Jak zorganizować konferencję online?

Zamierzasz dołączyć do wciąż rosnącego grona organizatorów konferencji online lub webinariów? Świetnie! W tym artykule przedstawię najważniejsze rzeczy, o których trzeba pamiętać przy organizacji eventu online.

Jak zorganizować konferencję online?

Znajdź odpowiednie narzędzia

Platforma streamingowa

Aby zorganizować konferencję online, przede wszystkim potrzebujesz narzędzi. Niezbędnym minimum jest platforma streamingowa. Jej głównym zadaniem jest transmisja audio wideo. Właściwie tyle pozwala już na organizację eventu online. Jednak zdecydowanie warto zainwestować w rozwiązania, które ułatwią i usprawnią naszą pracę oraz korzystnie wpłyną na jakość wydarzenia. Mówię tu o funkcjach samej platformy streamingowej oraz o systemie rejestracji uczestników.

Jako organizator, od narzędzia do webinarów oczekiwałbym również takich opcji jak czat dostępny dla uczestników (opcjonalnie moderowany) i ankiety na żywo, które pomogą utrzymać uwagę uczestników na konferencji. Na pewno chciałbym też mieć możliwość nagrania całej konferencji i późniejszego udostępnienia jej osobom, które kupiły bilety (lub po prostu zgłosiły chęć uczestnictwa), ale z jakiegoś powodu nie pojawiły się na wydarzeniu.

Jeśli chcesz zbudować naprawdę profesjonalny wizerunek, poszukaj ofert studiów realizatorskich, które będą mogły na żywo miksować transmisje prelegentów i takie elementy jak dżingle czy plansze. Jeszcze lepiej, jeśli masz możliwość zaprosić prelegentów do studia - skorzystasz wtedy z dobrego oświetlenia i jakości sprzętu do nagrywania.

System rejestracji

System rejestracji uczestników to narzędzie służące do łatwego i bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń uczestników wydarzeń. Rejestracja odbywa się przez formularz na stronie internetowej, a dane uczestników trafiają do bazy danych systemu. Większość aplikacji tego typu pozwala na automatyzację procesów związanych z rejestracją, jak obsługa płatności, fakturowanie czy komunikacja.

System rejestracji online jest przy webinariach niezwykle pomocny. Po pierwsze, rejestracja uczestników zintegrowana z platformą konferencji online pozwala na łatwą sprzedaż uczestnictwa oraz zabezpieczenie transmisji przed dostępem osób, które uczestnictwa nie wykupiły. Może on również posłużyć do kompleksowego zbierania danych uczestników czy do zbudowania strony wydarzenia.

Przygotuj się

Rozgarnięty prelegent

Są na to dwa sposoby. Możesz od razu szukać prelegentów, którzy mają doświadczenie w prowadzeniu wykładów online. Możesz też odpowiednio przeszkolić prelegentów, którzy takiego doświadczenia nie mają lub nie czują się w tym pewnie. Oczywiście nigdy nie będziesz w stanie zagwarantować, że wszyscy poradzą sobie z podłączeniem słuchawek lub któryś z wykładowców nagle nie zamknie okna aplikacji. Takie rzeczy niestety się zdarzają i nie da się uniknąć ryzyka. Dobrze przeprowadzone szkolenie pozwoli jednak to ryzyko zminimalizować.

J-23 znowu nadaje

Wraz ze wzrostem popularności technologii streamingowych, po internecie zaczęły krążyć wpadki z transmisji lekcji i innych spotkań. Na jednym widać półnagiego wykładowcę akademickiego, który nie wiedział, że ma włączoną kamerę, a na innym agenta, który nadaje z toalety, bo przecież nikt się nie zorientuje. Nie wspomnę już o krzykach dzieci czy dźwięku odkurzacza.

Poinstruuj zatem prelegentów, żeby byli świadomi tego, co znajduje się w kadrze oraz siedzieli przodem do okna. Sprawi to, że będą dobrze oświetleni. Ważna jest też poprawna pozycja i odpowiednio ustawiona kamera. Najlepiej, żeby prelegent siedział wyprostowany, a kamerę miał na wysokości oczu. Kolejna rzecz to dźwięki. Okna powinny być zamknięte, telefon wyciszony, a inni domownicy lub pracownicy poinformowani, żeby prelegentowi nie przeszkadzać.

Próba mikrofonu

Koniecznie upewnij się, że wszystkie osoby udzielające się na transmisji mają działające mikrofony, słuchawki i jeśli to konieczne, kamery. Bezwzględnie przetestuj konfigurację webinarium kilka dni przed wydarzeniem. W najgorszym wypadku te kilka dni pozwoli na przesłanie prelegentowi zestawu słuchawkowego kurierem. Później przetestuj wszystko jeszcze raz w dniu wydarzenia. Obecnie działająca infrastruktura IT składa się z bardzo wielu elementów i każdy z nich może z dnia na dzień odmówić współpracy. Wystarczy aktualizacja systemu operacyjnego albo przeglądarki. Niezwykle ważne jest, żeby testy odbyły się na tym samym sprzęcie, oprogramowaniu i w tym samym miejscu, co właściwa transmisja.

Nie zawsze jest to coś, czego można uniknąć, ale warto zostawić sobie czas na reakcję i ponowne ustawienie sprzętu. Każda minuta przestoju spowodowanego problemami technicznymi rzutuje na odbiór Twojej konferencji przez uczestników.

Zaplanuj konferencję

Moderowany czat

Moderować czat czy pozwolić uczestnikom na swobodne interakcje? To bardzo dobre pytanie, na które nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Moderowany czat pozwoli zablokować wypowiedzi nieprzyzwoite czy niemające wartości dla wydarzenia. Wymaga jednak zaangażowania moderatorów i może utrudnić komunikację między uczestnikami. Otwarty czat natomiast może stanowić wartość samą w sobie. Jeśli wywiąże się na nim rzeczowa dyskusja (co możemy prowokować pytaniami na czacie), to jest to dodatkowa wartość dla uczestnika. Z drugiej strony nigdy nie mamy nad nim pełnej kontroli.

Angażowanie uczestników

Możesz zaufać, że Twoje wydarzenie będzie tak ekscytujące, że uczestnicy nie będą mogli oderwać oczu od monitorów. Bezpieczniej jednak założyć, że musisz konkurować z licznymi rozpraszaczami w postaci innych miejsc w internecie i otoczenia każdego uczestnika. W utrzymaniu uwagi uczestników na konferencji może pomóc dyskusja na czacie, zróżnicowanie materiałów podczas wykładów oraz interakcje uczestników z systemem, na przykład ankiety, testy czy głosowania.

Nie pędź tak proszę, daj odpocząć

Pamiętaj, że samo siedzenie przed komputerem jest męczące. Ty tego nie zauważysz, bo jesteś w pracy. Prelegenci tego nie zauważą, bo każdy prowadzi wykład maksymalnie godzinę. Uczestnicy mogą powiedzieć, ale dopiero wtedy, gdy poznają agendę wydarzenia albo gdy zaczną ich boleć plecy. O ile w ogóle pomyślą, żeby Ci o tym powiedzieć. Większość uczestników konferencji online preferuje sesje do 45 minut. Możesz oczywiście wydłużyć ten czas, jednak nie oczekuj, że wszyscy wytrwają bite 6 godzin. W przypadku klasycznej konferencji nie byłoby to problemem, ale tutaj już jest.

Na szczęście eventy online mają jedną istotną zaletę, która pomoże ten problem rozwiązać. Uczestnicy nie muszą przyjeżdżać na konferencję. Zamiast poświęcenia całych trzech dni na wyjazd, mogą logować się na transmisję codziennie na dwie godziny przez tydzień. Będzie to po pierwsze mniej męczące od długich sesji przed monitorem, a po drugie zbuduje w uczestniku przeświadczenie, że zyskał na zakupie dostępu.

Dla przykładu powiedzmy, że uczestnictwo kosztuje 200 zł. W zamian za 200 zł możesz wybrać albo 7 godzin oglądania transmisji w sobotę albo godzinę dziennie po pracy (albo w trakcie pracy, jeśli to szkolenie) przez tydzień. Ta druga opcja brzmi atrakcyjniej, bo nie zabiera cennego weekendu i wydaje się, że jest tego ‘więcej’. Dodatkową korzyścią jest lepsze utrwalenie nabytej wiedzy poprzez podzielenie jej na mniejsze kawałki i systematyczne uzupełnianie.

QnA

Inaczej sesja pytań i odpowiedzi. Bardzo niezręczną i niestety częstą sytuacją jest brak pytań. Można zminimalizować ryzyko na dwa sposoby. Pierwszy sposób to przygotowanie kilku własnych pytań jeszcze przed wydarzeniem. Pozwolą one zapełnić przerwy i posłużą za margines błędu. Drugi sposób, który nie wyklucza pierwszego, to zachęcenie uczestników do zadawania pytań od samego początku wykładu i zbieranie ich w dokumencie, który następnie udostępnimy prowadzącemu. Dzięki czatowi online widzowie mogą zadawać pytania bez zaburzania biegu wykładu. Takie podejście zmniejsza też ryzyko, że uczestnik zwyczajnie zapomni, o co chciał zapytać.

Lepiej późno niż wcale

Jeśli ktoś nie przyjechał na klasyczną konferencję, to zwyczajnie stracił. Nie masz moralnego obowiązku zwrócić opłaty, a przecież nie zorganizujesz eventu ponownie dla kilku zapominalskich. W przypadku konferencji online nie masz już powodów, żeby nie udostępniać uczestnikom nagrań z transmisji.

Możliwość późniejszego obejrzenia konferencji może dla niektórych być wymówką, aby się nie pojawić na wydarzeniu. Z jednej strony chcesz, żeby uczestniczyło jak najwięcej osób, a z drugiej mimo wszystko chcesz przekazać swoim klientom wartość konferencji. Zawsze możesz poinformować uczestników o możliwości obejrzenia nagrania dopiero po wydarzeniu. Wtedy będą mieli motywację żeby się pojawić, a nieobecni nie ucierpią.

Łukasz Krawczuk