla uczestników konferencji?

Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że identyfikator to błahostka. Organizator konferencji, kongresu, czy seminarium ma przecież na swojej checkliście tyle innych, istotnych punktów do odhaczenia…

My mamy na ten temat swoje zdanie. Kwestii identyfikatorów nie wolno bagatelizować, a artykuł uzasadni tę tezę i pomoże Ci wybrać ich odpowiedni rodzaj.

Identyfikator i rozterki event managera

Bagatelizowanie roli samego identyfikatora podczas wydarzenia nie jest najmądrzejszym pomysłem. Przede wszystkim identyfikatory:

✔   pełnią funkcję weryfikacji uczestników wydarzenia, służą do odnotowywania obecności uczestników,
✔   umożliwiają skuteczną kontrolę dostępu uczestników do wybranych stref eventu lub różnych sal podczas konferencji czy seminarium,
✔   usprawniają sam proces recepcji uczestników konferencji, pozwalając tym samym na uniknięcie kolejek podczas pierwszego osobistego kontaktu,
✔   towarzyszą swoim właścicielom przez cały czas trwania imprezy, niekiedy przez wiele godzin a nawet i dni.

Szczególnie ze względu na ostatni punkt, warto zadbać o to, by identyfikator był dla jego użytkownika zarówno funkcjonalny, wygodny i odporny na uszkodzenia. Organizator staje więc też przed wyborami typu: identyfikator z przymocowaną smyczą, czy może plastikowe opaski (tzw. wristbandy); zaopatrywanie gości w identyfikatory przed wydarzeniem, czy może na miejscu na stanowisku recepcyjnym.

Ponadto identyfikatory potrafią różnić się od siebie m.in. materiałem, z którego są wykonane, metodą druku, sztywnością, kosztem produkcji i eksploatacji sprzętu. Niektóre opcje umożliwiają druk lub dodruk w trakcie eventu, inne – ze względu na ograniczenia technologiczne - już nie.

Dlatego dokładnie omówimy dostępne typy identyfikatorów i rozwiejemy wszelkie wątpliwości. A na samym końcu zbierzemy wnioski i podsumujemy je w tabeli.

Identyfikatory papierowe laminowane

To znany i popularny rodzaj identyfikatorów. Wykonuje się je z papieru o gramaturze 300 g/m² i wyższej, a następnie powleka laminatem lub lakierem UV. Niestety, ich druk w trakcie eventu nie jest możliwy ze względu na ograniczenia technologiczne. Zastosowanie tego typu identyfikatorów wymaga więc przygotowania wszystkich egzemplarzy jeszcze przed wydarzeniem.

Opcjonalnie możesz założyć druk 10-20% identyfikatorów in blanco, by uzupełniać dane uczestników inną metodą. Druk samych danych przygotujesz poprzez zastosowanie etykiet (patrz dalej: Etykiety samoprzylepne). Ewentualnie – jeśli zrezygnujesz z laminatu/UV – do nadruku danych uczestnika możesz zastosować odpowiedni model drukarki laserowej albo atramentowej. Kalibracja druku na drukarkach biurowych jest jednak utrudniona, należy więc stosować możliwie lekki papier (300 g/m² to maksimum, choć wiele drukarek przyjmie nie więcej niż 240-250 g/m²).

Zalety:Wady:
wysoka jakość, estetyczny wygląd,przy kilkuset uczestnikach ten typ identyfikatorów wymusza sortowanie alfabetyczne i dzielenie stanowisk ze względu na pierwsze litery nazwiska; możesz też przyjąć podział ze względu na różne typy uczestników,
niska cena (koszt nawet najlepszej jakości identyfikatora przy kilkuset sztukach nie powinien wynieść więcej niż 3 PLN netto).żmudne wyszukiwanie, które w porównaniu do druku na miejscu będzie uciążliwe i czasochłonne.

Karty plastikowe jako identyfikatory

Identyfikatory na kartach plastikowych wymagają zastosowania drukarek, które naniosą druk za pomocą specjalnych kalek. Identyfikatory PCV są dość powszechnie stosowane w biurach jako identyfikatory pracownicze.

Zalety:Wady:
wysoka trwałość i estetyczny wygląd,są małe (wielkości karty kredytowej), więc ich niewielka powierzchnia uniemożliwia czytelną prezentację danych osobowych uczestnika, ogranicza też ich ilość,
mogą posiadać dodatkowe funkcje (np. RFID).drukarki kart plastikowych (np. Zebra lub Evolis) kosztują od 2500 do 5000 PLN netto, co jest relatywnie wysoką ceną, szczególnie przy założeniu, że jedną drukarką nie obsłużysz kilku stanowisk recepcji,
druk identyfikatorów na drukarkach kart plastikowych w tej półce cenowej wymusza dziurkowanie karty po zadruku z uwagi na ryzyko uszkodzenia głowicy drukującej, a dziurkowanie wymaga zastosowania specjalnego dziurkacza i pochłania sporo cennego czasu.

Jeśli zdecydujesz się na zastosowanie kart plastikowych, najbardziej optymalne pod kątem kosztów i czasu obsługi uczestnika może okazać się wydrukowanie wszystkich identyfikatorów przed imprezą. Pojedyncze sztuki dla nieprzewidzianych gości i tych, którzy utracili identyfikator, możesz dodrukować już w trakcie wydarzenia.

Druk na imprezie: w całości lub tylko dane uczestnika, jeśli karty zostaną przedrukowane wcześniej projektem graficznym.

Identyfikatory na taśmach termotransferowych

Podczas Europejskiego Kongresu Kultury w 2011 roku CONREGO użyło drukarek termotransferowych. Do druku wykorzystują one rolki taśmy termotransferowej umożliwiającej naniesienie materiału poprzez roztopienie pokrycia specjalnej „kalki”, w wyniku czego obecny na niej barwnik zostaje przyklejony do powierzchni taśmy. Taśma powinna zostać wcześniej przedrukowana tłem graficznym identyfikatora. Drukarka nanosi jedynie materiał w postaci danych osobowych uczestnika (oraz kod QR uczestnika wydarzenia) w czerni.

Zalety:Wady:
drukarki te (podobnie jak drukarki kart plastikowych) są niewielkie,niska gramatura taśmy (około 220 g/m²) wymaga stosowania etui PCV w celu usztywnienia identyfikatora,
są tańsze od drukarek kart plastikowych (np. marki Zebra to około 1000-1500 PLN netto).bardzo kosztowny druk przy imprezach poniżej kilku tysięcy uczestników
(CONREGO na EKK obsłużyło blisko 20 000 uczestników).

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika.

Identyfikatory papierowe na bazie wejściówek

Metoda opracowana przez CONREGO redukuje budżet do kosztu zakupu trzech podstawowych artykułów: ryzy papieru, zwykłej drukarki atramentowej i koszulek PCV w rozmiarze mogącym zmieścić kartkę formatu A6.

W celu wydrukowania identyfikatorów proponujemy użyć wejściówki w formie A4, generowanej za pomocą modułu Generator PDF aplikacji CONREGO. Format A6 to 105 x 148 mm. W zupełności wystarcza on, by na froncie identyfikatora osadzić: logotypy organizatora i/lub eventu, imię, nazwisko, nazwę organizacji uczestnika, kategorię uczestnictwa oraz kod kreskowy lub kod QR identyfikujący uczestnika w systemie rejestracji. Dzięki tej metodzie z powodzeniem można zadrukować także rewers. Warto więc zastanowić się nad drukiem mapki sytuacyjnej oraz programu wydarzenia (program ogólny lub spersonalizowana agenda uczestnika). Przygotowanie projektu jest niezwykle proste. Nie musisz też wybierać pomiędzy rozwiązaniem tanim a elastycznym.



Zalety:Wady:
drukarki biurowe są bardzo tanie w zakupie i eksploatacji,drukarki biurowe mają duże gabaryty, więc ustawienie kilku maszyn na stanowiskach recepcyjnych może stanowić problem,
znacznie większy obszar zadruku niż w przypadku jakiegokolwiek identyfikatora, w tym zadruk „dwustronny” poprzez łamanie stron,niska gramatura (90 g/m²) sprawia, że papier złamany nawet na cztery warstwy wymaga stosowania etui PCV w celu usztywnienia identyfikatora.
funkcja 2 w 1, czyli identyfikator w oparciu o wejściówkę, generowaną automatycznie i dołączaną do e-mailowego potwierdzenia rejestracji dla każdego z uczestników.

Druk na imprezie: w całości lub tylko dane uczestnika, jeśli karty A4 zostaną przedrukowane wcześniej projektem graficznym wejściówki/identyfikatora.

Etykiety samoprzylepne

Koncepcję tę zastosowaliśmy po raz pierwszy w 2016 roku. Polega ona na wykorzystaniu dowolnej metody druku identyfikatora oraz nanoszeniu danych uczestnika na etykiety samoprzylepne, które w różnych formatach można z łatwością wkomponować w dobrze przygotowany projekt identyfikatora. Etykiety samoprzylepne drukowane są na drukarkach termicznych, np. Brother. Całość odbywa się automatycznie, jeśli wykorzystamy do tego funkcjonalność systemu rejestracji uczestników - w przypadku CONREGO będzie to moduł obsługi recepcji.


Zalety:Wady:
drukarki etykiet są niewielkie,stosowanie etykiet bez dobrej perforacji utrudnia ich odklejanie i wydłuża czas obsługi uczestnika.
drukarki etykiet są bardzo tanie w zakupie i eksploatacji (około 500 PLN netto),
większość modeli może drukować etykiety w formacie około 60x100 mm, który pomieści kod QR oraz dane uczestnika opisane dużą, czytelną czcionką,
etykiety nanosimy na identyfikatory wyprodukowane dowolną metodą.

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika.

Podsumowanie metod druku identyfikatorów

Tak jak obiecaliśmy, na zakończenie przedstawiamy tabelę, w której zamieściliśmy wszystkie omówione nośniki, metody druku oraz koszty.

Typ identyfikatoraSztywnośćEtui PCVPrzedruk tła graficznego przed wydarzeniemKoszt produkcji 1000 szt. wraz z mat. ekspl. (netto)Koszt zakupu drukarki (netto)
Papierowe bez laminatuśredniawskazanewymagany1 000 - 1 500 zł500 - 700 zł
Papierowe laminowanewysokazbędnewymagany2 500 - 3 000 złbrak możliwości wykorzystania drukarki
Karty plastikowebardzo wysokazbędneopcjonalny3 000 - 3 500 zł2 500 - 5 000 zł
Taśmy termotransferoweniskawymaganewymagany1 500 - 2 000 zł1 000 - 1 500 zł
Wejściówki A4/A6bardzo niskawymaganeopcjonalny300 - 500 zł500 - 700 zł
Etykiety samoprzylepnezależy od identyfikatorazależy od identyfikatorawymaganyKoszt produkcji identyfikatorów + 280 zł250 - 500 zł

Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu, nie będziesz miał żadnych wątpliwości co do tego, na który typ identyfikatorów zdecydować się przy organizacji kolejnego wydarzenia.

Udostępnij znajomym

Zapisz się do newslettera CONREGO i zdobywaj wiedzę!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych (imię, adresu e-mail) zawartych w zgłoszeniu na newslettera, w związku z art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin newslettera CONREGO.
Ta strona korzysta z cookies aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce: Polityka cookies Akceptuję